Cách thêm dòng trong Excel cực dễ thực hiện

Trong quá trình làm việc với Excel, chắc chắn sẽ có những lúc bạn cần chèn thêm dòng hoặc cột vào giữa các dòng dữ liệu trong bảng làm việc. Ở bài viết này, Gitiho.com sẽ hướng dẫn bạn các cách thêm dòng trong Excel từ đơn giản nhất đến những cách mới lạ nhất. Giúp bạn có thể thực hiện thao tác thêm dòng trong Excel một cách dễ dàng và chuyên nghiệp. 

Cách thêm dòng trong Excel bằng chức năng Insert

Thêm dòng trong Excel bằng công cụ Insert là cách phổ biến nhất và nhanh nhất mà mọi người thường sử dụng. Cách này rất tiện lợi và giúp bạn có thể thêm dòng trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác.

Để chèn thêm dòng trống vào giữa các dòng dữ liệu đang có sẵn trong bảng, bạn cần xác định nơi bạn muốn thêm dòng trống đó. Ví dụ bảng dưới đây, chúng ta có Danh sách các việc cần làm. Nếu muốn thêm một việc cần làm nữa vào hàng ngay bên dưới mục Đi siêu thị, nghĩa là thêm một dòng trống vào hàng số 4, chúng ta sẽ nhấp chuột chọn ngay vào hàng số 4 như hình.

Sau đó bạn ấn chuột phải vào dòng vừa chọn, màn hình sẽ xuất hiện một danh sách tùy chọn nhỏ như sau.

Ở bảng tùy chọn này, bạn chọn mục Insert, lúc này một dòng trống sẽ được thêm vào vị trí hàng số 4, và đẩy những dữ liệu bên dưới xuống 1 hàng.

Hoặc bạn có thể sử dụng công cụ Insert ngay trên thanh công cụ của Excel. Bạn cũng chọn vị trí dòng mà bạn muốn chèn thêm dòng trong Excel, sau đó trên thanh Ribbon, ở nhóm Cells, bạn chọn mục Insert, một dòng mới cũng sẽ được thêm vào vị trí mà bạn vừa chọn. 

Trong trường hợp bạn muốn thêm nhiều hơn 1 dòng vào bảng, bạn chỉ cần chọn số lượng dòng bạn muốn và làm theo các bước trên. Ví dụ chúng ta muốn thêm 3 dòng trống dưới mục Đi siêu thị, bạn sẽ chọn chuột vào 3 dòng bắt đầu từ dòng 4 như hình.

Bạn cũng chọn mục Insert ở bảng danh mục nhỏ hoặc trên thanh công cụ, vậy là bạn sẽ thêm được 3 dòng trống vào dưới mục Đi siêu thị rồi nhé. 

Dùng phím tắt để chèn nhanh nhiều dòng trong Excel

Insert không phải cách duy nhất để bạn thêm dòng trong Excel, gitiho.com sẽ chia sẻ thêm với các bạn những cách thêm dòng bằng phím tắt trên bàn phím của bạn.

Phím tắt với Alt

Để thêm dòng trong Excel với nút Alt, bạn cũng cần chọn vị trí và số lượng dòng cần thêm như cách trên. Sau khi bạn đã chọn được vị trí và số dòng, bạn hãy nhấn phím alt trên bàn phím, nhấn giữ phím alt này và lần lượt nhấn I và R. 

Ấn giữ phím Alt và lần lượt nhấn phím I và R. Bạn sẽ thấy lúc này những dòng trống mới cũng đã được thêm vào vị trí mà bạn mong muốn. 

Thêm dòng trong Excel với nút " + "

Bên cạnh tổ hợp phím Alt + I + R phía trên, bạn còn một cách khác để thêm dòng trong Excel cũng với những phím tắt trên bàn phím. Với cách này, bạn cũng chọn vị trí và số lượng dòng cần thêm trong bảng. Sau đó bạn dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Plus, trong đó Plus là phím có ký hiệu dấu cộng (+) bên trên và dấu bằng (=) bên dưới. Nếu bàn phím của bạn có bàn phím số riêng ở bên phải như hình dưới đây, thì bạn chỉ cần dùng tổ hợp Ctrl + Plus, trong đó Plus là phím dấu cộng (+) ở bên cạnh bàn phím số bên phải.

Hai tổ hợp phím này đều sẽ giúp bạn thêm dòng trong Excel một cách nhanh và dễ dàng.

Mẹo cho bạn: Nếu bạn cần thêm số lượng dòng lớn như 100, 200 dòng mới, bạn có thể chọn thêm 10 dòng mới lúc đầu, sau khi thêm 10 dòng này xong, bạn nhấn phím F4, phím F4 này sẽ giúp bạn lặp lại việc thêm 10 dòng mới. Vậy nên nếu bạn cần thêm 100 dòng, bạn chỉ cần nhấn phím F4 này 10 lần là được nhé.

Cách thêm dòng trong Excel với những trường hợp đặc biệt

Trong một số trường hợp đặc biệt, chúng ta chỉ muốn thêm dòng trong Excel ở một số cột nhất định, và muốn giữ nguyên dữ liệu ở những cột còn lại trong bảng thì sẽ phải làm thế nào?

Ví dụ với bảng Danh sách việc cần làm phía trên, chúng ta sẽ thử thêm dòng mới ở 2 cột Việc cần làm và Trạng thái, và giữ nguyên dữ liệu của những cột còn lại nhé.

Việc đầu tiên các bạn cần làm là chọn vùng bạn muốn thêm dòng mới để định dạng dữ liệu vùng đó. Ở đây mình sẽ chọn vùng dữ liệu của 2 cột Việc cần làm và Trạng thái. Các bạn bôi đen phần dữ liệu của 2 cột này, sau đó chọn Home > Format as Table rồi chọn màu mà bạn thích, mình sẽ chọn màu xanh cho dễ phân biệt phần cần thêm dòng và phần cần giữ nguyên nhé.

Sau đó sẽ có 1 bảng tùy chọn nhỏ hiện lên, lúc này ở ô cần điền đã có sẵn thông tin về vị trí những cột mà bạn muốn chèn thêm dòng mới vào, bạn đánh dấu tick vào ô My table has headers rồi nhấn OK

Lúc này bạn đã định dạng được khu vực cột mà bạn muốn chèn thêm dòng trong Excel. Lúc này khi bạn thêm dòng, những cột còn lại sẽ giữ nguyên giá trị, không thay đổi. Tiếp theo để thêm dòng vào những cột đã định dạng, bạn vẫn phải chọn vị trí và số lượng dòng muốn thêm bằng cách bôi đen chúng như những cách trên. Sau đó bạn nhấn giữ phím Alt, và nhấn lần lượt 3 phím H > I > A theo thứ tự. Lúc này Excel sẽ thêm chèn dòng mới vào đúng cột mà bạn mong muốn, trong khi giữ nguyên những dữ liệu ở các cột còn lại. 

Hai cột Việc cần làm và Trạng thái đã được thêm 2 dòng mới, dữ liệu các cột còn lại giữ nguyên.

Thêm dòng mới xen kẽ các dòng chứa dữ liệu trong Excel

Trong một vài trường hợp, nếu bạn cần bổ sung thêm dòng dưới từng dòng dữ liệu đang có trong bảng Excel, vậy bạn sẽ cần biết cách để thêm dòng xen kẽ giữa những dòng dữ liệu đó. Chúng ta sẽ làm theo hướng dẫn sau nhé.

Đối với những bảng số liệu nhỏ, bạn nhấn giữ phím Ctrl, sau đó dùng chuột bôi đen từng hàng dữ liệu, lưu ý bôi lần lượt từng hàng, không bôi đen hết trong một lượt. Sau đó nhấn Insert như các cách đã hướng dẫn phía trên. Vậy là bảng của bạn đã được thêm những dòng mới xen kẽ với những dòng dữ liệu.

Giữ Ctrl và bôi đen lần lượt từng dòng, sau đó nhấn Insert, và đây là kết quả bạn nhận được.

Với những bảng số liệu lớn hơn, chúng ta sẽ cần một cột trợ giúp. Đầu tiên bạn sẽ đi tới cột trống canh cột dữ liệu cuối, trong ví dụ của chúng ta thì cột đó là cột E. Bạn đánh số 1 và 2 vào 2 ô đầu tiên của cột, sau đó bôi đen 2 ô này và di chuyển chuột xuống phía dưới góc phải của ô rồi kéo xuống đến hết dữ liệu. Lúc này các dong dữ liệu sẽ được đánh số thứ tự.

Bạn sao chép toàn bộ chuỗi số trong cột này và dán lại vào bên dưới ô số cuối cùng của cột. 

Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu và cột số trợ giúp này, sau đó chọn Data trên thanh công cụ, chọn tiếp mục Sort, bạn sẽ thấy một bảng tùy chọn hiện ra, ở ô Sort by bạn chọn Column E, là cột trợ giúp của bạn.

Ấn Ok vậy là bạn đã thêm được các dòng trống xen kẽ với dòng dữ liệu, lúc này bạn có thể xóa cột trợ giúp đi.

Vừa rồi là những chia sẻ của gitiho.com về những cách cơ bản và cả những mẹo hay và lạ về cách thêm dòng trong Excel. Chúc các bạn sẽ áp dụng thành công. Đừng quên chia sẻ và đặt câu hỏi cho chúng mình dưới phần bình luận nhé.