Cách viết báo cáo đầy đủ, chi tiết: Nên xem để có kỹ năng chuẩn sớm tăng lương

Viết báo cáo là một phần không thể thiếu trong môi trường công sở, giáo dục. Nắm chắc kỹ năng này bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp, tự tin và “được lòng” cấp trên, người hướng dẫn. Đồng thời hướng tới sự thuận lợi trong công việc.

Cách viết báo cáo như thế nào để đảm bảo tiêu chí đầy đủ, chi tiết và chuyên nghiệp? Bạn hãy để Gitiho “mách nước” bằng cách theo dõi ngay nội dung sau.

Xem thêm: Cách làm báo cáo tổng hợp trên Excel từ A-Z

Hiểu rõ về báo cáo

Báo cáo được hiểu là một tài liệu ngắn gọn, viết về một mục đích và đối tượng cụ thể. Báo cáo thường đặt ra và phân tích tình huống, vấn đề, đưa ra khuyến nghị cho hành động tương lai.

Mỗi bản báo cáo sẽ có yêu cầu về hình thức và nội dung riêng. Vì thế, bạn cần lựa chọn phong cách, từ ngữ sao cho phù hợp nhất. Nhờ đó, người đọc sẽ dễ dàng nhận biết và hướng tới hiệu quả trong công việc.

Cấu trúc của bản báo cáo

Mặc dù mỗi bản báo cáo sẽ đề cập tới một nội dung khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều phải tuân theo một cấu trúc thống nhất như sau:

Tóm tắt: Những ý ngắn gọn về nội dung, điểm chính cần rút ra, độ dài không quá 1 trang.

Giới thiệu: Đề cập tới những gì định nói và cung cấp về một bản tóm tắt về vấn đề đang thảo luận.

Thân báo cáo: Kỹ năng viết báo cáo nên chia thành các phần bằng cách sử dụng tiêu đề phụ được đánh số liên quan. Đối với mỗi chủ đề sẽ đặt ra mục tiêu rõ ràng – chính xác về vấn đề đang thảo luận. Phần này cũng bao gồm các kết quả thử nghiệm.

Kết luận và khuyến nghị: Kết luận được đưa ra từ những thông tin bao gồm khuyến nghị hoặc một phần riêng biệt. Bạn nên đề cập tới thông tin một cách rõ ràng, đưa ra con số ước tính cụ thể.

Như vậy, cách viết báo cáo cần phải đảm bảo có đầy đủ 4 phần trên đây. Từ đó bạn mới đảm bảo được sự chính xác, chặt chẽ và nâng cao kỹ năng chuyên nghiệp. 

Bản báo cáo có thể viết bằng nhiều cách khác nhau. Điển hình như soạn thảo thông tin bằng tay, viết trên Word, thực hiện ở Excel, gửi qua Email. Dù thực hiện theo bất cứ hình thức nào bạn cũng phải đưa đủ nội dung và rành mạch hết sức có thể.

Phân loại báo cáo

Trước khi tìm hiểu cách viết báo cáo bạn nên phân loại cụ thể. Thông tin được phân tích như sau:

• Phân loại theo nội dung chia ra làm hai loại là báo cáo chung và báo cáo chuyên đề. 
• Căn cứ vào tính ổn định sẽ phân loại ra làm báo cáo thường kỳ và báo cáo đột xuất.
• Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc sẽ chia ra làm báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết.

Như vậy, báo cáo được phân ra làm nhiều loại khác nhau cũng như cách viết riêng. Bạn nên dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về điều này để có thể viết được bản báo cáo phù hợp, súc tích nhất.

Vai trò, mục đích, ý nghĩa của bản báo cáo

Trên thực tế, bản báo cáo đang được sử dụng rất phổ biến trong đời sống hiện nay. Theo đó, văn bản này trình bày một vấn đề nào đó. Nhờ vậy, cấp trên có thể nắm bắt được tình hình công việc từ khái quát cho đến cụ thể.

Căn cứ vào những thông tin kể trên, ban lãnh đạo sẽ có phương án quản lý cụ thể. Đồng thời, cấp dưới cũng hiểu rõ nhiệm vụ bản thân cần thực hiện.

Ngoài ra, bản báo cáo còn giúp nhân viên khái quát lại công việc lại một lần nữa. Điều này giúp họ nắm bắt rõ nội dung, đảm nhận tốt nhiệm vụ được giao.

Biết cách viết báo cáo cũng là cách để bạn thể hiện năng lực bản thân của mình trong công việc. Loại văn bản này cũng nói lên tinh thần trách nhiệm của nhân sự. Thậm chí, chúng có thể tạo được bước tiến lớn trong sự nghiệp của bạn khi gây được ấn tượng tốt với cấp trên.

Cách viết báo cáo đầy đủ, chặt chẽ

Cách viết báo cáo không khó, nhưng để chặt chẽ, đầy đủ, đúng trọng tâm không đơn giản. Để có bản báo cáo “chuẩn không cần chỉnh” sếp nào cũng ưng, bạn đừng bỏ qua những bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích báo cáo

Dù báo cáo dùng ở trường hợp nào bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của chúng. Đây được xem là điều kiện bắt buộc để bạn có file báo cáo chính xác nhất. Nếu không nắm được mục đích chắc rằng bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu, lan man, vô nghĩa. 

Vì thế trước khi viết, bạn hãy dành thời gian suy nghĩ về trọng tâm cần thiết. Theo đó, chúng ta nên đưa ra mô tả, giải thích, giới thiệu. Có mục đích rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo bạn luôn đưa ra những lập luận sắc bén, thu hút người đọc một cách dễ dàng. 

Bước 2: Tìm hiểu về người đọc

Bước tiếp theo trong cách viết báo cáo chính là tìm hiểu về người nhận. Bởi báo cáo công việc cho sếp kiểm tra sẽ khác với báo cáo thực tập tốt nghiệp hay báo cáo tổng kết năm học. 

Xác định được nhóm người đọc sẽ giúp chúng ta điều chỉnh ngôn ngữ hiệu quả. Chưa kể trong báo cáo có thêm dữ liệu thực tiễn, đồ họa sẽ càng thu hút hơn. 

Bước 3: Lên đề cương chi tiết

Sau khi xác định được nội dung, mục đích báo cáo và đối tượng người nhận bạn đừng vội viết ngay. Lúc này, bạn hãy soạn thảo ra một đề cương chi tiết. Trong đó chúng thể hiển những phần bạn muốn nói, phân tích, chia sẻ. 

Thông qua bản phác thảo ấy bạn sẽ không lo bị thiếu ý, mất thời gian suy nghĩ. Như vậy, báo cáo hoàn thành đầy đủ các phần, lập luận chặt chẽ, thuyết phục. 

Bật mí kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp sếp miễn chê

Cách viết báo cáo như thế nào đảm bảo sự đầy đủ và tính chặt chẽ? Bạn sẽ không còn băn khoăn về điều này khi lắng nghe những phân tích chi tiết dưới đây:

Cách viết báo cáo – Hướng tới đối tượng cụ thể

Cách viết báo cáo đầu tiên bạn cần lưu tâm chính là việc hướng tới đối tượng cụ thể. Biết được người sẽ đọc và nhận xét báo cáo sẽ giúp bạn thực hiện tốt nhất. Bởi khi đó bạn sẽ xác định bản thân cần viết thông tin gì cũng như sử dụng giọng điệu sao cho hợp lý.

Người đọc báo cáo có thể là quản lý hoặc sếp thuộc cấp trên cao hơn. Trong một số trường hợp, bộ phận nhân sự cũng sẽ là đối tượng kiểm tra báo cáo của bạn.

Xem thêm: 

Cách làm báo cáo chi tiết trên Excel từ A-Z

Tải 20+ mẫu Powerpoint báo cáo đẹp hoàn toàn miễn phí

Kỹ năng viết báo cáo đề cập tới thông tin chính

Cách viết báo cáo bạn cần biết đề cập tới thông tin chính một cách khéo léo. Muốn làm được điều này bạn nên lưu tâm đến các vấn đề như:

• Thu thập và nghiên cứu toàn bộ các thông tin có liên quan tới bản báo cáo.
• Bạn có thể phỏng vấn một số người, đọc thông tin cơ bản hoặc thực hiện thí nghiệm.
• Lập ra kế hoạch cụ thể trong việc viết bản báo cáo.
• Sắp xếp thông tin có các thành phần cụ thể.
• Tiến hành lập kế hoạch cấu trúc của bản báo cáo bằng cách viết tất cả các điểm trên tờ giấy. Sau đó, bạn hãy nhóm các ý tưởng thành các phần và tiêu đề.

Tùy vào tính chất của công việc bạn sẽ cần điều chỉnh thông tin có trong báo cáo. Điều quan trọng là bạn cần nghiên cứu thật kỹ trước khi viết để đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ.

Thiết lập báo cáo

Cách viết báo cáo quan trọng chính là việc thiết lập chặt chẽ, khoa học. Điển hình như việc bạn thiết kế dễ hiểu, cấu trúc dễ đọc.

Trên thực tế, mẫu báo cáo công việc không có mẫu cố định mà linh hoạt theo nhiều kiểu. Đồng thời, các mục thường được thay đổi theo cấu trúc khác nhau. Tuy nhiên, bạn vẫn phải tuân theo các nội dung cơ bản như:

• Tiêu đề báo cáo.
• Mở bài: Đưa ra các đánh giá tổng quan, mô tả ngắn gọn về chủ đề muốn báo cáo và giới thiệu tóm tắt nội dung.
• Thân bài: Đề cập tới bảng nội dung công việc, hiệu quả doanh số, nguyên nhân, điều kiện, các mục công việc được xử lý. Ngoài ra còn có các đánh giá về ưu – nhược điểm trong quá trình thực hiện, đánh giá kết quả khách quan nhất.
• Kết luận: Tổng kết toàn bộ nhiệm vụ cần giải quyết trong thời gian tới, thu thập các số liệu để phục vụ cho việc báo cáo cũng như dự kiến mục tiêu sắp tới. Đặc biệt, bạn cần tổng hợp được tài liệu, đề xuất các giải pháp phù hợp.

Dễ nhận thấy, việc thiết lập báo cáo chính là việc làm quan trọng, đóng vai trò cốt lõi. Khi có được phần khung bạn chỉ cần lắp ráp thêm các thông tin liên quan.

Kiểm tra, chỉnh sửa

Sau khi đã nắm chắc cách viết báo cáo trên đây bạn cần tiến hành kiểm tra, chỉnh sửa. Những nội dung trình bày trong đó đã thực sự súc tích, chặt chẽ hay chưa. Tốt hơn hết, bạn nên đọc đi, đọc lại nhiều lần để đảm bảo không có bất cứ lỗi kỹ thuật nào.

Quá trình kiểm tra và chỉnh sửa vô cùng cần thiết nhằm mang lại bản báo cáo hoàn chỉnh. Đồng thời, điều này cũng cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc.

Mặt khác, có một mẹo hay giúp bạn hoàn thành bản báo cáo tốt nhất là kiểm tra lại sau 1h. Biện pháp này mang đến cái nhìn khách quan và giúp người viết chỉnh sửa hợp lý nhất.

Lưu tâm tới cách trình bày 

Cách trình bày trong bản báo cáo cũng là yếu tố cần được biết lưu tâm. Đây sẽ là phương án truyền tải thông tin quan trọng, đạt hiệu quả cao trong công việc. Những vấn đề bạn nhất định phải nhớ rõ là:

Sử dụng câu ngắn gọn

Mỗi câu chỉ bao gồm một ý chính. Đối với mỗi thông tin bổ sung trong các câu sau được giới thiệu bởi một từ liên kết thích hợp. Cách viết báo cáo không nên trình bày quá dài dòng sẽ gây khó khăn cho người đọc. 

Tốt hơn hết các câu chỉ dao động trong khoảng từ 15 đến 20 từ. Ngoài ra, bạn không nên viết câu quá ngắn vì khó truyền đạt được hết nội dung. Đồng thời, việc này còn tạo cảm giác khó chịu cho người đọc.

Sử dụng các từ liên kết

 Trên thực tế, các mẫu câu liên kết sẽ tạo cho bản báo cáo có sự liền mạch hơn. Đồng thời, điều này cũng tạo nên sự chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn nên dùng các câu như ngay lập tức, vì lý do này, bởi lẽ, bên cạnh đó,… giúp định hướng người đọc làm theo ý tưởng của bạn.

Mặt khác, các từ liên kết hiện nay rất đa dạng. Do vậy, bạn nên cân nhắc sử dụng vào ngữ cảnh phù hợp để không bị “lạc quẻ”.

Tránh các hình thức thụ động

Ngôn ngữ sử dụng trong bản báo cáo nên hiểu theo nghĩa chủ động. Từ đó, văn bản mới đảm bảo tính chặt chẽ, phát triển.

Chưa hết, trong quá trình viết báo cáo bạn không nên sử dụng các ngôn ngữ như Teencode. Ngoài ra, việc dùng từ viết tắt thiếu hợp lý cũng là điều tối kỵ.

Đặc biệt chú ý về dấu câu

Việc đặt dấu câu đúng vị trí giúp người đọc dễ dàng hiểu được nội dung. Những điều tuy nhỏ này nhưng có ảnh hưởng lớn tới sự chuyên nghiệp.

Như vậy, ngoài cách viết báo cáo đề cập tới nội dung chính bạn cần lưu tâm tới việc trình bày khoa học. Bạn có thể tham khảo các mẫu trước khi tiến hành viết cụ thể. Hơn hết, bạn nên dành nhiều thời gian tích lũy kiến thức về vấn đề này để không cảm thấy khó khăn mỗi khi viết báo cáo.

Trên đây là những phân tích chi tiết về cách viết báo cáo. Hi vọng với hướng dẫn cụ thể sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc và ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn. Độc giả đừng quên tiếp tục theo dõi Gitiho để không bỏ lỡ các nội dung hay khác.

Xem thêm: Tải 20 mẫu powerpoint báo cáo đẹp hoàn toàn miễn phí