Styles là gì? Cách sử dụng chức năng Styles trong Word

Nếu bạn thường xuyên phải soạn thảo văn bản, cần định dạng văn bản một cách chỉn chu và theo quy định thì việc sử dụng chức năng Styles trong Word vô cùng hữu ích, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc định dạng văn bản. Vậy chức năng Styles trong Word là gì? Làm thế nào để sử dụng chức năng Styles trong Word hiệu quả? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về chức năng này trong bài viết dưới đây nhé!

Tuyệt đỉnh Word - Ai cũng có thể trở thành Chuyên gia soạn thảo văn bản

Chức năng Styles trong Word là gì?

Styles là gì?

Styles trong Word là một tập hợp của các định dạng như: cỡ chữ, màu sắc, giãn dòng,…được định dạng sẵn để áp dụng cho văn bản.

Tại sao cần sử dụng chức năng Styles trong Word?

Khi bạn muốn định dạng 1 văn bản, ví dụ như giãn dòng, giãn đoạn cho văn bản, bạn sẽ bôi đen lựa chọn đoạn văn bản đó, sau đó vào Paragraph và thực hiện điều chỉnh các thông số để giãn dòng, giãn đoạn. Nếu bạn muốn định dạng nhiều văn bản khác nhau theo cùng 1 định dạng đó, bạn sẽ phải lặp đi lặp lại nhiều lần những bước đó, vô cùng mất thời gian và công sức phải không? Thay vì mất thời gian lặp lại những thao tác đó, bạn chỉ cần bôi đen lựa chọn văn bản bạn muốn định dạng, và nhấp lựa chọn những Styles trong Word mà bạn đã thiết lập định dạng sẵn. Như vậy, bạn chỉ cần thiết lập định dạng 1 lần, và sử dụng chức năng Styles trong Word là  có thể sử dụng được nhiều lần sau. Nhanh hơn rất nhiều phải không nào!

Chức năng Styles trong Word  giúp chúng ta 2 nhiệm vụ: Định dạng nhanh văn bản và tạo mục lục. Trong bài viết hôm nay, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng nhanh văn bản bằng chức năng Styles trong Word nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn cách tìm và thay thế định dạng trong Word

Cách thiết lập Styles trong Word

Cách sử dụng chức năng Styles trong Word

Để sử dụng chức năng Styles trong Word, bạn làm theo các bước sau:

Bôi đen lựa chọn đoạn văn bản muốn định dạng. Nếu bạn muốn định dạng nhiều đoạn văn bản cùng 1 kiểu, tuy nhiên các đoạn văn bản bạn muốn định dạng lại nằm không liền kề nhau, thì bạn hãy bôi đen 1 đoạn văn bản, sau đó, nhấn giữ phím Ctrl và bôi đen tiếp đoạn văn bản khác mà bạn mong muốn nhé!

Vào thẻ Home > nhóm Styles. Ở nhóm Styles trong Word này, bạn sẽ thấy Word cung cấp cho người dùng một số style có sẵn với những định dạng về kiểu chữ, màu chữ, giãn dòng, một số kiểu trang trí văn bản..... Bạn chỉ cần nhấp chọn kiểu mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể bấm vào mũi tên ngay bên cạnh để xem thêm nhiều kiểu khác.

Cách tự tạo Styles trong Word 

Nếu bạn cần định dạng văn bản theo mẫu quy định hoặc đơn giản là muốn định dạng văn bản theo ý mình thì bạn hoàn toàn có thể tự tạo Styles trong Word. Có 2 cách để tự tạo Styles trong Word:

Tạo Styles mới bằng cách chỉnh sửa những Styles có sẵn

Ví dụ: Bạn lựa chọn 1 style có sẵn ở mục Styles trong Word, tuy nhiên bạn muốn thay đổi 1 định dạng và giữ nguyên các định dạng khác của style thì bạn làm theo các  bước sau:

Lựa chọn style bạn muốn định dạng cho văn bản trong Word

Nhấp chuột phải vào style đó, sau đó chọn Modify > Format > Lựa chọn yếu tố bạn muốn định dạng lại

Chỉnh sửa yếu tố định dạng đó theo ý muốn, nhấn OK.

Bạn cũng có thể sửa tên của style để dễ dàng sử dụng cho lần sau ở mục Name trong hộp thoại Modify Style

Xem thêm: Cách xuất các bộ Style từ tài liệu này sang tài liệu khác trong Word dễ nhất

Tạo Styles mới hoàn toàn trong Word

Để tạo một style mới hoàn toàn trong Word, bạn làm theo các bước sau:

Nhấp chuột vào mũi tên dưới cùng bên phải của nhóm Styles trong Word, chọn New Style hoặc nhấp vào mũi tên dưới cùng ngay cạnh ô style có sẵn, chọn Create a Style

Hộp thoại Create new style from formatting xuất hiện, chọn Format rồi chọn các yếu tố muốn định dạng, sau đó thoải mái thiết lập những định dạng cho style mới của mình. Nhấn OK để lưu thiết lập cho style.

Gỡ bỏ Styles trong Word

Khi bạn không muốn sử dụng style nào nữa, bạn hãy nhấp chuột phải vào style đó rồi chọn Remove from Style Gallery nhé!

Tổng kết

Trên đây là tất cả những điều cần biết khi sử dụng chức năng Styles trong Word để định dạng nhanh văn bản. Việc sử dụng chức năng Styles trong Word chắc chắn sẽ khiến công việc soạn thảo văn bản của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn nhiều. Chúc bạn áp dụng thành công!