Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Lực td
Lực td
Dec 15 2022

Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách định dạng dữ liệu trong Excel. Như chúng ta đã biết thì Excel có ba dạng dữ liệu chính đó là Text (Chuỗi), Number (Số) và Date/Time (Ngày/Tháng). Vậy khi làm việc với Excel thì chúng ta làm việc với dạng dữ liệu này như thế nào?

Đầu tiên ta phải xác định vùng ô nào sử dụng dữ liệu dạng Text, vùng ô nào chứa dữ liệu dạng Số và vùng nào Date/Time. Khi đã xác định được rồi thì chỉ cần chọn đúng vào ô đó để định dạng
Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Xem thêm: Hướng dẫn cách định dạng dữ liệu trên Excel

VỪA BẬN VỪA LƯỜI VẪN GIỎI EXCEL NHỜ KHÓA HỌC NÀY

EXG01: Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel

G-LEARNING

32711 học viên

4.8 (110 đánh giá)

499,000đ

799,000đ

Nhập môn Excel cùng Gitiho

G-LEARNING

10827 học viên

4.65 (20 đánh giá)

Miễn phí

499,000đ

EXG05 - Kỹ năng sử dụng công thức và hàm A-Z trong Excel

G-LEARNING

683 học viên

4.8 (5 đánh giá)

499,000đ

799,000đ

Định dạng dữ liệu dạng Text

Với dữ liệu dạng Text chúng ta không phải định dạng gì cả và sẽ để cố định là General

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Định dạng dữ liệu dạng Ngày/Tháng (Date/Time)

Với dữ liệu Date/Time thì khi để dưới dạng General thì nó đơn giản chỉ là con số. Còn để hiển thị đúng dạng Ngày/Tháng/Năm thì ta phải định dạng lại

Như bảng tính dưới đây có ô C2 đến C4 là dữ liệu dạng Ngày/Tháng nhưng đang hiển thị dưới dạng Number. Để đưa chúng về đúng định dạng dữ liệu, ta bôi đen ba cột này, nhấn chuột phải rồi chọn Format Cell. Ngoài ra phím tắt Ctrl + 1 cũng có tác dụng để mở cửa sổ Format Cell

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Hoặc ở vị trí thanh công cụ, ta nhấn vào ô vuông ở dưới nhóm Font hoặc Alignment hoặc Number để mở được thiết lập định dạng dữ liệu ở 

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Cửa sổ của Format Cell hiện ra, thẻ chúng ta cần làm việc là thẻ Number. Để định dạng lại dữ liệu này về dạng Ngày/Tháng, ta sẽ chọn vào Date.  Cùng với đó là mục Type với những dạng hiển thị dữ liệu để người dùng lựa chọn nhằm phù hợp nhất cho Worksheet 

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Khi đã chọn được dịnh dạng phù hợp thì ngay lập tức Excel sẽ chuyển đổi từ dạng Number sang Ngày/Tháng cho chúng ta

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Xem thêm: Cách định dạng Ngày Tháng Năm trong Excel chuẩn và thống nhất

Ngoài ra, nếu chưa ưng ý với định dạng có sẵn của Excel, người dùng có thể vào lại Format Cell, chọn mục Custom. Tại đây ta gõ vào phần Type nội dung "dd/mm/yyyy" đại diện cho Ngày/Tháng/Năm để có thể chuyển định dạng dữ liệu về đúng ý muốn.

Mục Custom cho phép người dùng tuỳ biến định dạng theo ý muốn, miễn là bạn nắm được ký hiệu đại diện cho các đối tượng mà mình muốn định dạng

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Định dạng dữ liệu dạng số (Number)

Trong bảng tính này dữ liệu dạng số xuất hiện từ ô E2 đến F4 bao gồm những đầu mục như Số lượng, Đơn giá, Thành tiền. 

Như chúng ta thấy được thì các con số ở đây từ số có hàng thập phân lên đến hàng nghìn và hàng chục triệu, bởi vậy sẽ cần dấu ngăn cách phần nghìn cũng như cho các số thập phân

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Định dạng dữ liệu Number dạng số thông thường

Đầu tiên chọn vùng ô muốn định dạng rồi nhấn tổ hợp Ctrl + 1 để mở cửa sổ Format Cell. Tại mục Number trong Format Cell sẽ có những thiết lập như sau

  • Decimal place: Chọn số làm tròn cho phần thập phân. Thông thường mặc định là làm tròn 2 chữ số đằng sau dấu phẩy, nhưng người dùng có thể đẩy lên nhiều chữ số. Từ đó dựa trên phần Sample để biết được dữ liệu mẫu sẽ hiển thị như thế nào

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

  • Use 1000 Separator: Tuỳ chọn ngăn cách phần nghìn

Nếu bạn muốn để dấu ngăn cách phần nghìn cho các con số thì hãy tích vào ô này, còn không thì chúng ta cứ để trống như vậy

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

  • Negative Number:  Số âm

Excel đưa ra sẵn 4 cách hiển thị số âm cho người dùng lựa chọn. Gitiho vẫn khuyên bạn đọc sử dụng dạng có dấu trừ đằng trước con số để khi chúng ta làm việc sẽ không bị lẫn với số dương

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel
 

Như vậy, sau những thay đổi trong Format Cell thì những con số ở mục Số lượng đã được hiển thị dưới dạng thập phân được làm tròn lên đến 5 chữ số.

Xem thêm: Hướng dẫn nhanh cách định dạng số trong Excel bằng Custom Format

Định dạng dữ liệu Number sang dạng tiền tệ (Currency)

Mục Thành tiền, chúng ta sẽ biến đổi những con số này sang dạng tiền tệ với Format Cell, mục Currency.

Cũng giống như định dạng Number bình thường, đối với tiền tệ vẫn sẽ có làm tròn số thập phân (Decimal places)

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Mục quan trọng ở đây là phần Symbol với tuỳ chỉnh cài đặt tiền tệ. Mặc định sẽ là đồng Dollar nhưng người dùng vẫn có thể đưa về đúng loại tiền tệ mà mình muốn sử dụng. Như chúng ta đang ở Việt Nam thì sẽ chọn VND (Việt Nam Đồng)

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Cùng với đó là thiết lập số âm cùng ký hiệu tiền tệ 

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Từ đó trong các ô đã có những giá trị tiền tệ đi kèm những con số đã được định dạng từ Format Cell. Tuy nhiên ký tự VND là định dạng chứ không phải là ký tự Text. Bởi vậy khi ta điền một giá trị khác vào ô đã được định dạng thì lập tức ký hiệu VND tự động xuất hiện

Cách định dạng dữ liệu Text, Number, Date trong Excel

Kết luận

Trên đây là ba cách để định dạng ba loại dư liệu chính khác nhau trong Excel. Hy vọng rằng bạn đọc sẽ áp dụng tốt những kiến thức trong bài viết này vào công việc của mình.
 

Tài liệu kèm theo bài viết

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

Bài viết liên quan

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội