Cách tạo bảng trong Word và định dạng bảng chuyên nghiệp

Bảng biểu là một thành phần quan trọng, giúp trình bày các thông tin dạng số liệu một cách dễ nhìn và trực quan hơn, đặc biệt, khi làm báo cáo, tiểu luận trong Word. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng trong Word, cũng như định dạng bảng chuyên nghiệp và sửa một số lỗi thường gặp khi tạo bảng trong Word. Cùng theo dõi trong bài học về Word dưới đây nhé!

Cách tạo bảng trong Word và định dạng bảng trong Word

Cách tạo bảng trong Word

Tạo bảng trong Word là một trong những thao tác cơ bản và đơn giản mà bất kỳ ai sử dụng Microsoft Word cũng cần phải biết. Có rất nhiều cách để có thể tạo bảng trong Word:

Tạo bảng trong Word nhanh với chức năng Table: Vào thẻ Insert > Table. Lúc này, sẽ xuất hiện một phần lựa chọn tạo bảng trong Word nhanh với tối đa 10 cột và 8 dòng. Bạn có thể rê chuột để lựa chọn số cột và số dòng cho bảng của mình. Cách này rất thích hợp nếu bạn cần tạo bảng trong Word nhanh với số lượng cột và dòng không nhiều. 

Tạo bảng trong Word với hộp thoại Insert: Vào thẻ Insert > Table > Insert Table. Khi tạo bảng trong Word với hộp thoại Insert Table, chúng ta cần quan tâm tới các mục sau:

Table size: Nhập số cột (Number of columns) và số dòng (Number of rows) mong muốn.

AutoFit behavior: Tự động căn độ rộng của cột phù hợp với từng lựa chọn:

• Fixed column width: Đây là lựa chọn mặc định. Bảng được tạo ra trong Word sẽ có độ rộng cột bằng nhau theo mặc định của Word hoặc theo một độ rộng bạn nhập vào
• AutoFit to contents: Độ rộng của cột phù hợp với nội dung. Nghĩa là, ban đầu khi tạo bảng trong Word, bảng sẽ rất nhỏ. Khi bạn nhập nội dung vào từng ô, ô sẽ tự động giãn ra theo nội dung bạn nhập vào ô.
• AutoFit to window: Tự động thiết lập độ rộng của toàn bảng phù hợp với trang soạn thảo.

 

• Tự vẽ bằng bằng chức năng Draw Table: Ngoài cách tạo bảng trong Word tự động như 2 cách trên, bạn có thể tự tay vẽ bảng với chiều rộng và chiều cao theo mong muốn bằng cách vào thẻ Insert > Table > Draw Table. Tuy nhiên, mỗi lần vẽ, bạn sẽ chỉ vẽ được 1 ô mà thôi. Vì vậy, nếu muốn vẽ nhiều ô sẽ mất khá nhiều thời gian đó!
• Tạo bảng trong Word với mẫu bảng gợi ý: Nếu bạn muốn tạo bảng trong Word để làm thời khóa biểu, làm lịch hoặc một số bảng biểu phổ biến thì bạn có thể vào Insert > Table > Quick Table để sử dụng những mẫu bảng gợi ý sẵn của Microsoft Word

• Ngoài ra, bạn còn có thể tạo bảng trong Word dưới định dạng bảng Excel, có thể thực hiện các phép tính toán với các hàm Excel ngay trong chính Word bằng cách sử dụng Excel Spreadsheet trong chức năng Table của thẻ Insert.

Xem thêm: Hướng dẫn những thủ thuật Word hữu ích ai cũng nên biết

Như vậy, có rất nhiều cách để bạn có thể tạo bảng trong Word. Tuy nhiên, tạo bảng xong và nhập dữ liệu vào thôi thì chắc chắn bảng của bạn sẽ không hề đẹp mắt và chuyên nghiệp chút nào đâu nhé! Hãy định dạng cho bảng và dữ liệu trong bảng để bảng được thể hiện đẹp nhất nhé!

Để sử dụng thành thạo và tránh gặp lỗi khi sử dụng Word, Gitiho có xuất bản khóa học Word có tên Tuyệt đỉnh Word, giúp bạn thành thạo các kiến thức soạn thảo văn bản từ cơ bản đến nâng cao chỉ trong 8 giờ:

Cần chần chờ gì nữa mà không đăng ký ngay để được ưu đãi 62% bạn nhé.

Định dạng bảng trong Word

Sau khi tạo bảng trong Word xong, bước tiếp theo là định dạng bảng trong Word. Để định dạng bảng trong Word, chúng ta sẽ sử dụng tới 2 thẻ Design và Layout. 

Định dạng trong Word với thẻ Design

Toàn bộ phần hình thức của bảng như màu sắc, viền... của bảng đều được định dạng ở thẻ Design. Ở thẻ này, khi định dạng bảng, chúng ta cần lưu ý những mục sau:

Table Styles: Bạn có thể lựa chọn nhanh kiểu trình bày (màu sắc, đường viền) của bảng ở mục này.

 

Table Style Options: Tùy chọn nâng cao hơn của table styles giúp bảng của bạn trở nên đẹp và chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể tick chọn những tùy chọn trong mục này để giúp các phần thông tin trong bảng được phân cấp và dễ nhìn hơn.

 Để định dạng về đường viền của bảng theo mong muốn, bạn hãy vào Border > Border and Shading > Border

Mục Setting: Lựa chọn kiểu kẻ viền cho bảng: Không kẻ viền (None), Box (Chỉ kẻ viền ngoài xung quanh bảng), All (Kẻ viền tất cả với đường kẻ giống nhau)..…

Mục Style: Bạn có thể lựa chọn kiểu của đường viền như nét đứt, nét đứt chấm, nét liền, 2 nét vẽ.......; Lựa chọn màu sắc của viền ở mục Color; Lựa chọn độ dày của đường viền ở mục Width.

Preview: Sau khi đã lựa chọn các định dạng cho đường viền ở phần style, bạn có thể xem trước chúng ở phần Preview bằng cách nhấp chuột vào các vị trí đường viền của bảng.

 

Định dạng bảng trong Word với thẻ Layout

Ở mục Draw và Rows&Colums, bạn có thể chèn thêm cột hoặc hàng và xóa cột hoặc hàng.

 Mục Merge: Tại mục này, bạn có thể gộp hoặc tách cột hoặc dòng theo ý muốn bằng cách bôi đen những cột hoặc dòng bạn muốn gộp với nhau, sau đó chọn Merge cells. Nếu muốn tách cột hoặc dòng, bôi đen chọn cột hoặc dòng muốn tách và chọn Split cells. 

Mục Alignment: Bạn có cảm thấy khó chịu khi dữ liệu trong bảng bị căn lề lộn xộn, không nằm vào chính giữa dòng, nhìn tổng thể bảng vô cùng xấu. Alignment chính là giải pháp cho chuyện này. Bạn có thể căn lề trái - phải - trên - dưới - giữa cho các dữ liệu trong bảng; hướng của dữ liệu (dọc hoặc ngang). Ngoài ra còn có thể chỉnh sửa khoảng cách giữa kí tự với các cạnh của bảng để bảng biểu nhìn thoáng đẹp hơn.

Tách bảng và gộp bảng trong Word

Khi bạn tạo bảng trong Word xong xuôi nhưng lại muốn tách bảng đó thành 2 bảng khác nhau hoặc bạn tạo bảng trong Word thành 2 bảng khác nhau, và bạn muốn gộp nó vào làm 1, bạn sẽ làm thế nào? Làm theo thao tác sau nhé!

Tách bảng trong Word

• Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tách bảng
• Vào thẻ Layout > Merge > Split table

Gộp bảng trong Word

• Nhấp chuột vào phần dấu cộng ngay đầu bảng của 1 trong 2 bảng muốn ghép với nhau
• Giữ chuột và kéo bảng lên đặt sát vào bảng còn lại.

Tạo đường gạch chéo trong bảng

Bạn có bao giờ thắc mắc: Có những ô trống trong bảng sẽ được gạch chéo đi để thể hiện rõ dữ liệu trống ở ô đó, vậy, làm thế nào để tạo ra được những đường gạch chéo đó? Rất đơn giản nhé!

Cách 1: Vào thẻ Design > Border > Chọn Diagonal Down Border để gạch chéo từ phía trên bên trái sang phải hoặc chọn Diagonal Up Border để gạch chéo từ phía dưới bên trái sang phải. Nếu bạn muốn ô được gạch X thì nhấp chuột để lựa chọn cả 2 nhé!

Cách 2: Vào thẻ Design > Border > Draw Table, sau đó vẽ các đường gạch chéo vào ô mà bạn muốn. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách tắt gạch chân đỏ kiểm tra chính tả trong Word

Cách khắc phục một số lỗi thường gặp khi tạo bảng trong Word

Trong quá trình tạo bảng trong Word cũng như sử dụng bảng trong Word, chúng ta không thể tránh khỏi việc gặp một số lỗi nhỏ nhưng cũng sẽ khiến chúng ta loay hoay, không biế giải quyết thế nào. Cùng Gitiho tìm hiểu cách khắc phục một số lỗi thường gặp khi tạo bảng trong Word nhé!

Lỗi bảng bị tràn lề của trang soạn thảo

Lỗi này thường xuyên gặp khi bạn không để ý và kéo giãn độ rộng của các cột vượt ra khỏi lề của trang văn bản. Để sửa lỗi này và đưa độ rộng của toàn bảng về phù hợp với lề của trang văn bản, bạn có thể làm theo 2 cách sau:

Cách thủ công: Kéo thả con trỏ điều chỉnh độ rộng cột trên thanh thước kẻ sau cho không con trỏ nào vượt ra khỏi thanh thước kẻ. Tuy nhiên cách này không phải một cách tối ưu.

 

Cách tự động: Chọn toàn bộ bảng, sau đó vào thẻ Layout > Cell Size > AutoFit > AutoFit Window để Word tự động điều chỉnh cho độ rộng của toàn bảng phù hợp với lề của trang văn bản. Với cách này, bảng biểu hiện lên trên bản in cũng sẽ đẹp và cân đối hơn đó!

Lỗi bảng bị tự nhảy trang

Đã bao giờ bạn gặp phải tình trạng khi tạo bảng trong Word hoặc chèn một bảng số liệu từ bên ngoài vào Word, bảng sẽ bị tự động nhảy sang trang khác dù trang hiện tại vẫn đủ chỗ để chứa bảng hay chưa? Điều này làm văn bản trở nên kém chuyên nghiệp và gây tốn giấy khi cần in ra. Để khắc phục lỗi này khi tạo bảng trong Word, ta bôi đen toàn bộ bảng, nhấp chuột phải, chọn Table Properties. Ở mục Options, tick bỏ chọn ô Allow row to break across pages và nhấn OK là xong.

 

Tổng kết

Tạo bảng trong Word tưởng chừng là một công việc vô cùng đơn giản, nhưng tạo được những bảng đẹp, chuyên nghiệp, không xảy ra lỗi trong Word thì không phải ai cũng biết. Mong rằng sau bài viết này, bạn có thể tạo bảng trong Word dễ dàng và chuyên nghiệp hơn!