Cách lọc dữ liệu theo màu trong Google Sheets

Không giống như trên Excel, Google Sheets không có chức năng để lọc theo màu trực tiếp. Nên nếu cần lọc dữ liệu theo màu thì dưới đây Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn Cách lọc dữ liệu theo màu trong Google Sheets khi công cụ này không hỗ trợ.

Sử dụng Google Google Apps Script để lọc theo màu

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và muốn lọc tất cả các hàng có các ô đã được tô màu.

Để Google Sheets lọc dữ liệu trước tiên cần phải lập các tiêu chí trong các ô. Bằng cách sử dụng tiêu chí này, nó sẽ lọc tất cả các dữ liệu phù hợp với tiêu chí đó. Vì màu sắc không phải là một giá trị nên không thể lọc dữ liệu theo mặc định.

Bằng cách sử dụng Google Apps Script, bạn có thể chuyển đổi màu thành mã HEX (là mã được gán cho từng màu).

Khi có mã HEX, bạn có thể sử dụng để lọc dữ liệu dựa trên mã đó. Dưới đây là tập lệnh sẽ tạo chức năng có thể sử dụng để lấy mã HEX có màu được áp dụng cho các ô trong tài liệu Google Sheet.

function GetCellColorCode(input) 

{ 

var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); 

var cell = ss.getRange(input); 

var result = cell.getBackground(); 

return result 

}

Khi đã thêm mã này vào Google Apps Script Editor thì có thể sử dụng chức năng ‘GetCellColorCode’ để lấy mã HEX của màu ô trong một ô riêng biệt.

Cách thêm mã vào Google Apps Script Editor vào Google sẽ được giới thiệu ở phần sau trong phần này.

Giờ hãy xem cách công thức này hoạt động như thế nào. Bắt đầu bằng việc nhập công thức sau vào cột liền kề của tập dữ liệu.

=GetCellColorCode("A"&ROW())

Công thức trên sử dụng hàm chúng ta đã tạo (GetCellColorCode) và nhập phạm vi như A2 hoặc A3 hoặc A4 – tùy thuộc vào ô.

Nếu không muốn thực hiện thủ công bạn có thể sử dụng một cách nhanh hơn đó là sử dụng hàm ROW ( ) – để trả về địa chỉ ô dựa trên hàng mà công thức được sử dụng. Ở hàng 2, giá trị sẽ trả về A2, ở hàng 3 giá trị sẽ trả về A3 …

Khi nhập công thức này cho tất cả các bản ghi, bạn sẽ nhận được kết quả như hiển thị bên dưới:

Các ô không có màu trả về mã hex #ffffff và các ô có màu trả về mã HEX của màu đó.

Bây giờ bạn có các mã HEX trong một cột riêng biệt, từ đây có thể dễ dàng lọc theo màu bằng cách lọc theo giá trị mã HEX. Dưới đây là các bước để lọc tất cả các hàng có màu vàng trong tập dữ liệu trên:

Bước 1: Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu

Bước 2: Chọn thẻ Data

Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn Create a Filter. Điều này sẽ thêm các bộ lọc cho tất cả các ô tiêu đề trong tập dữ liệu (biểu tượng mũi tên chỉ xuống sẽ xuất hiện ở bên phải của mỗi ô tiêu đề).

Bước 4: Kích vào biểu tượng bộ lọc Filter cho cột Hex Code

Bước 5: Trong các tùy chọn bộ lọc xuất hiện trong hộp, bỏ chọn tất cả các mã HEX màu và chọn một mã mã màu mà bạn muốn lọc trong tập dữ liệu.

Bước 6: Bấm nút OK.

Bước 7: Ngay lập tức nó sẽ lọc các hàng dựa trên mã HEX màu đã chọn (như hiển thị bên dưới).

Một số điều cần biết khi sử dụng công thưc tùy chỉnh 

Công thức này không năng động. Điều này có nghĩa là nếu bạn thay đổi màu của bất kỳ ô nào, công thức sẽ không tự động cập nhật. Đôi khi, nó thậm chí không cập nhật khi bạn làm mới trang tính. Cách tốt nhất là sử dụng công thức trong một cột mới và xóa cái hiện có.

Cách thêm tập lệnh vào Google Script Editor

Dưới đây là các bước để thêm tập lệnh cần lọc theo màu trong trình chỉnh sửa tập lệnh Google Sheets:

Bước 1: Sao chép mã script ở trên

Bước 2: Truy cập menu Tools

Bước 3: Trong menu xổ xuống chọn Script Editor

Bước 4: Trong của sổ Script editor mở ra, dán mã vào cửa sổ Code.gs (bạn có thể xóa bất kỳ mã nào tồn tại ở đó nếu không muốn nó).

Bước 5: Bấm nút Save trên thanh công cụ

Bước 6: Đóng trình soạn thảo Script.

Các bước trên sẽ thêm mã để tạo chức năng lọc theo màu cho tài liệu Google Sheets cụ thể đó. Bây giờ bạn có thể sử dụng chức năng mà bạn đã tạo trong bất kỳ trang tính nào trong tài liệu Google Sheets.

Lưu ý: Khi tạo một chức năng tùy chỉnh, Google Sheets không hiển thị cho bạn tên hàm trong trang tính khi nhập một vài bảng chữ cái đầu tiên của tên hàm. Bạn cần biết tên chính xác của hàm và các đầu vào cần thiết để làm cho nó hoạt động.

Sử dụng tiện ích Sort By Color để lọc theo màu

Vì vậy, nếu muốn lọc theo màu trong Google Sheets (điều mà Google Sheets không thể thực hiện được), bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng một tiện ích bổ sung đơn giản. Tiện ích bổ sung có tên là Sort by Color.

Sort by Color sẽ không trực tiếp lọc các hàng theo màu mà sắp xếp chúng. Khi bạn có tất cả các hàng được sắp xếp theo màu thì có thể dễ dàng làm việc trên các hàng này và nếu bạn cần có thể lọc/ẩn thủ công.

Dưới đây là các bước để cài đặt Sort by Color vào tài liệu Google Sheets của bạn:

Bước 1: Mở tài liệu Google Sheets mà bạn muốn cài đặt

Bước 2: Truy cập vào thẻ Add-ons

Bước 3: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Get add-ons

Bước 4: Trong hộp thoại Add-ons hiện thị, nhập từ khóa Filter By Color vào khung tìm kiếm ở góc trên bên phải

Bước 5: Trong danh sách các tiện ích bổ sung được hiển thị, bấm vào nút màu xanh của tiện ích Sheetgo.

Bước 6: Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ được yêu cầu bạn xác nhận tài khoản của mình bằng cách đăng nhập vào Gmail. Nhập thông tin đăng nhập và bấm nút Allow màu xanh lam.

Bước 7: Khi đã thực hiện tất cả các bước trên, tiện ích bổ sung sẽ được cài đặt cho tài liệu Google Sheets của bạn.

Bây giờ, bạn có thể truy cập các tùy chọn để sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng tiện ích bổ sung này.

Một số bài viết khác về Google Sheets:

• Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong Google Sheets
• Hướng dẫn bảo vệ trang tính trong Google Sheets
• Tô màu xen kẽ giữa các hàng trong Google Sheets

 Tham khảo thêm khóa học Google Sheets – làm chủ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn. Thông tin chi tiết xem tại: Gitiho.com