8 sai lầm khiến doanh nghiệp “đứt gánh giữa đường” khi triển khai Khung năng lực

Xây dựng khung năng lực được coi là chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh những doanh nghiệp thành công thì có không ít những doanh nghiệp đã gặp khó khăn và "đứt gánh giữa đường" trong quá trình xây dựng và triển khai. Vậy bạn có thắc mắc là tại sao lại như vậy, liệu họ đã phạm phải những sai lầm gì? Cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khung năng lực là tầm vĩ mô quá lớn

Một trong những lỗi phổ biến và điển hình nhất khi xây dựng khung năng lực đó là mọi người thường nghĩ đến tầm vĩ mô quá lớn, tập trung vào phạm vi tổng thể và mong đợi áp dụng cho toàn bộ tổ chức, các phòng ban cùng một lúc. Điều này dẫn đến việc mất khá nhiều thời gian khi triển khai và đặc biệt, trong lúc triển khai lại thiếu sự kết nối cũng như điều chỉnh phù hợp. 

Thậm chí, có những công ty đã đầu tư hàng trăm triệu hoặc hàng tỷ đồng để thuê chuyên gia về khung năng lực để tiến hành nghiên cứu và xây dựng, nhưng khi áp dụng vào thực tế, quá trình lại trở nên quá phức tạp và đòi hỏi nguồn lực lớn, dẫn đến tình trạng "đứt gánh giữa đường".

=> Bài học:

Khi bắt đầu xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp cần tiến hành triển khai ở cấp độ phòng ban trước, thử nghiệm và điều chỉnh từng bước. Ví dụ như áp dụng năng lực cốt lõi trước chẳng hạn thì cần tập trung vào các phòng ban chủ chốt để đánh giá và đo lường mức độ thực thi trước khi áp dụng cho toàn bộ tổ chức.

2. Doanh nghiệp xác định mục tiêu và kết quả đầu ra chưa rõ ràng

Một sai lầm phổ biến khác khi doanh nghiệp xây dựng khung năng lực là thiếu sự rõ ràng trong việc xác định mục tiêu và kết quả đầu ra mong muốn. Tức là khi nghĩ đến việc xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp không biết mục tiêu là gì, đào tạo phát triển, tuyển dụng, bổ nhiệm thăng tiến hay tăng lương. 

Ví dụ như mục đích là tuyển dụng nhân sự mới, bộ phận đào tạo sẽ tập trung vào việc xác định rõ các năng lực cần thiết cho vị trí cụ thể và thiết lập quy trình đánh giá để đảm bảo ứng viên đáp ứng được tiêu chí này. 

Hay nếu mục đích là tập trung phát triển năng lực lõi thì bộ phận đào tạo giai đoạn đầu chỉ cần tập trung hoàn thiện bộ năng lực lõi bao gồm xác định một số năng lực lõi mà nếu nhân viên đạt được thì họ sẽ hoàn thành tốt công việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ hơn.

Khi không có sự rõ ràng trong mục tiêu và kết quả đầu ra, doanh nghiệp sẽ mất phương pháp và nguồn lực mà không đem lại kết quả mong đợi. 

=> Bài học: 

Doanh nghiệp cần phải phân tích kỹ lưỡng và chính xác giai đoạn mà họ nên tập trung vào, dựa trên mục tiêu và chiến lược tập thể của công ty, để có thể định hình mục tiêu và kết quả đầu ra một cách chính xác và hiệu quả khi triển khai khung năng lực. 

3. Doanh nghiệp cho rằng triển khai khung năng lực là việc của bộ phận nhân sự

Nhiều doanh nghiệp coi đây là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự nên khi triển khai dẫn đến sự thiếu cam kết và hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo cấp cao, phòng ban chuyên môn. 

Bởi nếu không có sự tham gia của các bộ phận chuyên môn, đặc biệt là những người có kiến thức chuyên sâu về các lĩnh vực cụ thể, sẽ rất khó để xây dựng từ điển và các biểu hiện hành vi cụ thể. Điều này làm mất đi sự chính xác và ảnh hưởng đến tính khả thi của quá trình xây dựng khung năng lực.

=> Bài học: 

Triển khai khung năng lực không chỉ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự mà nó là nhiệm vụ của cả tổ chức. Khi thực hiện, phòng nhân sự, phòng đào tạo cần vạch ra công việc của từng phòng ban đối với dự án này. Ví dụ như: 

Nhiệm vụ của lãnh đạo: Lãnh đạo cần đảm bảo rằng luôn có sự đồng hành, cam kết một cách mạnh mẽ và rõ ràng. Điều này bao gồm việc xác định chiến lược và mục tiêu cụ thể cho việc xây dựng khung năng lực, thúc đẩy sự đồng thuận từ các lãnh đạo cấp cao đến cơ sở. 

Nhiệm vụ của trưởng phòng, trưởng nhóm các bộ phận: Trưởng bộ phận chuyên môn sẽ có nhiệm vụ trong việc xác định năng lực chuyên môn bao gồm: định nghĩa năng lực theo các cấp độ và xác định biểu hiện hành vi năng lực tùy cấp độ. 

Nhiệm vụ của phòng truyền thông nội bộ: Phòng truyền thông nội bộ cần đảm bảo rằng thông điệp về mục tiêu xây dựng khung năng lực cần được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả đến toàn bộ nhân viên. Họ có trách nhiệm xây dựng chiến lược truyền thông và triển khai các hoạt động nội bộ để tăng cường động lực và sự tham gia của mọi người. 

4. Lựa chọn công cụ đánh giá thiếu sự thuận tiện

Một sai lầm mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải đó là công cụ đánh giá năng lực quá phức tạp và không đem lại sự thuận tiện cho người dùng. Nhiều doanh nghiệp có xu hướng muốn sử dụng các công cụ đánh giá năng lực phức tạp, chuyên sâu mà quên mất rằng một công cụ đơn giản, trực quan, dễ dùng mới giúp cho việc triển khai nhàn hơn rất nhiều. 

Khi công cụ đánh giá phức tạp sẽ làm cho quá trình đánh giá trở nên khó khăn và gây ra sự không thoải mái dẫn đến việc giảm sự tương tác và sự tham gia từ nhân viên, cũng như làm mất đi tính hiệu quả của quá trình đánh giá. 

=> Bài học: 

Cần lựa chọn và sử dụng các công cụ đánh giá năng lực có đầy đủ các tính năng cơ bản như upload từ điển năng lực, chọn năng lực cho từng vị trí, các cấp độ của hành vi, radar năng lực trực quan, mentor ghi nhận năng lực nhân viên, xếp hạng năng lực… 

Sử dụng LMS của Gitiho để triển khai khung năng lực một cách dễ dàng và thuận tiện:

5. Xác định các biểu hiện hành vi không rõ ràng

Ngoài ra, nếu việc xác định biểu hiện hành vi không được định rõ và thang đo không rõ ràng thì đánh giá năng lực sẽ trở nên mơ hồ và không chính xác. Như vậy sẽ rất khó khi đưa ra những quyết định đúng đắn về việc phát triển và quản lý nhân sự trong tổ chức.

=> Bài học:

Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và công sức để xác định và mô tả các hành vi một cách cụ thể và rõ ràng, thang đo cũng cần phải xây dựng một cách chặt chẽ và linh hoạt. Việc đảm bảo tính rõ ràng và chính xác trong việc xác định các biểu hiện năng lực sẽ giúp tổ chức đưa ra những quyết định đúng đắn về việc phát triển và quản lý nhân sự. 

6. Doanh nghiệp yêu cầu quá nhiều năng lực cho 1 vị trí

Có rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu quá nhiều năng lực cho một vị trí công việc cụ thể và khi triển khai vào thực tế gặp một số khó khăn như thiếu trọng tâm và vô hình chung tạo sức ép lên đội ngũ tham gia và đánh giá. 

=> Bài học: 

Cần xác định và tập trung vào các năng lực quan trọng nhất đối với mỗi vị trí công việc, đồng thời đảm bảo rằng các yêu cầu về năng lực là hợp lý và cụ thể. Điều này tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong việc đánh giá và phát triển năng lực, đồng thời giảm bớt áp lực không cần thiết với đội ngũ làm việc. 

7. Không có cơ chế sử dụng kết quả đánh giá năng lực

Nhiều doanh nghiệp không có cơ chế sử dụng kết quả đánh giá năng lực cụ thể trong hoạt động quản trị nhân sự, tức là đánh giá xong để đó rất lãng phí. Nghiêm trọng hơn là từ lần sau mọi người sẽ không tin tưởng và không tham gia nhiệt tình vào những cuộc đánh giá năng lực nữa. 

Ví dụ như, sau khi đánh giá năng lực nhân viên và sau một thời gian nhân viên đã đạt được năng lực đó thì tổ chức cần có sự ghi nhận, khen thưởng cho nhân viên đó. 

=> Bài học: 

Cần phải xây dựng các cơ chế một cách rõ ràng về thưởng, phạt, ghi nhận để tạo động lực phát triển và lôi cuốn nhân viên vào việc học tập nâng cao năng lực của mình. 

8. Doanh nghiệp không truyền thông khiến các bộ phận khác không nắm được về khung năng lực

Khi xây dựng khung năng lực, nhiều doanh nghiệp không thực hiện việc truyền thống đúng thời điểm nên các bộ phận khác không nắm được thông tin về khung năng lực trong doanh nghiệp của mình. Thực tế, việc xây dựng khung năng lực không chỉ là một quá trình công việc mà còn là một dự án và như bất kỳ dự án nào khác, nó đòi hỏi kế hoạch và việc truyền thông một cách chặt chẽ, xuyên suốt. 

Khi không có sự truyền thông mạnh mẽ và đúng đắn về quá trình xây dựng khung năng lực, các bộ phận khác trong tổ chức sẽ không nắm được mục tiêu, tại sao mình lại phải làm khung năng lực hay vai trò của nhân viên với khung năng lực là gì. Điều này sẽ khiến cho đội ngũ mơ hồ và thiếu đi sự cam kết, sự đồng thuận trong việc triển khai. 

=> Bài học: 

Truyền thống trước và trong toàn bộ quá trình triển khai khung năng lực thông qua mạng xã hội nội bộ, tổ chức các buổi training, lãnh đạo chia sẻ… 

Xem thêm: 

Cách xây dựng khung năng lực theo vị trí trong doanh nghiệp

Khung năng lực lãnh đạo gồm những gì? Ví dụ cụ thể

Trên đây là 8 sai lầm mà nhiều doanh ngiệp gặp phải khi tiến hành xây dựng khung năng lực. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp cho bạn đọc có cái nhìn sâu sắc về việc triển khai khung năng lực thành công trong doanh nghiệp của mình. Đây là một hành trình dài và gian nan nên rất cần sự đồng thuận của tất cả mọi người, đặc biệt là ban lãnh đạo mới có thể tạo ra kết quả bền vững.