Cách dùng hàm DATEDIF hệ số lương thưởng, thâm niên làm việc cực chuẩn

Nếu bạn là kế toán của 1 cơ quan, doanh nghiệp, việc tính toán thâm niên công tác, thời gian làm việc của để tính hệ số lương, thưởng cho nhân viên mỗi dịp cuối năm là vô cùng quan trọng. Công việc tính toán này đòi hỏi phải chính xác tới từng ngày, tháng, năm vì có ảnh hưởng lớn tới ngân sách công ty.

Nếu bạn còn đang loay hoay không biết làm thế nào để tính toán và thống kê chính xác được dữ liệu trên thì hãy theo dõi bài viết này nhé! Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tính số lượng ngày, tháng, năm giữa 2 thời điểm cụ thể trong Excel.

Cách dùng hàm DATEDIF tính số ngày, tháng, năm giữa 2 thời điểm cụ thể

Số ngày, tháng, năm giữa 2 thời điểm là gì?

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ thử tính thâm niên làm việc chính xác số lượng ngày, tháng, năm.

Cho bảng thông tin ngày vào làm của từng nhân viên trong phòng ban A. Tính tới ngày 31/12/2020 (ngày làm mốc), thâm niên của mỗi người là bao nhiêu năm, ngày, tháng?

Lưu ý: Chuyển dữ liệu thành định dạng MMM/DDD/YYY để tránh xảy ra lỗi khi áp dụng hàm tính toán.

Nguyên tắc và cách dùng hàm DATEDIF tính số lượng ngày, tháng, năm giữa 2 thời điểm cụ thể

Để tính thâm niên làm việc của nhân viên (tính số lượng ngày, tháng, năm giữa 2 thời điểm cụ thể) cần áp dụng những nguyên tắc và phương pháp sau:

Phương pháp: Sử dụng hàm DATEDIF

Công thức chung của hàm DATEDIF:

Cấu trúc: DATEDIF(ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tùy chọn)

• Ngày bắt đầu: là ngày bắt đầu khoảng thời gian cần tính  (Ngày vào làm)
• Ngày kết thúc: là ngày kết thúc khoảng thời gian cần tính (Ngày làm mốc)
• Tùy chọn: Để xác định chính xác kết quả mong muốn trả về:

TÙY CHỌN	KẾT QUẢ TRẢ VỀ
"d"	Số ngày giữa 2 thời điểm cụ thể
"m"	Số tháng giữa 2 thời điểm cụ thể
"y"	Số năm giữa 2 thời điểm cụ thể
"yd"	Số ngày lẻ của năm giữa 2 thời điểm cụ thể
"ym"	Số tháng lẻ của năm giữa 2 thời điểm cụ thể
"md"	Số ngày lẻ của tháng giữa 2 thời điểm cụ thể

Hệ số quy đổi: 1 năm = 12 tháng

Ngày làm mốc: luôn là  ngày cuối tháng hoặc ngày cuối năm

Cách tính số năm giữa 2 thời điểm cụ thể trong Excel

Để tính số năm giữa 2 thời điểm cụ thể (Tính thâm niên làm việc theo số năm), ta áp dụng hàm DATEDIF.

Công thức cụ thể như sau: 

=DATEDIF(Ngày vào làm, Ngày làm mốc,”y”)

Trong đó:

Ngày vào làm: tính từ ô B4 tới ô B8

Ngày làm mốc: ô B2

Lưu ý: Trong trường hợp ngày vào làm > ngày làm mốc (vào làm sau ngày được chọn làm mốc) thì dùng kết hợp hàm IF để biện luận cho trường hợp này.

Công thức như sau: 

= IF(Ngày vào làm>Ngày làm mốc,0,DATEDIF(Ngày vào làm, Ngày làm mốc, “y”))

Lúc này, kết quả sẽ trả về kết quả là 0

Áp dụng vào ví dụ:  

Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc dữ liệu còn gọi là filter trong Excel có bài tập đính kèm

Cách tính số tháng giữa 2 thời điểm cụ thể trong Excel

Chúng ta tiếp tục sử dụng hàm DATEDIF để tính số tháng giữa 2 thời điểm cụ thể trong Excel (tính thâm niên theo số tháng) với công thức: 

=DATEDIF(Ngày vào làm, Ngày làm mốc, “m”)

Lưu ý:

Đối với trường hợp ngày vào làm > ngày kết thúc thì sử dụng kết hợp hàm IF để trả về kết quả là 0 (giống như cách tính đối với số năm)

Khi áp dụng hàm DATEDIF, kết quả bạn nhận được là tổng số tháng giữa 2 thời điểm đó.

Để kết quả trả về có cả số năm và tháng còn lại (các tháng lẻ), ta dùng công thức:

=DATEDIF(Ngày vào làm, Ngày làm mốc, “ym”)

Áp dụng vào ví dụ, ta có:

Cách tính số ngày giữa 2 thời điểm cụ thể trong Excel

Tiếp tục sử dụng hàm DATEDIF để tính số lượng ngày giữa 2 thời điểm cụ thể (tính thâm niên làm việc theo ngày) trong Excel với công thức: 

=DATEDIF(Ngày vào làm, Ngày làm mốc, “d”)

Lưu ý:

Đối với trường hợp ngày vào làm > ngày kết thúc thì sử dụng kết hợp hàm IF để trả về kết quả là 0 (giống như cách tính đối với số tháng, năm)

Tương tự khi sử dụng hàm DATEDIF để tính số tháng để tính số ngày, kết quả bạn nhận được chỉ là tổng số ngày giữa 2 thời điểm cụ thể. Vì vậy, để tính ra được số ngày làm việc lẻ ra giữa 2 thời điểm đó, bạn áp dụng công thức sau:  

=DATEDIF(Ngày vào làm, Ngày làm mốc, “md”)

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm IF trong Excel qua bài tập

Áp dụng vào ví dụ, ta có:

Như vậy, ta có bảng kết quả cuối cùng:

Dễ dàng nhận thấy, nhân viên Vừ A Dính vào làm sau thời gian ngày làm mốc nên kết quả trả về cả 3 cột Năm - Tháng - Ngày đều bằng 0. Các nhân viên khác lần lượt có kết quả như trong ảnh.

TỔNG KẾT

Thật dễ dàng phải không! Chỉ với một hàm DATEDIF mà chúng ta có thể tính toán được thâm niên làm việc của nhân viên nói riêng, hay tính toán chính xác số lượng ngày, tháng, năm giữa 2 thời điểm cụ thể nói chung chỉ trong 30 giây mà thôi.  

Công thức chung vô cùng dễ nhớ: DATEDIF(Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Tùy chọn), với tùy chọn là "y", "m", "d", "ym" "yd", "md" tùy theo dữ liệu mà bạn muốn tính toán.

Mong rằng qua bài viết trên, bạn nắm rõ được cách dùng hàm DATEDIF giúp công việc tính toán trở nên nhanh gọn và dễ dàng hơn. Bạn có thể tải về tài liệu mẫu ở ngay bên dưới bài viết để tham khảo thêm và đừng quên cập nhật những kiến thức tin học văn phòng thú vị khác về Excel tại Gitiho.com nhé!