Cách dùng hàm VLOOKUP lọc trùng dữ liệu trong Excel nhanh chóng

Dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu thì các bạn đã rất quen thuộc rồi. Tuy nhiên chúng ta có thể dùng hàm VLOOKUP lọc trùng dữ liệu giữa 2 sheet nữa đó. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu chi tiết trong bài học Excel dưới đây nhé.

Cách dùng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu trùng

Khi thao tác trong Excel, chúng ta thường gặp trường hợp dữ liệu dài và các thông tin lặp lại, khiến cho việc tìm kiếm và sử dụng thông tin trở nên khó khăn. Lúc này, chúng ta sẽ cần đến hàm VLOOKUP khi có nhiều giá trị trùng nhau để tiết kiệm thời gian thông qua việc lọc dữ liệu trùng lặp một cách hiệu quả.

Lọc trùng là một trong những phương pháp giúp người dùng thao tác và xử lý dữ liệu nhanh chóng trên Excel. Để tìm hiểu thêm về các thủ thuật giúp gia tăng hiệu suất công việc cho dân văn phòng khác, bạn có thể tham khảo khóa học sau của Gitiho:

Cú pháp hàm VLOOKUP lọc trùng và ví dụ cụ thể

Hàm VLOOKUP tìm giá trị trùng nhau có công thức như sau:

=VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Col_index_num,Range_lookup)

Trong đó bao gồm các thành phần là:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm (nằm ở cột đầu tiên trong table_array)
• table_array: Vùng bảng tìm kiếm (không bao gồm tiêu đề)
• col_index_num: Số thứ tự của cột chứa kết quả cần tìm trong table_array (là giá trị số)
• range_lookup: Phương thức tìm kiếm (không bắt buộc)

TRUE = 1 = Approximate match: Tìm kiếm không chính xác, hay còn gọi là tìm giá trị theo khoảng được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn (mặc định)

FALSE = 0 = Exact match: Tìm kiếm chính xác theo lookup_value

Để hiểu được cách dùng hàm VLOOKUP lọc trùng dữ liệu thì trước hết các bạn hãy xem bảng dữ liệu của chúng mình với 2 sheet như sau:

Yêu cầu là chúng ta phải tìm được những người có tên ở cả 2 sheet.

Xem thêm: Tổng hợp hàm VLOOKUP để tra cứu hai chiều VLOOKUP nâng cao

Cách lọc dữ liệu trùng trong 2 sheet Excel

Bước 1: Chọn vào ô đầu tiên của cột Đánh giá trong sheet bên trái (Sheet 1) rồi vào thẻ Formulas => chọn mục Insert Function.

Bước 2: Trong hộp thoại Insert Function, các bạn chọn vào mũi tên chỉ xuống ở mục Or select a category rồi kéo xuống tìm tùy chọn Lookup & Reference (bởi vì hàm VLOOKUP thuộc nhóm các hàm tìm kiếm trong Excel)

Sau đó các bạn sẽ thấy một loạt các hàm tìm kiếm hiện ra ở khu vực Select a function, chỉ cần kéo xuống cuối là tìm được hàm VLOOKUP.

Bước 3: Sau khi thấy hộp thoại Function Arguments, các bạn sẽ tiến hành nhập các vùng dữ liệu theo tên thành phần trong cấu trúc hàm. Cụ thể như sau:

• lookup_value: Nhập ô đầu tên chứa tên trong sheet 1. Đối với bảng tỉnh của chúng mình thì đó là ô C3 của Sheet 1.

• table_array: Chọn toàn bộ phần dữ liệu mà bạn muốn dùng hàm VLOOKUP để lọc trùng với sheet 1 ở sheet 2. Trong bảng tính của chúng mình sẽ là vùng dữ liệu C2:E12.

• col_index_num: Nhập vị trí của cột mà bạn muốn trả về nếu hàm VLOOKUP tìm thấy dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet. Ở trong bảng tính ví dụ của chúng mình thì nó sẽ là cột đầu tiên nên nhập số là “1”.

• range_lookup: Nhập số “0” để tìm kiến giá trị chính xác. Cuối cùng bấm OK để hoàn thành công thức hàm.

Thực tế, các bạn có thể làm cách đơn giản là nhập trực tiếp vào ô này =VLOOKUP thì hàm sẽ hiện lên phía dưới để bạn chọn. Tuy nhiên chúng mình vẫn chọn sử dụng cách trên để bạn hiểu rõ hơn về các thành phần trong công thức hàm nếu bạn chưa thành thạo Excel.

Nếu các bạn dùng cách nhập trực tiếp hàm tìm dữ liệu trùng vào ô tính, thì công thức của bước này là:

=VLOOKUP(C3,Sheet2!C2:E12,1,0)

Xem thêm: BÀI TẬP EXCEL VỚI CÁCH SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP

Bước 4: Các bạn bấm vào ô vuông màu xanh nhỏ màu xanh ở góc dưới bên phải ô C3 của sheet 1 rồi kéo xuống hết bảng để copy công thức.

Sau đó các bán sẽ thấy kết quả trả về là hiện tên những người trùng nhau giữa sheet 1 và sheet 2. Ô nào không tìm thấy nên người trùng nhau thì sẽ hiển thị lỗi #N/A báo hiệu việc không tìm thấy dữ liệu.

Bước 5: Từ bước này sẽ là bước tùy chọn nếu các bạn muốn loại bỏ lỗi #N/A trong hàm VLOOKUP và thêm một cột để đánh dấu những người có và không có tên ở cả 2 sheet.

Trước hết, để loại bỏ lỗi #N/A thì chúng ta sẽ lồng hàm IF và hàm ISNA vào công thức VLOOKUP ban đầu. Các bạn tạo một cột kiểm tra trùng nhau ở sheet 1 rồi nhập công thức sau vào ô đầu tiên (ngoại trừ tiêu đề) của cột đó như sau:

=IF(ISNA(VLOOKUP(Sheet1!C3,Sheet2!$C$2:$E$12,1,0)),"Không","Trùng")

Trong hình ảnh trên các bạn có thể thấy sau khi lồng thêm hàm IF và hàm ISNA thì dòng có chứa tên người không trùng nhau giữa 2 sheet không còn hiển thị lỗi #N/A nữa. Bây giờ bạn chỉ cần copy xuống các ô phía dưới là chúng ta đã thu được kết quả. Bạn có thể tô màu cho ô không trùng nhau để dễ nhận diện hơn.

Bước 6: Xóa hoặc ẩn cột đánh giá đi, chỉ giữa lại cột kiểm tra trùng nhau là kết quả chúng ta thu được ở bước 5. Đây là thao tác để giúp bảng tính của bạn gọn gàng và đẹp hơn. Kết quả cuối cùng mà chúng ta thu được như sau:

Kết luận

Qua bài viết này, các bạn đã biết thêm được một ứng dụng của hàm VLOOKUP trong ứng dụng tin học văn phòng Excel. Hy vọng bạn sẽ biết cách ứng dụng hàm VLOOKUP lọc trùng dữ liệu vào công việc của mình để mọi thứ trở nên dễ hàng hơn. Gitiho chúng bạn thành công!