Hướng dẫn sử dụng các hàm COUNT trong Excel kèm theo ví dụ

Có nhiều hơn một hàm đếm dữ liệu bạn có thể sử dụng với dữ liệu Excel. Nếu bạn đang băn khoăn về cách đếm dữ liệu trong bảng tính của mình thì hãy cùng Gitiho tìm hiểu về các hàm COUNT trong Excel tại bài viết ngày hôm nay nhé.

Giới thiệu về các hàm COUNT trong Excel

Nếu bạn muốn tổng kết số lượng các loại giá trị trong bảng tính Excel của mình, bạn sẽ làm thế nào? Chắc hẳn phương án đầu tiên bạn nghĩ đến sẽ là hàm COUNT. Tuy nhiên, có thể bạn chưa biết: Có nhiều hơn một hàm COUNT trong Excel.

Tùy vào yêu cầu xử lý dữ liệu và định dạng dữ liệu cần đếm mà bạn có thể chọn một trong các hàm COUNT trong Excel dưới đây:

• Hàm COUNT - Hàm đếm dữ liệu định dạng số.
• Hàm COUNTA - Hàm đếm các ô chứa dữ liệu, tính cả giá trị rỗng ("").
• Hàm COUNTBLANK - Hàm đếm các ô rỗng, tính cả giá trị rỗng ("").
• Hàm COUNTIF -  Hàm đếm dữ liệu theo một điều kiện.
• Hàm COUNTIFS - Hàm đếm dữ liệu theo nhiều điều kiện.

Các hàm COUNT trong Excel: Hàm COUNT

Hàm đếm dữ liệu đầu tiên chúng ta tìm hiểu chính là hàm COUNT. Đây là một trong những hàm Excel cơ bản phổ biến nhất, với chức năng đếm dữ liệu định dạng số.

Cú pháp hàm COUNT trong Excel

Hàm COUNT trong Excel có cú pháp đơn giản như sau:

=COUNT(value1, [value2],...)

Trong đó: 

• value1 - Giá trị cần đếm thứ nhất. Đây là tham số bắt buộc.
• value2 - Giá trị cần đếm thứ hai. Đây là tham số không bắt buộc.

Bạn có thể thêm tối đa 255 tham số vào công thức hàm COUNT của mình. Các tham số này phải có thể ở định dạng số, công thức, ngày tháng, tham chiếu ô hoặc một phạm vi dữ liệu bất kỳ trên trang tính.

Lưu ý với hàm COUNT trong Excel

Khi sử dụng hàm COUNT trong Excel để đếm các giá trị số trên bảng tính, bạn cần lưu ý một vài điểm dưới đây:

• Hàm COUNT chỉ đếm các ô chứa giá trị ở định dạng số, ngày tháng hoặc định dạng văn bản của số.
• Bất kỳ định dạng nào có thể chuyển đổi về định dạng số đều được đếm.
• Hàm COUNT không đếm các tham số chứa giá trị ở định dạng văn bản hoặc giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số.
• Nếu bạn điền một phạm vi tham chiếu hoặc đối số mảng vào hàm COUNT, hàm sẽ lọc ra các ô chứa giá trị số và chỉ đếm những ô đó. 

Như vậy, bạn có thể thấy rằng hoàn toàn không thể sử dụng hàm COUNT trong trường hợp chúng ta cần đếm các giá trị logic, giá trị ở định dạng văn bản hoặc cá giá trị đại diện cho các lỗi Excel. Để đếm các giá trị này, chúng ta sẽ cần các hàm COUNT trong Excel khác. Hãy tiếp tục tìm hiểu nhé!

Ví dụ sử dụng hàm COUNT trong Excel

Dưới đây là một ví dụ về cách thức đếm của hàm COUNT:

Xem thêm: Giới thiệu các hàm trong Excel và các ví dụ minh họa dễ hiểu

Các hàm COUNT trong Excel: Hàm COUNTA

Nếu bạn cần đếm số ô chứa dữ liệu trên bảng tính của mình với các hàm COUNT trong Excel mà không phân biệt định dạng số, văn bản, hàm COUNTA chính là công cụ bạn cần.

Cú pháp hàm COUNTA trong Excel

Tương tự như hàm COUNT, hàm COUNTA có cú pháp như sau:

=COUNTA(value1, [value2], ...)

Trong đó: 

• value1 - Giá trị cần đếm thứ nhất. Đây là tham số bắt buộc.
• value2 - Giá trị cần đếm thứ hai. Đây là tham số không bắt buộc.

Bạn có thể thêm tối đa 255 tham số vào công thức hàm COUNTA. Các tham số của bạn phải có thể ở bất kỳ định dạng nào, kể cả giá trị lỗi và các giá trị rỗng.

Ví dụ sử dụng hàm COUNTA trong Excel

Dưới đây là một ví dụ về cách thức đếm của hàm COUNTA:

Như bạn thấy, hàm COUNTA đếm tất cả các ô không trống, nghĩa là chỉ ngoại trừ ô A9 trong bảng dữ liệu bên trái.

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm đếm trong Excel gồm hàm COUNT và hàm COUNTA

Các hàm COUNT trong Excel: Hàm COUNTBLANK

Ngược lại với các hàm COUNT trong Excel chúng ta đã tìm hiểu tại phần trên, hàm COUNTBLANK được thiết kế để đếm các ô trống trong bảng tính Excel.

Cú pháp hàm COUNTBLANK trong Excel

Hàm đếm dữ liệu COUNTBLANK trong Excel sở hữu cú pháp với một tham số duy nhất:

=COUNTBLANK(range)

Trong đó: range là phạm vi dữ liệu bạn cần đếm số ô trống.

Điểm đặc biệt của hàm COUNTBLANK là nó không chỉ đếm các ô trống mà còn đếm cả các ô chứa giá trị rỗng trong phạm vi tham số range.

Ví dụ sử dụng hàm COUNTBLANK trong Excel

Chúng ta có một ví dụ đơn giản dưới đây để hiểu hơn về cách thức hoạt động của hàm COUNTBLANK:

Trong ví dụ này, công thức hàm COUNTBLANK trả về kết quả 2, bao gồm ô A8 và ô A9.

Xem thêm: Giới thiệu về hàm COUNTBLANK trong Excel

Các hàm COUNT trong Excel: Hàm COUNTIF

Là sự kết hợp của hàm COUNT và hàm IF, hàm COUNTIF trong Excel là hàm đếm dựa trên một điều kiện. Nếu bạn cần lọc ra một giá trị trên bảng tính để đếm với các hàm COUNT trong Excel, hãy sử dụng hàm COUNTIF.

Cú pháp hàm COUNTIF trong Excel

Cú pháp hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range - Phạm vi dữ liệu cần đếm có điều kiện.
• criteria - Điều kiện áp dụng để đếm.

Điều kiện tại tham số criteria có thể là giá trị định dạng số, công thức logic, tham chiếu ô hoặc một chuỗi văn bản.

Lưu ý với hàm COUNTIF trong Excel

Khi sử dụng hàm đếm dữ liệu có điều kiện COUNTIF trong Excel, bạn hãy lưu ý một vài điểm sau đây:

• Hàm COUNTIF có khả năng hiểu các ký tự đại diện như dấu hoa thị "*" thay cho một chuỗi ký tự, dấu hỏi chấm "?" thay cho một ký tự đơn.
• Hàm COUNTIF không hoạt động với tham chiếu mảng.
• Hàm COUNTIF chỉ chấp nhận một điều kiện duy nhất trong tham số của hàm.

Ví dụ sử dụng hàm COUNTIF trong Excel

Giả sử chúng ta có một bảng tổng hợp các mặt hàng đạt doanh thu cao nhất trong các ngày từ 01/07/2021 đến 09/07/2021 như dưới đây.

Chúng ta sẽ lần lượt trả lời các câu hỏi phía dưới để thực hành sử dụng hàm COUNTIF trong Excel nhé.

Câu hỏi 1: Sản phẩm bút chì ghi nhận doanh thu cao nhất trong bao nhiêu ngày?

Để trả lời câu hỏi này, chúng ta sẽ sử dụng công thức hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(C2:C10,"Bút chì")

Câu hỏi 2: Các sản phẩm bút chì và bút bi đạt doanh thu cao nhất bao nhiêu lần?

Như mình đã nói ở phần trên, hàm COUNTIF chỉ chấp nhận một điều kiện trong công thức hàm. Vì vậy, nếu chúng ta tách bút chì và bút bi làm 2 đối tượng, chúng ta sẽ phải sử dụng đến 2 công thức hàm COUNTIF để có thể tính tổng số lần bút chì và bút bi đạt doanh thu cao nhất. Hoặc là chúng ta sử dụng các hàm COUNT trong Excel khác.

Tuy nhiên, mình khẳng định rằng chúng ta có thể trả lời câu hỏi trên với hàm COUNTIF, nhờ việc sử dụng ký tự đại diện. Vì 2 sản phẩm bút chì và bút bi là các sản phẩm duy nhất trong bảng có mã hàng bắt đầu bằng ký tự A, hãy sử dụng công thức hàm đếm dữ liệu sau để tính tổng lần xuất hiện của bút chì và bút bi:

=COUNTIF(B2:B10,"A*")

Câu hỏi 3: Có bao nhiêu ngày đạt doanh thu cao nhất trên 800,000 VNĐ?

Để trả lời câu hỏi này, chúng ta chỉ cần áp dụng một biểu thức logic vào tham số điều kiện của hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(D2:D10,">800000)

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm theo điều kiện trong Excel

Các hàm COUNT trong Excel: Hàm COUNTIFS

Nếu như bạn gặp khó khăn với hàm COUNTIF vì chỉ đếm được dựa theo một điều kiện, hãy sử dụng hàm COUNTIFS nhé. Khác với các hàm COUNT trong Excel còn lại, hàm COUNTIFS có thể giúp bạn đếm dữ liệu với nhiều điều kiện đấy.

Cú pháp hàm COUNTIFS trong Excel

Tương tự như hàm COUNTIF phía trên, hàm COUNTIFS có có pháp như sau:

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],...)

Trong đó:

• criteria_range1 - Phạm vi dữ liệu đầu tiên xét đến.
• criteria1 - Điều kiện đếm dành cho phạm vi dữ liệu đầu tiên (criteria_range1).
• criteria_range2, criteria2 - Cặp phạm vi - điều kiện thứ hai.

Bạn có thể thêm tối đa 127 cặp phạm vi - điều kiện vào công thức hàm COUNTIFS. Các tham số có thể là các giá trị định dạng số, văn bản hoặc ngày tháng, cũng có thể là các biểu thức logic hoặc tham chiếu ô.

Lưu ý với hàm COUNTIFS trong Excel

Khi sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện, bạn hãy lưu ý một số điểm sau:

• Hàm COUNTIFS có khả năng hiểu các ký tự đại diện như dấu hoa thị "*" thay cho một chuỗi ký tự, dấu hỏi chấm "?" thay cho một ký tự đơn.
• Hàm COUNTIFS mặc định không đếm các ô rỗng. Tuy nhiên, nếu tham số điều kiện của hàm là ô chứa giá trị rỗng, hàm sẽ đếm cả những ô giá trị rỗng và các ô rỗng.

Ví dụ sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel

Tiếp tục với ví dụ về bảng tổng hợp doanh thu phía trên, chúng ta có một số câu hỏi dưới đây.

Câu hỏi 1: Có bao nhiêu lần các sản phẩm thước đạt doanh thu lớn hơn 700.000 VNĐ?

Dựa vào câu hỏi, chúng ta xác định được 2 điều kiện:

• Sản phẩm: Thước
• Doanh thu: Lơn hơn 700.000 VNĐ

Như vậy, công thức hàm đếm dữ liệu của chúng ta như sau:

=COUNTIFS(B2:B10,"B*",D2:D10,">700000")

Câu hỏi 2: Có bao nhiêu lần doanh thu sản phẩm bút bi đạt từ 800.000 VNĐ đến 900.000 VNĐ?

Các điều kiện yêu cầu được xác định như sau:

• Sản phẩm: Bút bi
• Doanh thu: Lớn hơn hoặc bằng 800.000 VNĐ, nhỏ hơn hoặc bằng 900.000 VNĐ

Công thức hàm COUNTIFS trong trường hợp này gồm 3 cặp tham số phạm vi - điều kiện như sau:

=COUNTIFS(C2:C10,"Bút bi",D2:D10, ">=800000",D2:D10,"<=900000")

Câu hỏi 3: Trong 7 ngày đầu tháng 7, có bao ngày sản phẩm bút bi đạt doanh thu cao nhất?

Để trả lời câu hỏi này, chúng ta xác định các điều kiện như sau:

• Sản phẩm: Bút bi
• Thời gian: Từ ngày 07/07/2021 trở về trước

Công thức hàm đếm dữ liệu COUNTIFS như sau:

=COUNTIFS(C2:C10,"Bút bi",A2:A10,"<=07/07/2021")
 

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành tất cả các câu hỏi với hàm COUNTIFS trong Excel.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel cực kỳ đơn giản

Tổng kết

Qua bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu tất tần tật về các hàm COUNT trong Excel, bao gồm hàm COUNT, hàm COUNTA, hàm COUNTBLANK, các hàm đếm dữ liệu theo điều kiện COUNTIF và COUNTIFS. Các bạn hãy phân biệt các hàm này và sử dụng đúng hàm trong các trường hợp khác nhau nhé.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn các kiến thức hữu ích để vận dụng trong công việc với Excel. Bên cạnh các hàm COUNT trong Excel, bạn có thể tham khảo các bài viết trên blog Gitiho để học thêm về các hàm Excel khác và cách kết hợp các hàm để tạo nên một công thức hiệu quả giải quyết các yêu cầu cần thiết.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn áp dụng kiến thức bài học thành công!