Cách để sử dụng file dạng CSV trên bảng tính Excel

Như chúng ta đã biết, file Excel sẽ thường có dạng tên như xml, xls, xlsx,.. những tên file thông thường này thì không khó để Excel có thể tiếp nhận và chuyển sang trang tính cho chúng ta. Vậy chẳng hạn khi chúng ta nhận được một file có định dạng CSV thì sao? Liệu có khả thi để Excel tiếp nhận dạng file này cho chúng ta?

Qua bài học Excel này Gitiho.com sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi file CSV sang Excel và cách để nhập nhiều tệp CSV trên một trang tính cùng một số ví dụ cụ thể. 

Phương thức chuyển đổi CSV sang Excel để mở được file CSV

Tệp tin CSV thường sẽ xuất hiện khi chúng ta chuyển đổi dữ liệu từ một nguồn bất kỳ sang bảng tính Excel để làm việc. Và thông thường sẽ có 3 cách để chuyển đổi tệp tin CSV sang Excel gồm:

- Nhập CSV vào Excel từ dữ liệu bên ngoài

- Sử dụng Windows Explorer

- Mở file.csv trực tiếp từ Excel

Những cách để mở file CSV

Cách để mở tệp tin CSV trong Excel

Bình thường, ta vẫn có thể mở file CSV qua Excel bằng lệnh Open bình thường nếu như file CSV đó được tạo nên từ chương trình khác. Ngoài ra, việc mở file CSV trong Excel như thế này cũng sẽ không chuyển đổi tên tệp tin CSV sang loại .xls hay .xlsx, vậy nên bạn sẽ không cần phải lo lắng về định dạng file bị thay đổi.

Để mở file CSV trong Excel, ta chỉ cần làm theo 3 bước sau:

Bước 1: Ta mở Excel lên, nhấn vào tab File và chọn Open

Bước 2: Hộp thoại Open hiện lên, ở góc bên phải phía dưới ta nhấn vào tab Text Files (*.prn, *. Txt, *. Csv) để lựa chọn cách thức mở file CSV 

Bước 3: Nhấn vào tệp CSV cần mở

Tới đây sẽ có 2 trường hợp, nếu như bạn mở file CSV thì chắc chắn Excel sẽ mở tệp tin đó và hiển thị trên một bảng tính mới, còn nếu như ta lựa chọn tập tin dưới dạng văn bảng (.txt) thì thay vì mở trang tính mới thì Excel sẽ yêu cầu người dùng mở qua phần mềm Import Text Wizard

Vậy nên khi mở tệp tin dưới dạng CSV thì Excel sẽ sử dụng định dạng dữ liệu mặc định để tiếp nhận một cách chính xác nhất cách nhập của mỗi cột của dữ liệu văn bản. Tuy nhiên thì cách hiển thị của Excel vẫn chưa thể tối ưu, vậy nên bạn nên sử dụng phần mềm Import Text Wizard (có sẵn trong hệ điều hành Windows) nếu như gặp những trường hợp sau đây:

- Chuyển đổi số với số 0 đứng trước và muốn giữ số 0 phía trước trong một trang tính Excel

- Các dấu để tách, phân chia trong tệp CSV.

- Khi cần xem trước dữ liệu trong file CSV trước khi nhập vào Excel 

- Khi người dùng cần tìm kiếm linh hoạt

- Khi tệp CSV chứa các loại định dạng ngày khác nhau

Đúng như cái tên Import Text Wizard, ta hoàn toàn có thể thay đổi định dạng .csv sang .txt khi cần mở file CSV hoặc nhập CSV trong Excel.

Xem thêm: Cách chuyển đổi hàng loạt file Excel sang PDF, CSV,...

Mở file CSV bằng ứng dụng Windows Explorer

Với Windows Explorer thì đây là cách đơn giản nhất để chuyển đổi file CSV sang trang tính Excel. Tất cả việc chúng ta cần làm chỉ là click đúp vào tệp .csv cần mở và tự động nó sẽ nhảy sang trang tính Excel cho chúng ta. 

Với cách mở này thì điều kiện duy nhất ta cần. tuân thủ là khi Microsoft Excel được đặt làm chương trình mặc định để mở dạng file .csv. Để biết được ta đã thiết lập file .csv cho Excel hay chưa thì ta chỉ cần nhìn vào file .csv xem nó có hiển thị biểu tượng Excel màu xanh trong Window Explorer.

Vậy làm sao để thiết lập Microsoft Excel thành chương trình mặc định để mở tệp tin .csv? Ta chỉ cần 2 bước sau đây.

Bước 1: Ta truy cập vào Windows Explorer, chọn một tập tin .csv bất kỳ rồi chọn Open with… > Choose default program 

Bước 2: Hộp thoại Open With hiện ra, ta nhấp chọn Excel (desktop) trong mục Recommended Programs và tích vào hộp thoại "Always use the selected program to open this kind of file” và cuối cùng là nhấn OK để hoàn thành

Mở file CSV bằng chính Excel

Với cách mở trực tiếp này thì Excel sẽ tự động chuyển đổi tên file từ .csv sang dạng .xlsx để có thể đưa vào bảng tính hiện tại hoặc một bảng tính mới của Excel. Tuy nhiên bạn cũng nên chú ý rằng việc chuyển đổi sang dạng .xlsx chỉ xuất hiện trên phiên bản Office 2007 trở lên, còn phiên bản Office 2003 hoặc cũ hơn thì tên file sẽ là .xls

Để nhập file CSV vào Excel, chúng ta sẽ làm như sau:

1: Nhấn đúp vào file .csv hoăc .txt chúng ta cần mở 

2: Ta tìm đến phần Data trên thanh công cụ của Excel rồi nhấn From Text 

3: Ta tìm tới tệp. CSV cần nhập vào Excel rồi nhấn đúp hoặc nhấn vào nút Import.

4: Từ đây Text Import Wizard sẽ xuất hiện

Hình ảnh dưới đây là file CSV trước và sau khi mở bằng Excel

Những bước tiếp theo sẽ giúp chúng ta làm việc trên tệp tin .csv này

Bước 1: Đầu tiên ta sẽ chọn dòng số hàng và loại file để nhập dữ liệu vào tệp tin bằng cách tích vào ô Delimited và chọn dòng 1 tại phần "Start import at row 1"

Bước 2: Tiếp theo ta sẽ lựa chọn hai tuỳ chọn là Delimiters và Text Qualifier. Ý nghĩa của việc lựa chọn Delimiters tức là ký tự phân tác các giá trị trong tệp .csv của bạn. Trường hợp mà tệp CSV của bạn chứa những ký hiệu không có trong danh sách có sẵn thì ta sẽ tích vào phần Other rồi nhập ký tự mà bạn muốn hiển thị. Như ở ví dụ này, ta chỉ định Comma và Tab để sản phẩm đươc ngăn cách bởi các tab, cùng với đó là ngăn cách ID đơn hàng và số bán hàng bằng dấu phẩy (Comma)

Như hình ảnh dưới đây, phần Text qualifer sẽ có chức năng tự kết hợp các giá trị trong tệp văn bản của bạn, vì vậy mà tất cả văn bản đính kèm trong các ký hiệu Text qualifier, chẳng hạn như  "Text1,text 2" sẽ được quy về dưới dạng một giá trị. Ở ví dụ minh hoạ này ta đã chọn dấu phẩy (Comma) và dấu ngoặc kép là là Text Qualifier. Nhờ việc lựa chọn này mà tất cả các số thập phân sẽ được nhâp vào một ô (bởi số thập phân chứa cả dấu phẩy). Còn nếu như ta không quy ước dấu phẩy và ngoặc kép vào Text Qualifier thì số thập phân sẽ đưa vào hai ô liền kề nhau

Bước 3: Bấm Finish để hoàn thành tác vụ này

Chú ý: Nếu các dấu phẩy xuất hiện với tần suất liên tiếp hoặc các ký tự phân cách xuất hiện trong tệp tin .csv thì ta đánh dấu vào ô Treat consecutive delimiters as one để ngăn các ô trống xuất hiện

Tiếp tục ta sẽ quay trở về với màn hình làm việc Excel.

5.  Ở hộp thoại Import Data, ta sẽ điền đích đến của dữ liệu vừa nhập hoặc mở trên một trang tính mới rồi nhấn OK

Ngoài ra, bạn cũng có thể vào mục Properties để tiếp tục tuỳ chỉnh những cài đặt nâng cao khác như định dạng, bố cục,... khi mở file. csv

Lưu ý: Nếu tập tin .csv của bạn chứa những dữ liệu dưới dạng ngày tháng thì Excel không thể chuyển đổi giá trị này một cách chính xác. Vậy để thay đổi định dạng này ta cần lựa chọn những ô chứa những ký hiệu ngày tháng rồi chọn Format Cell từ danh sách tuỳ chọn.

Xem thêm: Cách khắc phục file CSV bị lỗi font khi mở trong Excel

Những giải pháp khắc phục khi chuyển đổi CSV sang Excel

Từ đầu bài viết đến giờ, có lẽ nhiều bạn đang thắc mắc CSV nghĩa là gì, nó được hình thành thế nào. Cái tên CSV cụ thể là Comma-Separated Values, tức có nghĩa là sử dụng dấu phẩy để ngăn cách các giá trị, cùng với đó là 30 năm xuất hiện cùng với Excel của Microsoft. Tên là "phân cách" dấu phẩy thế nhưng nó còn phân cách được cả Tab (tệp TSV - phân tách tab -Tab-Separated Values) và Semicolon (tệp SCSV - semicolon separated values - phân cách dấu chấm phẩy)

Ngoài ra một số tệp CSV phủ các trường dữ liệu qua dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn, hoặc cũng có thể yêu cầu dấu byte Unicode (BOM) để đưa chính xác về dạng Unicode

Khi chuyển đổi một file Excel sang dạng CSV sẽ diễn ra sự thiếu nhất quán, điều này thể hiện rõ nhất khi ta cập nhật tệp .csv vào Excel, từ đây sẽ xảy ra vấn đề tập tin CSV hiển thị không chính xác trên Excel. Để truy ra vấn đề này thì nó đến từ việc các bộ tách biệt khác nhau giữa cài đặt trong Windows regional and languages và tệp CSV. Khu vực Bắc Mỹ đã quy định List Separator là dấu phẩy, còn ở khu vực châu Âu thì dấu phẩy được quy vào dấu số thập phân và List Separator lại là dấu chấm phẩy

Để giải quyết được vấn đề này, Gitiho sẽ đưa ra chọn bạn 5 phương pháp khác nhau để lựa chọn tuỳ vào trường hợp bạn đang gặp.

1. Sử dụng VBA để mở dấu chấm phẩy phân cách tệp tin CSV

2. Đổi tên file .csv sang dạng .txt (văn bản): Sau khi chuyển đổi sang dạng văn bản, tệp .txt sẽ tự động mở Text Import Wizard, từ đây bạn có thể chọn bất kỳ dấu phân cách nào trong tệp .csv

3. Tuỳ chọn dấu phân cách cần thiết trong Excel (chỉ sử dụng trên Excel 2010 và 2013): Ta tìm đến phần Data > Data Tools > Text To Columns

Tới đây, ta chọn Convert Text to Columns, tích vào Delimited và chọn Next rồi chọn dấu cần tách tiếp theo và nhấn Finish

4. Đưa dấu phân tách về đúng kiểu trong CSV: Với cách này ta mở file CSV bằng một trình soạn thảo văn bản và thêm vào dòng văn bản dưới đây vào dòng đầu tiên:

- Phân tách bằng dấu phẩy: sep =,

- Phân tách ra bằng dấu chấm phẩy: sep =;

5. Thay đổi dấu phân cách bằng đưa ra tuỳ chỉnh trong Region and Language.

Để mở cài đặt Region and Language, ta nhấn vào nút Start để mở cửa số Control Panel, tiếp tới ta chọn phần Region and Language > Additional Setting. Tới đây màn hình hiển thị sẽ hiện ra cửa sổ Customize Format, ta chọn dấu chấm (.) là dạng Decimal Symbol và dấu phẩy (,) là List Separator

Hoàn thành xong tác vụ trên, ta chỉ cần nhấn OK là xong. Với thiết lập này thì tất cả các ứng dụng trên máy tính của bạn cũng sẽ thay đổi dấu phân tách theo chứ không riêng gì Microsoft Excel

Số không ở đầu biến mất khi mở file CSV 

Với trường hợp này thì thì tệp .csv của chúng ta sẽ xuất hiện các giá trị bằng số 0 ở đầu, những số 0 này cũng sẽ không mất đi nếu như ta mở tệp. CSV trên Excel. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là bởi mặc định của Excel mặc định hiển thị tập tin CSV dạng General (dạng chung) đê loại bỏ các số 0 ở đầu.Giải pháp cho "bệnh" này là thay vì mở tệp .csv bằng Excel, chúng ta hãy mở bằng Text Import Wizard rồi mới chuyển sang Excel

Khi hộp thoại Text Import Wizard hiện ra tới bước thứ 3, ta chọn cột có chứa giá trị số không ở đầu rồi thay đổi định dạng của cột đó sang dạng text. Bước này sẽ giúp bạn chuyển CSV của bạn sang Excel mà vẫn giữ được số 0 ở đầu mỗi giá trị

Chuyển đổi giá trị ngày tháng trong tệp CSV

Lỗi này có nghĩa là một vài giá trị của tệp .csv nhìn khá giống định dạng ngày tháng, vậy nên Excel đã tự động chuyển đổi những giá trị này từ dạng văn bản sang dạng ngày tháng. Cũng giống như tình huống trên, Excel tự định dạng tệp .csv dưới dạng General và tự động chuyển đổi những văn bản trông giống ngày tháng sang định dạng ngày tháng của Excel

Giải pháp của tình huống này là ta sẽ chuyển CSV sang Excel qua Text Import Wizard (Data tab > From Text). Tại bước số 3 , ta chọn các cột với các bản ghi giống với ngày tháng và thay đổi định dạng cột thành Text 

Hoặc nếu bạn muốn đảo ngược lại, tức bạn muốn cột đó chuyển đổi sang ngày tháng trong Excel thì ta chỉ cần đặt định dạng của cột này là Date và đưa ra định dạng mong muốn.

Cách mở nhiều file CSV vào Excel

Bước 1: Ta nhấn vào File > Open rồi chọn ext Files (*.prn, *.txt, *.csv) ở góc dưới bên phải.

Bước 2: Để lựa chọn nhiều tệp, ta giữ Shift rồi kéo từ file đầu xuống cuối cùng. Còn nếu như ta muốn chọn nhiều file tách rời nhau thì nhấn Ctrl rồi nhấn vào từng tệp .csv một

Bước 3: Nhấn Open để hoàn thành

Vấn đề duy nhất khi ta sử dụng cách mở một loạt tệp tin này là từng tập tin CSV ta vừa chọn sẽ bị Excel coi là từng một bảng tính riêng biệt, vậy nên việc ta chuyển qua lại các trang tính Excel khá là bất tiện.

Xem thêm: Hướng dẫn cách Import dữ liệu từ file CSV vào Excel chi tiết nhất

Tổng kết

Qua bài viết này, Gitiho đã hướng dẫn bạn đọc cách mở file dạng CSV và những vấn đề liên quan như mở nhiều file CSV cùng lúc, chuyển đổi CSV sang Excel,... Hy vọng rằng bạn đọc sẽ áp dụng tốt những kiến thức này trong công việc.