Cách đánh số thứ tự trong Excel và cách sử dụng hàm đếm ký tự có điều kiện

Việc đánh số thứ tự hay đếm ký tự trong Excel tưởng chừng là công việc đơn giản và hằng ngày của dân văn phòng. Tuy nhiên, bạn có thực sự biết cách nhanh nhất và tối ưu hóa nhất khi thực hiện thao tác này. Cùng đọc bài viết dưới đây, Gitiho sẽ đem đến cho bạn nhiều kiến thức hữu ích về cách đánh số thứ tự và sử dụng hàm đến ký tự có điều kiện trong Excel.

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Cách đánh số thứ tự tự động trên Excel

Thông thường, khi bạn muốn đánh số thứ tự trong Excel, có phải bạn thường bắt đầu nhập số 1 vào ô đầu tiên, số 2 vào ô thứ 2 sau đó Fill Handle kéo xuống các ô phía dưới để được một cột ''Số thứ tự'' (STT) hoàn chỉnh phải không?

Cách làm này không sai và rất nhanh chóng đối với số lượng ô tính nhỏ, nhưng nó lại là một trở ngại vô cùng to lớn đối với số lượng lớn các ô cần đánh thứ tự.

Vậy thì đâu là cách thực hiện tối ưu hơn?

Các thao tác sau đây sẽ thực sự giúp ích cho bạn:

1. Điền số 1 vào ô đầu tiên cần điền số thứ tự
2. Chọn tính năng Fill > Series như hình minh họa dưới đây

3. Khi cửa sổ Series được hiển thị, ví dụ bạn có thể điền như sau:

Trong đó, 

• Series in: Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột.
• Type: những lựa chọn dưới đây bạn có thể tùy chọn theo ý muốn của mình

Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần

Growth: Kiểu lũy tiến

Date: Kiểu ngày tháng

AutoFill: Kiểu tự động điền

• Step value: Khoảng cách giữa hai số thứ tự
• Stop value: Chỉ đánh thứ tự đến vị trí cột này.

Trong ví dụ này, bạn thử lựa chọn điền vào hộp thoại Series như hình ảnh trên, bạn sẽ được kết quả như sau:

Hàm đếm ký tự có điều kiện - Hàm COUNTIF trong Excel

Hàm COUNTIF hỗ trợ đắc lực cho người sử dụng Excel trong việc đếm một số ký tự nhất định nằm trong một chuỗi ký tự.

Ví dụ minh họa 

Yêu cầu:

1. Đếm xem có bao nhiêu người tên ''Uyên''trong danh sách
2. Đếm xem có bao nhiêu người có tên đệm là ''Hoàng''

Dùng hàm COUNTIF giải quyết yêu cầu 1

Phân tích yêu cầu:

• Những người có tên là Uyên thì sẽ có kết thúc ký tự họ tên bởi từ “Uyên”. Cho nên, bạn cần đếm những ô có ký tự kết thúc là Uyên
• Yêu cầu là đếm theo điều kiện, nên hàm cần sử dụng hàm COUNTIF

Công thức hàm cần điền:

• Range: A1:A20 là vùng cần đếm
• Criteria: ''*Uyên'' là kết thúc bởi từ “Uyên”. Dấu * đặt ở trước ký tự để thể hiện điều đó

Kết quả hiển thị sẽ như sau:

Lưu ý: Những ô có tên Uyên ở phần tên đệm sẽ không được tính, vì ''Uyên" nằm ở giữa chuỗi chứ không phải ở phần kết thúc chuỗi.

Dùng hàm COUNTIF giải quyết yêu cầu 2

Phân tích yêu cầu:

• Những người có tên đệm là Hoàng thì sẽ có ký tự “Hoàng” nằm giữa chuỗi ký tự. Cho nên, phía trước và phía sau chữ Hoàng đều phải có chứa ký tự.
• Tuy nhiên trường hợp chữ Hoàng là tên thì vẫn đúng trong trường hợp này, nên sẽ phải loại trừ các trường hợp có tên là Hoàng. Cho nên, cần sử dụng 2 hàm đếm

Hàm cần sử dụng:

1. Với yêu cầu đếm người có tên đệm là Hoàng

Bạn đọc cần sử dụng hàm:

COUNTIF(A1:A20,''*Hoàng*'')

Trong đó, 

• Range: A1:A20
• Criteria: ''*Hoàng*'' dấu * được đặt cả ở trước và sau ký tự Hoàng để thể hiện phía trước và sau chữ này đều có chứa ký tự

2. Với yêu cầu đếm người có tên là Hoàng

COUNTIF(A1:A20,"*Hoàng'')

Hàm này sử dụng như hàm đã nói ở yêu cầu 1

3. Với yêu cầu 2, ta cần ghép cả 2 hàm trên như sau:

=COUNTIF(A1:A20,"*Hoàng*")-COUNTIF(A1:A20,"*Hoàng")

Bài viết tham khảo khác:

Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất

Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao

HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ