Cách sử dụng hàm LEFT và các ứng dụng của hàm LEFT trong Excel

Hàm LEFT là một hàm phổ biến trong Excel dùng để phân xuất dữ liệu. Bên cạnh đó, hàm LEFT còn có rất nhiều ứng dụng hữu ích như phân xuất họ tên, chuỗi kí tự đứng trước kí tự nhất định, phân xuất kí tự số và rất nhiều chức năng khác. Trong bài viết này, hãy cùng Gitihho tìm hiểu về hàm LEFT trong Excel nhé! 

Hàm LEFT trong Excel là gì?

Hàm LEFT thuộc nhóm hàm xử lý chuỗi, cắt chuỗi ký tự từ bên trái của văn bản. Hàm LEFT được ứng dụng để tìm kiếm thông tin nhanh chóng trong Excel.

Cú pháp hàm LEFT:

=LEFT(text,[num_chars])

Trong đó:

• text (bắt buộc): Chuỗi văn bản gốc dùng để tham chiếu ra chuỗi ký tự.
• num_chars (không bắt buộc): Số lượng ký tự muốn phân tách (từ bên trái của chuỗi văn bản)

- Nếu bỏ trống num_chars: Kết quả trả về 1 ký tự

- Nếu ký tự trong num_chars lớn hơn tổng ký tự của chuỗi văn bản, kết quả trả về là toàn bộ văn bản.

Lưu ý: Hàm LEFT là hàm văn bản, vì vậy kết quả luôn trả về là chuỗi văn bản, ngay cả khi chuỗi giá trị nguồn là ký tự số. Trong trường hợp bạn muốn hàm LEFT trả về kết quả là số, bạn hãy dùng hàm LEFT kết hợp với hàm VALUE. 

Ví dụ: Lọc mã hàng hóa trong bảng Excel dưới đây:

Công thức hàm LEFT nhập vào ô D2:

=LEFT(A2,3)

Như vậy, bạn đã thành công trích xuất 3 kí tự đầu tiên của chuỗi văn bản "Mã số" ở ô A2 rồi đó.

Cách dùng hàm LEFT trong Excel

Hàm LEFT kết hợp SEARCH để trích xuất chuỗi ký tự

Nếu bạn muốn phân tách một chuỗi kí tự đứng trước 1 kí tự đặc biệt của chuỗi hãy sử dụng hàm LEFT kết hợp với hàm SEARCH hoặc hàm FIND.

Hàm SEARCH hoặc FIND giúp tìm vị trí của một chuỗi kí tự trong văn bản mà không phân biệt chữ hoa/thường. Và dùng hàm SEARCH để tìm kí tự nằm sau chuỗi muốn tách bằng hàm LEFT.

Cú pháp hàm trong trường hợp này là:

=LEFT(text, SEARCH (find_text,text)-1)

Trong đó:

• text: Chuỗi kí tự tham chiếu
• find_text: kí tự muốn tìm kiếm
• -1: loại bỏ 1 kí tự từ kết quả của hàm SEARCH

Ví dụ: Phân tách họ của những học sinh:

Cú pháp hàm LEFT và SEARCH:

=LEFT(A2, SEARCH(" ", A2)-1)

Ở tình huống này, chúng ta sử dụng "-1" để loại bỏ khoảng trống từ kết quả của hàm SEARCH. Điều này giúp tránh hiển thị khoảng trống hoặc dấu cách trong ô, tránh gây rối khi sử dụng kết quả của ô đó cho các công thức khác.

Kết quả thu được như sau:

Trích n ký tự cuối khỏi chuỗi ký tự

Trong trường hợp bạn muốn dời n kí tự từ phần cuối của chuỗi văn bản và đặt phần còn lại vào một ô tính khác hãy dùng hàm LEFT kết hợp với hàm LEN. Hàm LEN trong Excel dùng để đếm kí tự trong một ô tính nhất định.

Cú pháp hàm LEN: 

=LEN(ô cần đếm)

Vì vậy, bạn sử dụng hàm LEN để đếm số kí tự trong ô và sử dụng hàm LEFT để phân xuất số kí tự đó ra ô tính khác.

Ví dụ: Trích xuất mã hàng hóa trong bảng tính sau đây

Cú pháp hàm trong trường hợp này là: 

=LEFT(A2,LEN(A2)-8)

Trong đó:

-8 nghĩa là loại bỏ 8 kí tự cuối cùng bao gồm: "dấu cách", "-", "dấu cách", "SL:30" từ chuỗi kí tự gốc (như hình dưới):

Kết hợp hàm LEFT và hàm VALUE để trả về kết quả là ký tự số

Nếu bạn muốn kết quả trả về là các kí tự số thì hãy sửa dụng hàm LEFT hết hợp với hàm VALUE.

Hàm VALUE trong Excel được hỗ trợ người dùng chuyển đổi giá trị văn bản thành giá trị số. Nó có thể nhận chuỗi số, ngày tháng.

Cú pháp hàm VALUE:

=VALUE(text)

Trong đó: text là chuỗi văn bản được tham chiếu

Ví dụ: Phân xuất mã số hàng trong trường hợp sau đây

Cú pháp hàm:

=VALUE(LEFT(A2,3))

Như vậy, kết quả ta nhận được là chuỗi các số thay vì chuỗi văn bản.

Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi thực hiện hàm LEFT

Hàm LEFT không thực hiện được với ngày tháng

Trong Excel, ngày tháng được lưu dưới dạng số nguyên, ngày 01/01/1900 được đại diện bởi số 1. Vì vậy, nếu bạn sử dụng hàm LEFT để phân xuất kí tự trong ô tính định dạng ngày tháng, kết quả trả về là các con số đại diện cho ngày tháng đó. 

Ví dụ: Phân xuất ngày trong chuỗi ngày tháng 

Nếu bạn sử dụng hàm LEFT để phân xuất ngày kết quả sẽ trả về số 44 là 2 chữ số đầu trong dãy số đại diện cho ngày 12/11/2021.

Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng hàm YEAR, MONTH, DAY để phân xuất ngày tháng thay vì hàm LEFT.

Xem thêm: Hướng dẫn cách các hàm lấy tháng, năm trong Excel - Hàm YEAR, MONTH, DAY, DATE (kèm bài luyện tập)

Lỗi khi có khoảng trống đứng đầu chuỗi văn bản

Nếu tồn tại những khoảng trống chẳng hạn như dấu cách đứng đầu trong chuỗi, hàm LEFT sẽ trả về kết quả lỗi. Để xóa những dấu cách không đúng đó, bạn có thể sử dụng hàm TRIM.

Cú pháp hàm TRIM để xóa khoảng trắng đứng đầu chuỗi văn bản:

=TRIM(text)

Lỗi nếu num_chars nhỏ hơn 0

Nếu num_chars là số âm thì công thức hàm LEFT sẽ trả về lỗi #VALUE. Khi đó, ta chỉ cần loại bỏ các dấu âm thì lỗi này sẽ được khắc phục.

Bạn hãy kiểm tra lại những nguyên nhân trên trước khi áp dụng hàm LEFT để phân xuất kí tự, để hạn chế các lỗi và tiết kiếm thời gian sửa đổi nhé!

Kết luận

Qua bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn khám phá cách sử dụng hàm LEFT trong Excel đơn giản và các ứng dụng của hàm LEFT qua các ví dụ cụ thể. Hy vọng bạn sẽ thực hiện thành công cho công việc của mình và đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích khác nhé!

Nếu bạn đang tham gia bất kì khóa học Excel nào, đừng quên luyện tập thật nhiều để thành thạo các kĩ năng sử dụng Excel và hàm cơ bản đến nâng cao nhé. Thực hành nhiều sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức nhanh hơn đó. Gitiho chúc bạn thành công!