CÁCH ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRONG EXCEL KHI LỌC DỮ LIỆU

Khi sử dụng tính năng AutoFilter, bạn sẽ gặp khó khăn khi đánh số thứ tự trong Excel. Bài viết này, Gitiho sẽ đem đến một số cách đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu trong Excel. 

Khi sử dụng tính năng AutoFilter, bạn sẽ gặp khó khăn khi đánh số thứ tự trong Excel. Bài viết này, Gitiho sẽ đem đến một số cách đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu trong Excel.

Xem thêm: Top khóa học tin học văn phòng nhiều học viên

Hạn chế của tính năng AutoFilter với việc đánh số thứ tự trong Excel

Hãy xem ví dụ minh họa dưới đây để thấy được những điểm chưa thể khắc phục của AutoFilter

Giả sử bạn có bảng dữ liệu sau đây, bảng này được đánh số thứ tự trực tiếp:

Sử dụng AutoFilter và lọc nội dung trong cột D theo điều kiện là nhân viên ''Long'' thì thu được kết quả sau:

Nhìn vào hình ảnh kết quả trên, bạn có thể thấy dữ liệu được đánh số thứ tự trong Excel không thay đổi khi thực hiện việc lọc dữ liệu. Nếu để nguyên STT như vậy, sẽ gây khá nhiều khó khăn trong việc theo dõi và sắp xếp thông tin sau khi lọc. Cột STT ở đây đã không còn thể hiện đúng vai trò là thứ tự các dòng nội dung phát sinh như trước. Đây chính là điểm hạn chế của tính năng này.

Vậy phải làm thế nào trong tình huống này? Để giữ đúng bản chất của cột STT khi sử dụng AutoFilter, cũng như để đánh số thứ tự trong Excel trong trường hợp này, chúng ta sẽ áp dụng hàm SUBTOTAL trong cột số thứ tự như phần dưới bài viết này.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

Đánh số thứ tự bằng hàm SUBTOTAL trong Excel

Hàm SUBTOTAL với tính năng đánh số thứ tự trong Excel và đặc điểm của hàm

Chức năng: Hàm SUBTOTAL là hàm có thể sử dụng cho nhiều loại công thức: cộng, trung bình, đếm… mà chỉ tính với các giá trị không bị ẩn (bởi việc Hide Row, Hide Column, Lọc bỏ bởi không phù hợp kết quả trong Filter…)

Do đó chúng ta có thể tận dụng tính năng của hàm SUBTOTAL để xây dựng công thức đánh số thứ tự trong Excel.

Công thức hàm: 

=SUBTOTAL(Function_num, ref1, [ref2]…)

Trong đó, 

• Function_num: Số thể hiện thuật toán (tính tổng, đếm, tính trung  bình…) (bắt buộc)
• ref1: Vùng tham chiếu thứ 1 (bắt buộc)
• ref2: Vùng tham chiếu thứ 2 (nếu có, không bắt buộc) và có thể có nhiều vùng tham chiếu hơn nữa.

Xem thêm: Cách ẩn cột, gộp cột trong Excel 2010, 2013, 2016

Công thức đánh số thứ tự trong Excel

Nguyên tắc: Việc đánh số thứ tự trong Excel có nguyên tắc chính là đếm những dòng có nội dung. Với mỗi dòng có nội dung phát sinh thì sẽ tính là 1 đơn vị, dòng tiếp theo có chứa nội dung thì sẽ bằng số thứ tự ở dòng trước cộng thêm 1.

Khi nhắc tới hàm đếm trong Excel, chúng ta nghĩ tới hàm COUNT

Trong hàm SUBTOTAL cũng hỗ trợ việc đếm bằng cách sử dụng function_num là 3.

Vùng tham chiếu có thể chọn là vùng luôn chắc chắn có nội dung (để tránh việc trên cùng 1 dòng mà đếm ở vùng không có nội dung thì dòng đó sẽ không được tính). Ví dụ ở đây, chúng ta chọn với cột D – cột Nhân viên. Đếm bắt đầu từ dòng thứ 2 nên sẽ bắt đầu với ô D2. Khi đếm các dòng tiếp theo thì sẽ đếm cả những ô trước đó:

• Số thứ tự tại dòng 2: "=COUNT(D2:D2)"
• Số thứ tự tại dòng 3: ''=COUNT(D2:D3)''
• Số thứ tự tại dòng 4: ''=COUNT(D2:D4)''

Do D2 luôn xuất hiện trong công thức, nên bạn đọc cần cố định điểm D2.

Công thức đếm số thứ tự tại ô A2 như sau:

=SUBTOTALL(3,$D$2:D2)

Sau đó, Fill Down công thức tại A2 xuống các dòng tiếp theo ở cột A

Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số thứ tự ngày tháng bỏ qua các ngày cuối tuần

Kết quả hiển thị

Sau khi sử dụng hàm SUBTOTAL ở cột STT và tính năng AutoFilter theo điều kiện là Nhân viên ''Long'', ta thu được kết quả như sau:

Bây giờ bạn có thể thấy việc đánh số thứ tự trong Excel này đã được thay đổi tự động theo kết quả lọc.

Xem thêm: Hướng dẫn cách mở thẻ Power Pivot trên thanh Menu của Excel

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã phần nào biết được cách đánh số thứ tự trong Excel đúng khi lọc dữ liệu, để thuận tiện cho việc theo dõi kết quả sau khi lọc. Đừng quên tìm hiểu các hàm như hàm VLOOKUP, hàm IF, AND,... và luyện tập các bài tập Excel kèm đáp án của Gitiho nhé.