Hướng dẫn những thủ thuật Word hữu ích ai cũng nên biết

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay và bất kì ai trong chúng ta cũng cần sử dụng tới nó. Và để có thể làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn khi làm việc trong Word, chúng ta không thể bỏ qua những thủ thuật Word đơn giản nhưng cực kì hữu ích mà ai cũng nên biết. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu về những thủ thuật Word đó nhé!

Tuyệt đỉnh Word - Ai cũng có thể trở thành Chuyên gia soạn thảo văn bản

Tại sao nên sử dụng các thủ thuật Word khi làm việc trong Microsoft Word

Việc soạn thảo văn bản và in ấn văn bản đã và đang trở nên phổ biến và ngày càng quan trọng trong cuộc sống hiện nay. Việc soạn thảo ra được một văn bản không phải là điều khó, tuy nhiên, soạn thảo văn bản thế nào để vừa nhanh, vừa hiệu quả, lại đảm bảo được độ chính xác, chuẩn mực cho một văn bản thì cần vận dụng tới những thủ thuật Word. Một ví dụ đơn giản, nếu bạn không biết sử dụng những phím tắt trong Word, bạn sẽ mất thời gian rê chuột để tìm kiếm những chức năng đó ở trên thanh công cụ, hoặc phải xóa cả dòng văn bản đi viết lại nếu muốn chuyển cả dòng từ chữ viết hoa sang chữ viết thường....Vậy mới thấy việc biết và áp dụng thủ thuật Word khi làm việc sẽ giúp tiết kiệm thời gian như thế nào! Hãy cùng nhau tìm hiểu những thủ thuật phổ biến nhất trong Word mà bất kì ai cũng nên biết trong bài viết này nhé!

Xem thêm: Các thao tác định dạng đoạn văn, văn bản trong Word

Các thủ thuật Word thường sử dụng

Thủ thuật Word giúp chuyển đổi nhanh chữ viết thường sang chữ viết hoa

Một câu hỏi đặt ra là: Khi bạn có 1 dòng văn bản được viết bằng chữ in thường, giờ bạn muốn đổi cả dòng thành chữ in hoa. Hoặc ngược lại, nếu bạn lỡ tay bật phím Caps Lock làm cả đoạn văn của bạn bị viết hoa, giờ bạn muốn chuyển tất cả lại thành chữ viết thường thì bạn sẽ làm thế nào? Cách mà bạn nghĩ đến có phải là xóa tất cả đi và viết lại hay không? Qúa mất thời gian! Hãy thử áp dụng thủ thuật Word sau đây:

Cách 1:

• Bôi đen dòng hoặc đoạn văn bản muốn đổi từ chữ in hoa sang chữ in thường hoặc ngược lại
• Nhấn tổ hợp phím Shift + F3. Sẽ có 3 chế độ được đổi: Viết hoa tất cả các chữ, viết hoa tất cả chữ cái đầu tiên của từ và viết thường tất cả các chữ. Nhấn tổ phím tắt Shift + F3 cho đến khi đạt được kiểu viết mong muốn.

Cách 2: 

• Bôi đen dòng hoặc đoạn văn bản muốn đổi từ chữ in hoa sang chữ in thường hoặc ngược lại
• Tại thẻ Home, chọn biểu tượng 2 chữ Aa trong nhóm Font. Lúc này sẽ hiển thị các lựa chọn dưới đây. Bạn chỉ cần nhấp vào lựa chọn mong muốn và Word sẽ tự động định dạng lại giúp bạn.
  • Sentence case: Viết hoa chữ cái đầu tiên của câu
  • lowercase: Viết thường tất cả các chữ cái
  • UPPERCASE: Viết hoa tất cả các chữ cái
  • Capitalize Each Word: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ
  • tOGGLE cASE: Chữ viết hoa đổi thành viết thường, chữ viết thường đổi thành viết hoa.

Nhanh hơn rất nhiều phải không nào! Ghi chép thủ thuật Word này vào để áp dụng nhanh khi làm việc nhé!

Xem thêm: Styles là gì? Cách sử dụng chức năng Styles trong Word

Thủ thuật Word giúp ẩn nội dung trong Word

Đôi lúc trong văn bản Word có những phần bạn không muốn người khác đọc được, bạn hoàn toàn có thể ẩn đoạn văn bản đó đi bằng một thủ thuật Word vô cùng đơn giản.

• Bôi đen phần đoạn văn mà bạn muốn ẩn
• Nhấp chuột phải, chọn Font

• Ở mục Effect, chọn Hidden để ẩn đoạn văn đi

• Nhấp chọn OK và lúc này đoạn văn đã hoàn toàn biến mất rồi đó. Dù bạn có nhấp chuột phải, vào lại Font thì cũng không thể làm hiện lại đoạn văn bản đó. Nhưng yên tâm vì đoạn văn đó không biến mất khỏi Word đâu. Để hiển thị lại đoạn văn đó, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + 8 và đoạn văn đã xuất hiện lại ở đúng vị trí ban đầu rồi. Thật là một thủ thuật Word thú vị phải không!

Thủ thuật Word giúp sắp xếp thứ tự các đoạn văn nhanh nhất

Đã bao giờ bạn rơi vào tình trạng, bạn viết xong các đoạn văn trong văn bản rồi, nhưng lại  muốn sắp xếp lại các đoạn văn theo một bố cục khác hợp lý hơn, hoặc bị nhập sai thứ tự các đoạn văn và giờ muốn sắp xếp lại. Cách đầu tiên chúng ta nghĩ đến chắc chắn là cắt đoạn văn cần di chuyển với tổ hợp phím Ctrl + X, sau đó dán vào chỗ mong muốn. Tuy nhiên, nếu lỡ tay nhấn nhầm 1 nút khác hoặc quên mất là mình đã cắt đoạn văn đó rồi và quên không dán thì đoạn văn đó sẽ biến mất vĩnh viễn khỏi Word. Vậy thì làm thế nào để giải quyết tình trạng này? Hãy thử thủ thuật Word sau đây nhé!

• Bôi đen đoạn văn cần di chuyển hoặc sắp xếp lại
• Xác định vị trí bạn muốn di chuyển đoạn văn tới (Di chuyển lên hay di chuyển xuống)
• Nhấn tổ hợp phím Shift + Alt + phím điều hướng lên hoặc xuống. Nhấn giữ cho đến khi đoạn văn tới được chỗ mà bạn mong muốn.

Rất nhanh phải không nào! Phương pháp này không chỉ nhanh nhờ sử dụng tổ hợp phím tắt, mà còn giúp khắc phục được nhược điểm của phương pháp cắt - dán thông thường như không bị mất dữ liệu và có thể trực quan nhìn thấy vị trí muốn đặt đoạn văn. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách tắt gạch chân đỏ kiểm tra chính tả trong Word

Thủ thuật Word giúp xóa định dạng của văn bản 

Khi bạn sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và cùng dán vào Word, bạn cần làm cho chúng đồng bộ về định dạng nhưng loay hoay không biết làm cách nào để tất cả các phần sao chép đó mang định dạng giống hết nhau, tạo thuận lợi và dễ dàng theo dõi cho việc định dạng văn bản thì hãy sử dụng ngay tới thủ thuật Word này giúp xóa định dạng văn bản nhé. Chỉ cần bôi đen toàn bộ phần văn bản muốn xóa định dạng, sau đó, nhấn vào nút này trên thanh công cụ:

Vây là toàn bộ các phần dữ liệu đã mang cùng 1 kiểu định dạng với định dạng mặc định trong Word của bạn rồi đó! Một thủ thuật Word vô cùng hữu ích phải không nào!

Tổng kết

Trong bài viết trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu những thủ thuật Word không phải ai cũng biết những cực kì hữu ích và nên nắm rõ khi làm việc với phần mềm soạn thảo văn bản thông dụng này. Chúc bạn áp dụng thành công những thủ thuật Word này vào trong công việc để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc hơn nhé!