Cách đặt công thức mặc định cho một cột trong Excel

Đặt công thức mặc định cho một cột trong Excel hay tự động động copy công thức là phương pháp để chúng ta tiết kiệm thời gian làm việc mà vẫn đạt hiệu quả cao. Cùng chúng mình tìm hiểu ngay nhé!

Copy công thức trong Excel là việc làm không còn xa lạ với người sử dụng phần mềm này. Thậm chí chúng ta có rất nhiều cách khác nhau để copy nhanh công thức. Thế nhưng bạn có biết rằng chúng ta hoàn toàn có thể đặt công thức mặc định cho một cột trong Excel không? Điều đó có nghĩa là bạn không cần copy công thức mà Excel sẽ tự động thực hiện thao tác này. Hướng dẫn chi tiết có ngay dưới đây.

Cách đặt công thức mặc định cho một cột

Bước 1: Tạo bảng biểu (Table cho dữ liệu)

Đầu tiên, chúng mình có file Excel chứa dữ liệu về doanh thu bán hàng như sau:

Yêu cầu đặt ra ở đây là tạo công thức tính tổng tự động áp dụng cho tất cả các hàng. Trước hết, chúng ta cần tạo một bảng biểu (Table) trong Excel cho vùng dữ liệu này. Các bạn chọn vùng dữ liệu => bấm phím tắt Ctrl + T để tạo nhanh bảng biểu.

Hoặc các bạn có thể bấm vào biểu tượng Quick Analysis ở góc dưới bên phải sau khi đã chọn vùng dữ liệu => chọn thẻ Tables => chọn Table để tạo bảng biểu.

Bảng biểu với thiết lập mặc định mà Excel tạo cho chúng ta sẽ có dạng như sau:

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo và sử dụng bảng (table) trong Excel

Bước 2: Định dạng bảng biểu

Các bạn bấm vào một ô bất kỳ trong bảng thì sẽ thấy thể Table Design hiện lên trong thanh bảng chọn. Bấm vào thẻ này để thực hiện các thao các định dạng bảng biểu.

Chúng ta có thể chọn kiểu bảng biểu ở trong mục Format as Table nhé.

Kết quả sau khi chọn một kiểu bảng biểu khác sẽ như sau:

Bước 3: Nhập công thức tính tổng

Chúng ta có 5 cách tính tổng khác nhau để dùng trong Excel. Ở đây, chúng mình sẽ sử dụng hàm SUM với công thức rất đơn giản như sau:

=SUM([@[Doanh thu tuần 1]],[@[Doanh thu tuần 2]],[@[Doanh thu tuần 3]])

Các bạn chỉ cần nhập hàm SUM vào dòng đầu tiên của cột tính tổng rồi lần lượt bấm vào các ô C4, D4, E4. Đây là các ô chứa dữ liệu về doanh thu của mặt hàng đầu tiên trong danh sách. Sau đó, bạn sẽ thấy Excel sẽ tự động chuyển sang dạng tham số mặc định như trong công thức phía trên.

Trong hình ảnh trên các bạn có thể thấy công thức đã được tự động chạy xuống các dòng dưới của bảng mà không cần copy thủ công. Cách làm này sẽ khiến bạn tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc, đặc biệt là khi phải xử lý bảng dữ liệu lớn.

Không chỉ có lợi ích về việc tự động copy công thức mà Table trong Excel còn có nhiều lợi ích khác như:

• Dễ dàng sử dụng công cụ AutoSum để thực hiện nhanh các phép toán đơn giản như tính tổng, tính trung bình, lấy giá trị lớn nhất, lấy giá trị nhỏ nhất, đếm dữ liệu,…
• Ngoài ra khi lập bảng biểu bạn còn có thể tạo bộ lọc với Slicer - lọc theo nhiều điều kiện khác nhau để dễ dàng theo dõi dữ liệu.

Nếu các bạn muốn biết chi tiết hơn về những lợi ích khi lập bảng biểu của trong Excel thì hãy tham khảo trong bài viết được đặt đường dẫn ngay dưới đây.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo bảng trong Excel với Format As Table

Lưu ý khi đặt công thức mặc định cho một cột

• Khi một dòng trong bảng thay đổi công thức thì tất cả các dòng khác cũng sẽ thay đổi theo.
• Chúng ta có thể vào Table Design => chọn Total Row để nhanh chóng tạo ra một cột dòng tính tổng cột trong bảng biểu mà không cần nhập công thức.

• Nếu bạn muốn xóa hàng hoặc cột trong bảng biểu Excel thì chúng ta không thể làm theo cách thông thường. Thay vào đó các bạn cần bôi đen hàng hoặc cột đang muốn xóa. Sau đó các bạn nhấp chuột phải => chọn mục Delete => chọn Table Rows (xóa hàng trong bảng) hoặc Table Columns (xóa cột trong bảng).

Xem thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH XÓA DÒNG CÓ ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL NHANH CHÓNG

Kết luận

Qua bài viết này các bạn có thể thấy được công dụng thú vị của bảng (Table) trong Excel. Hãy thử tạo bảng biểu cho Excel để xử lý công việc hàng ngày nhanh và hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu những thủ thuật Excel thú vị thì nhớ theo dõi và đón đọc bài viết học Excel mới hàng tuần của Gitiho nha.

Chúc các bạn học tập hiệu quả!