Cách tạo bảng trong Excel và hướng dẫn sử dụng chi tiết nhất

Trong bài viết dưới đây Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo bảng trong Excel và làm thế nào để sử dụng hiệu quả công cụ này. Đây là một công cụ rất quan trọng mà các bạn phải sử dụng thường xuyên trên Excel. Hãy đọc kỹ bài viết để ghi nhớ kiến thức nhé.

Bảng (Table Object) là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel, nhưng thường bị bỏ qua. Tất nhiên bạn hoàn toàn có thể sử dụng Excel mà không cần đến nó, nhưng một khi bạn đã sử dụng đối tượng Bảng một lần, bạn sẽ hoàn toàn bị chinh phục. Làm việc với đối tượng Bảng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. 

Cách tạo bảng trong Excel (Table) và hướng dẫn sử dụng chi tiết

Cách tạo bảng trong Excel: Đối tượng bảng là gì?

Bảng Excel là một đối tượng được đặt tên cho phép bạn quản lý nội dung bên trong một cách độc lập với phần còn lại của dữ liệu trang tính. Bảng Excel đã được giới thiệu trong Excel 2007 dưới dạng phiên bản cải tiến của tính năng Danh sách trong Excel 2003 và có sẵn trong tất cả các phiên bản  Excel 2010 - 2019.

Cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel được chia sẻ sau đây sẽ cung cấp cho bạn một loạt các tính năng để phân tích và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, chẳng hạn như các cột được tính toán, tổng hàng, các tùy chọn sắp xếp, lọc tự động, tự động mở rộng bảng,... Thông thường, một bảng sẽ chứa các dữ liệu liên quan trong một chuỗi các hàng và cột. Đôi khi, bảng cũng có thể chứa 1 hàng hoặc cột duy nhất. Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy sự khác biệt giữa phạm vi thông thường và bảng.

 

Lưu ý: Trong quá trình sử dụng công cụ Table trong Excel, chúng ta nên chú ý rằng công cụ bảng Excel không phải một phần trong bảng dữ liệu (data table) của tính năng What if Analytics.

Ngoài ra, nếu bạn đang muốn học để thành thạo và nâng cao kỹ năng sử dụng Excel, bạn có thể tham khảo khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho:

Tham gia khóa học, bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ nhiệt tình thông qua việc trả lời mọi thắc mắc của học viên trong vòng 24h.  Đăng ký học thử và trải nghiệm ngay bạn nhé.

Cách tạo bảng trong Excel: Sử dụng đối tượng bảng như thế nào?

Thỉnh thoảng, khi mọi người nhập dữ liệu liên quan vào trang tính, họ coi dữ liệu đó là bảng Excel. Điều này không chính xác về mặt kỹ thuật. Thay vào đó, để chuyển đổi một dải ô thành một bảng, bạn cần phải định dạng nó một cách rõ ràng. Như thường lệ, có nhiều cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel.

Để chèn bảng trong Excel, hãy tổ chức dữ liệu của bạn theo hàng và cột, bấm vào bất kỳ ô  nào trong tập dữ liệu của bạn và thực hiện một trong 3 cách sau đây.

Bước 1: Trên tab Insert, trong nhóm Table, hãy bấm Table. Thao tác này sẽ chèn bảng Excel theo định dạng kiểu mặc định.

 

Bước 2: Trên tab Home, trong nhóm Styles, bấm vào Format as Table và chọn một trong các kiểu bảng được xác định trước.

 

Bước 3: Nếu bạn thích làm việc từ bàn phím hơn là sử dụng chuột, cách nhanh nhất để tạo bảng là nhấn phím tắt Ctrl+T để tạo bảng trong Excel.

Dù bạn chọn phương pháp nào, Microsoft Excel sẽ tự động chọn toàn bộ khối ô. Bạn cần kiểm tra xem phạm vi được chọn để chèn bảng trong Excel có chính xác hay không, check vào tùy chọn My table has headers nếu muốn và bấm OK.

Kết quả sau khi áp dụng cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel này là: Một bảng có định dạng đẹp mắt sẽ được tạo trong trang tính của bạn. Ngay từ cái nhìn đầu tiên, nó có thể trông giống như một phạm vi bình thường với các nút bộ lọc trong hàng tiêu đề, nhưng còn nhiều hơn thế nữa

Lưu ý:

• Nếu bạn muốn quản lý một số tập dữ liệu độc lập, bạn có thể tạo nhiều bảng trong cùng một trang tính.
• Không thể chèn bảng Excel vào tệp được chia sẻ vì chức năng bảng không được hỗ trợ trong sổ làm việc được chia sẻ.

Xem thêm: Hướng dẫn trình bày bảng tính Excel đẹp và chuyên nghiệp nhất

Ưu điểm của cách tạo bảng trong Excel

Dưới đây là tổng hợp 10 lý do tại sao bạn nên sử dụng cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel mà chúng mình hướng dẫn để quản lý dữ liệu của mình trên trang tính thay vì sử dụng phạm vi dữ liệu.

1. Tích hợp hợp sẵn tính năng sắp xếp và lọc dữ liệu

Trong bảng Excel, các mũi tên bộ lọc được tự động thêm vào hàng tiêu đề và cho phép bạn sử dụng các bộ lọc văn bản và số khác nhau, sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, theo màu sắc hoặc tạo thứ tự sắp xếp tùy chỉnh. Nếu bạn không định lọc hoặc sắp xếp dữ liệu của mình, bạn có thể dễ dàng ẩn các mũi tên bộ lọc bằng cách chuyển đến tab Design tab > Table Style Option và bỏ chọn hộp Filter Button.

 

Hoặc một cách khác, bạn có thể chuyển đổi giữa ẩn và hiển thị các mũi tên bộ lọc bằng phím tắt Shift+Ctrl+L để thao tác chèn bảng trong Excel.

2. Luôn hiển thị tiêu đề

Khi bạn đang làm việc với một bảng Table trong Excel hiển thị nhiều dòng dữ liệu, hàng tiêu đề sẽ luôn hiển thị ngay cả khi bạn cuộn xuống các dòng dưới cùng của bảng.

3. Định dạng dễ dàng (kiểu bảng Excel)

Excel cung cấp cho bạn hơn 50 kiểu bảng Excel có sẵn trong bộ sưu tập Table Styles gallery. Bạn có thể dễ dàng truy cập và sử dụng chúng tại tab Design chỉ với một vài cú nhấn chuột.

Ngoài việc thay đổi kiểu bảng, tab Design còn cho phép bạn bật hoặc tắt các phần tử bảng sau:

• Header row – Ẩn hoặc hiện hàng tiêu đề của bảng
• Total row – thêm hàng tổng vào cuối bảng với danh sách các chức năng cho mỗi ô trong hàng tổng
• Banded row và Banded columns – thay đổi độ đậm nhạt của các hàng, cột xen kẽ.
• First column và last column – thay đổi định dạng cột đầu tiên và cuối cùng của bảng.
• Filter button – ẩn hoặc hiện mũi tên ở hàng tiêu đề

 

Lưu ý

• Nếu bạn không nhìn thấy tab Design trong cửa sổ làm việc của mình, chỉ cần bấm vào ô bất kỳ trong bảng của bạn để hiển thị tab Design.
• Để đặt một kiểu nhất định làm kiểu bảng mặc định trong sổ làm việc, bấm chuột phải vào kiểu đó trong thư viện Kiểu Bảng Excel và chọn Set As Default.
• Để xóa định dạng bảng , trên tab Design, trong nhóm Table Styles, hãy bấm vào nút More button ở góc dưới cùng bên phải, sau đó bấm Clear.

4. Tự động mở rộng bảng để bao gồm dữ liệu mới

Khi bạn thêm hàng và cột vào bảng Table trong Excel, bảng của bạn sẽ tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới, bạn không cần phải định dạng lại chúng. Không chỉ định dạng bảng được mở rộng, các hàm và công thức của bảng cũng được áp dụng cho dữ liệu mới.

Nói cách khác, bất cứ khi nào bạn vẽ một bảng trong Excel, thì chúng đều là "bảng động" và giống như một dải ô được đặt tên động, bảng sẽ tự động mở rộng để chứa các giá trị mới.

Để hoàn tác việc mở rộng bảng, hãy nhấp vào nút Hoàn tác trên Thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl+Z.

5. Có sẵn hàng tổng

Để tính tổng nhanh dữ liệu trong bảng của bạn, hãy hiển thị hàng tổng ở cuối bảng, sau đó chọn hàm cần thiết từ danh sách thả xuống. Bạn có thể thêm hàng tổng bằng một trong hai cách bên dưới:

1. Để thêm tổng hàng vào bảng của bạn, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng, trỏ chuột vào Table  và nhấp vào Totals Row.
2. Hoặc, chuyển đến tab Design tab > Table Style Options  và chọn hộp Total Row

Sau khi hàng tổng xuất hiện ở cuối bảng Table trong Excel, bạn hãy chọn hàm mong muốn cho mỗi ô hàng tổng và công thức tương ứng sẽ được nhập tự động vào ô.

Lưu ý:

• Các hàm bảng Excel không chỉ giới hạn ở các hàm trong danh sách thả xuống. Trong quá trình áp dụng cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel được hướng dẫn trên đây, bạn có thể nhập bất kỳ hàm nào bạn muốn trong bất kỳ ô tổng hàng nào bằng cách nhấp vào More Functions hoặc nhập trực tiếp vào ô.
• Hàng tổng sẽ chèn hàm SUBTOTAL chỉ tính giá trị trong các ô hiển thị và loại bỏ các ô bị ẩn (đã lọc ra). Nếu bạn muốn tổng của tất cả các hàng, hãy nhập công thức tương ứng theo cách thủ công, chẳng hạn như SUM, COUNT, AVERAGE,…

6. Tính toán dữ liệu bảng dễ dàng ( với các cột được tính toán)

Một lợi ích tuyệt vời khác khi bạn chèn bảng trong Excel là chức năng này cho phép bạn tính toán toàn bộ cột bằng cách nhập công thức vào một ô. Ví dụ: để tạo một cột được tính toán trong bảng mẫu của chúng tôi, hãy nhập công thức Trung bình vào ô E2. Bạn sẽ thấy, ngay sau khi bấm Enter, công thức ngay lập tức được sao chép sang các ô khác trong cột và được điều chỉnh phù hợp cho từng hàng trong bảng.

Lưu ý: Bạn cần bật tính năng tự động điền công thức vào bảng Table trong Excel. Để kiểm tra vui lòng chuyển đến File > Options, chọn Proofing, click vào nút AutoCorrect Options và chuyển sang tab, AutoFormat As You Type, sau đó check vào tùy chọn Fill formulas in tables to create calculated column.

7. Dễ dàng tham chiếu công thức trong bảng

Một ưu điểm không thể chối cãi khác của bảng Excel là khả năng tạo công thức động và dễ đọc với các tham chiếu có cấu trúc, sử dụng tên bảng và cột thay vì địa chỉ ô thông thường.

Ví dụ: Công thức này tìm trung bình của tất cả các giá trị trong các cột từ tháng 1 đến tháng 3 trong Sales_table sử dụng hàm AVERAGE.

=AVERAGE(Sales_table[@[Jan]:[Mar]])

Khi áp dụng cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel với trường hợp này, bạn không cần phải nhớ cú pháp do các tham chiếu này được tạo tự động bởi Excel. Bên cạnh đó, chúng tự động điều chỉnh khi dữ liệu được thêm vào hoặc xóa khỏi bảng, vì vậy bạn không phải lo lắng về cập nhật các tài liệu tham khảo theo cách thủ công.

8. Lựa chọn dữ liệu bằng một cú nhấp chuột

Bạn có thể chọn các ô và phạm vi trong bảng bằng chuột như bạn thường làm. Bạn cũng có thể chọn các hàng và cột của bảng trong một cú nhấp chuột.

9. Biểu đồ động
 

Khi bạn biểu đồ trong Excel dựa vào bảng đã tạo, biểu đồ sẽ tự động cập nhật khi bạn chỉnh sửa dữ liệu bảng. Khi một hàng hoặc cột mới được thêm vào bảng, biểu đồ sẽ tự động mở rộng để đưa dữ liệu mới vào. Khi bạn xóa một số dữ liệu trong bảng, Excel sẽ xóa dữ liệu đó ngay lập tức khỏi biểu đồ. Tự động điều chỉnh phạm vi nguồn biểu đồ là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn chèn bảng trong Excel khi làm việc với các tập dữ liệu thường xuyên mở rộng hoặc hợp đồng.

10. Chỉ in bảng

Nếu bạn chỉ muốn in bảng và bỏ đi những thứ khác trên trang tính, hãy chọn bất ô nào bán trong bảng của bạn và nhấn Ctrl+P hoặc nhấp vào File => Print . Tùy chọn Print Selected Table sẽ được chọn tự động.

Xem thêm: Hướng dẫn cách để in bảng tính trong Excel và những điều cần lưu ý khi đưa ra các lựa chọn về cài đặt

Quản lý dữ liệu sau khi áp dụng cách tạo bảng trong Excel

Bạn đã biết cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel và sử dụng các tính năng chính, đã đến lúc chúng ta tìm hiểu cách quản lý và sử dụng dữ liệu bên trong bảng của mình.

Cách tạo bảng trong Excel: Chuyển đổi bảng thành một dải ô

Nếu bạn muốn xóa bảng mà không làm mất dữ liệu bảng hoặc định dạng bảng Table trong Excel, hãy chuyển đến tab Design > nhóm Tool và bấm Convert to Range. Theo một cách khác, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong bảng và chọn Table > Convert to Range.

 

Thao tác với cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel này sẽ xóa một bảng nhưng giữ nguyên tất cả dữ liệu và định dạng. Excel cũng sẽ xử lý các công thức bảng và thay đổi các tham chiếu có cấu trúc thành tham chiếu ô bình thường.

Cách tạo bảng trong Excel: Thêm hoặc xóa các hàng và cột

Trong quá trình áp dụng cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel, cách dễ nhất để thêm hàng hoặc cột mới vào bảng là nhập bất kỳ giá trị nào vào bất kỳ ô nào ngay bên dưới bảng hoặc nhập nội dung nào đó vào bất kỳ ô nào bên phải bảng.

Nếu hàng Totals row bị tắt, bạn có thể thêm một hàng mới bằng cách chọn ô dưới cùng bên phải trong bảng và nhấn phím Tab (giống như bạn làm khi làm việc với bảng Microsoft Word).

Để chèn một hàng hoặc cột mới bên trong bảng Table trong Excel, hãy sử dụng tùy chọn Insert trên tab Home>Cells. Hoặc, bấm chuột phải vào ô phía trên mà bạn muốn chèn một hàng, rồi bấm Insert > Table Rows Above; để chèn một cột mới, hãy nhấp vào Table Columns to the Left.

 

Để xóa hàng hoặc cột, bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào trong hàng hoặc cột bạn muốn loại bỏ, chọn Delete, rồi chọn Hàng trong Table Rows hoặc Table Columns. Hoặc, bấm vào mũi tên bên cạnh Delete trên tab Home, trong nhóm Cells và chọn tùy chọn phù hợp.

Để thay đổi kích thước bảng, tức là bao gồm các hàng hoặc cột mới vào bảng hoặc loại trừ một số hàng hoặc cột hiện có, hãy kéo nút điều khiển thay đổi kích thước hình tam giác ở góc dưới bên phải của bảng lên trên, xuống dưới, sang phải hoặc sang trái.

Cách tạo bảng trong Excel: Cách chọn hàng và cột trong bảng

Nói chung, bạn có thể chọn dữ liệu trong bảng Excel của mình theo cách thông thường bằng chuột. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng mẹo chọn một cú nhấp chuột sau đây.

1. Chọn cột hoặc hàng trong bảng

Sau khi đã áp dụng cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel để chèn một bảng dữ liệu hoàn chỉnh, bạn hãy di chuyển con trỏ chuột đến cạnh trên cùng của tiêu đề cột hoặc đường viền bên trái của hàng trong bảng cho đến khi con trỏ chuyển thành mũi tên trỏ màu đen. Nhấp vào mũi tên đó một lần chỉ chọn vùng dữ liệu trong cột; nhấp vào nó hai lần vùng chọn của bạn sẽ bao gồm tiêu đề cột và tổng hàng như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

 

Nếu toàn bộ cột hoặc hàng của trang tính được chọn thay vì một cột hoặc hàng của bảng Table trong Excel, hãy di chuyển con trỏ chuột trên đường viền của tiêu đề cột bảng hoặc hàng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phím tắt sau:

• Để chọn một cột trong bảng, hãy bấm vào ô bất kỳ trong cột và nhấn Ctrl + Dấu cách một lần để chỉ chọn dữ liệu cột; và hai lần để chọn toàn bộ cột bao gồm tiêu đề và tổng hàng.
• Để chọn một hàng trong bảng, hãy bấm vào ô đầu tiên trong hàng, rồi bấm Ctrl + Shift + mũi tên phải.

2. Chọn toàn bộ bảng

Để chọn toàn bộ vùng dữ liệu bảng, hãy nhấp vào góc trên bên trái của bảng, con trỏ chuột sẽ thay đổi thành mũi tên trỏ hướng đông nam như trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Để chọn toàn bộ bảng, bao gồm tiêu đề bảng và tổng hàng, hãy bấm vào mũi tên hai lần.

Một cách khác để chọn dữ liệu bảng là bấm vào ô bất kỳ trong bảng, sau đó bấm CTRL+A. Để chọn toàn bộ bảng, bao gồm tiêu đề và hàng tổng, hãy nhấn CTRL + A hai lần.

Cách tạo bảng trong Excel: Đặt tên bảng trong Excel

Khi bạn chèn bảng trong Excel, bảng của bạn sẽ được đặt một tên mặc định như Table 1, Table 2,... Trong nhiều trường hợp, bạn có thể muốn đặt tên có ý nghĩa hơn cho bảng của mình. Hãy làm theo các bước sau:

Để đổi tên bảng Excel, bạn hãy thao tác theo các bước đơn giản dưới đây:

• Bước 1: Chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
• Bước 2: Trên tab Design, trong nhóm  Properties, hãy nhập tên mới vào hộp Table Name.
• Bước 3: Nhấn Enter.

Cách tạo bảng trong Excel: Xóa các giá trị trùng lặp

Đây là một tính năng tuyệt vời khác của bảng Excel mà nhiều người dùng hoàn toàn không biết. Để xóa các hàng trùng lặp trong bảng của bạn, chỉ cần thực hiện như sau:

Bước 1: Chuyển đến tab Design tab > Tools và nhấp vào Remove Duplicates.

Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates, hãy chọn các cột có thể chứa các bản sao.

Bước 3: Bấm OK.

 

Nếu bạn vô tình xóa dữ liệu cần được giữ lại, hãy nhấp vào nút Hoàn tác hoặc nhấn Ctrl + Z để khôi phục các bản ghi đã xóa.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa dữ liệu trùng trong Excel nhanh chóng

Tổng kết

Hy vọng hướng dẫn này đã khiến bạn hiểu thêm về cách tạo và sử dụng bảng (Table) trong Excel tính năng thú vị của nó. Chỉ cần thử chúng một lần, bạn sẽ tìm thấy những công dụng mới của bảng trong công việc hàng ngày của mình và khám phá những khả năng hấp dẫn mới. Để không bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác, hãy tham khảo các bài viết trên blog Gitiho ngay hôm nay bạn nhé!