Mục lục
Bạn đã biết cách để lập công thức số tiền bằng chữ trong Excel chưa? Hãy cùng tìm hiểu thủ thuật nhanh nhất để tạo công thức số tiền bằng chữ cho file Excel của bạn nhé.
Trong những bài viết trước, Gitiho đã giới thiệu đến các bạn cách dùng công thức trên Excel để đọc số tiền bằng chữ thông qua file mẫu được cung cấp, nhưng nhược điểm của file mẫu này lại là không được sử dụng để đọc nhiều bộ số khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách để tự lập được công thức lập công thức số tiền bằng chữ trong Excel.
Trong Tiếng Việt việc đọc số tiền bằng chữ tưởng chừng đơn giản nhưng lại mang tính chất phức tạp như:
Khi đã sáng tỏ các vấn đề sẽ gặp phải khi xây dựng công thức. Bây giờ, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện lập công thức số tiền bằng chữ trong Excel.
Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách đọc số tới hàng trăm tỷ (gồm 12 chữ số). Những số từ hàng nghìn tỷ trở lên các bạn tự phát triển tiếp theo ý tưởng của bài viết.
Một chữ số nguyên bản (ví dụ 1,2,3) là số không có số 0 đằng trước (hoặc có cũng không có ý nghĩa gì). Tuy nhiên, khi muốn phân tách thứ tự của từng vị trí các chữ số trong 1 số, thì số đó cần được hiển thị dưới dạng số có 12 chữ số, cho dù số đó nhỏ hơn hàng trăm tỷ ( thì phải thêm số 0 vào trước).
Cách làm: Lấy số đó cộng với 10 mũ 12 (số có 12 chữ số 0 ở đằng sau).
Cùng hình dung với Gitiho qua ví dụ sau:
Số có 11 chữ số như 10101100011. Khi ta cộng số đó với 10 mũ 12, ta sẽ có được số này dưới dạng số có 12 chữ số như sau: 1.010.101.100.011.
Nếu lấy 12 chữ số từ phải qua trái ta sẽ có được số ban đầu (số có 11 chữ số) nhưng có thêm số 0 ở trước để phản ánh đúng từng con số trong các chữ số nhằm lập công thức số tiền bằng chữ trong Excel
Đọc thêm: Cách dùng NUMWORD Excel Add-in để chuyển Số thành Chữ
Trong hình trên, từ cột C đến N là 12 vị trí tương ứng với 12 chữ số trong số đã cho.
Tại dòng thứ 3, bạn cần sử dụng hàm MID để tách từng vị trí các chữ số trong dãy số ở ô B2 như sau:
=MID(text, start_num, num_chars)
Công thức nhập vào ô C3 sẽ là:
=MID($B$2,C2+1,1)
Trong đó,
Lưu ý: Hàm MID trả dữ liệu về dưới dạng text, do đó chúng ta kết hợp hàm VALUE đểu chuyển kết quả dữ liệu về dạng số (Number).
Từ C3:N3 chúng ta sao chép công thức từ C3 sang phải (thao tác Fill Right, phím tắt Ctrl+R)
Kết quả ta thu được như hình sau đây
Các vị trí có thể bao gồm các số từ 0 đến 9, trong đó số 0 có cách đọc khá phức tạp, tùy vào trước đó có số 0 nào khác hay không. Do đó, chúng ta cần xem xét 2 yếu tố sau:
Dòng 5 trong file Excel như ví dụ, chúng ta sẽ cần lập các công thức Excel để lập công thức số tiền bằng chữ (dòng 4 dành cho mục đích chuyển đổi sang tiếng địa phương/ vùng miền theo yêu cầu).
Tại ô C5, công thức hàm như sau:
=IF(C3=0,””,CHOOSE(C3,”một”,”hai”,”ba”,”bốn”,”năm”,”sáu”,”bảy”,”tám”,”chín”)&” trăm”)
Lưu ý: Ô C3 là vị trí đầu tiên trong chuỗi 12 chữ số, nên chúng ta chỉ xét vị trí của chữ số hàng tỷ đó chứ không cần xét phần phía bên trái nữa.
Trong công thức trên bao gồm các thành phần là:
Đọc thêm: Hướng dẫn cách chuyển số dương thành số âm trong Excel
Từ vị trí này trở đi, chúng ta phải xét cả 2 yếu tố (như đã nêu ở trên)
Do đó, cần so sánh tổng từ ô C3 đến D3 có bằng 0 không.
Nếu bằng 0, công thức sẽ không đọc số thành chữ, kết quả hiển thị sẽ là rỗng.
Nếu khác 0, chứng tỏ vị trí hàng trăm tỷ hoặc hàng chục tỷ hoặc cả 2 vị trí có dữ liệu là chữ số, khi đó chúng ta cần xem xét chi tiết hơn như sau:
Công thức ở ô D5 được viết như sau:
=IF(SUM(C3:D3)=0,””,IF(AND(D3=0,E3=0),””,IF(AND(D3=0,E3<>0),D4,CHOOSE(D3,”mười”,”hai mươi”,”ba mươi”,”bốn mươi”,”năm mươi”,”sáu mươi”,”bảy mươi”,”tám mươi”,”chín mươi”))))
Lưu ý: Khi đọc chữ số ở hàng đơn vị sẽ khác những vị trí hàng trăm như sau:
Tiếp theo, tại vị trí D4, chúng ta cần thiết lập danh sách bởi tính năng Data Validation như hình sau:
Bạn có thể thấy công thức càng phức tạp, chúng ta càng cần phải dùng nhiều hàm IF hơn, vì phải xử lý các thông tin logic phức tạp hơn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thêm hàm SUM hoặc AND để xét đồng thời các vị trí nhằm lập công thức số tiền bằng chữ trong Excel
Tương tự vị trí trên, ta cần xét 2 yếu tố: cần so sánh tổng từ ô C3 đến E3 có bằng 0 không
Nếu bằng 0, công thức sẽ không đọc số thành chữ, kết quả hiển thị sẽ là rỗng.
Nếu khác 0, chứng tỏ 3 vị trí trước đó có thể có dữ liệu là chữ số, khi đó chúng ta cần xem xét chi tiết hơn như sau:
Nếu vị trí hàng chục chứa chữ số thì hàng đơn vị đọc 1 là ''mốt'' và 5 là ''lăm''
Nếu vị trí hàng chục bằng 0 thì hàng đơn vị đọc 1 là ''một'' và 5 là ''năm''
Lưu ý: Chữ số 4 có thể đọc thành ''bốn'' hay ''tư'' tùy thuộc vào từng địa phương. Bạn có thể tạo danh sách cho từ này và tham chiếu ''bốn'' cho giá trị đã chọn đó.
Tiếp tục, công thức ở ô E5 được hiển thị dưới đây:
=IF(SUM(C3:E3)=0,””,IF(AND(SUM(C3:D3)>0,E3=0),” “&E4,CHOOSE(E3,IF(D3>0,”mốt”,”một”),”hai”,”ba”,”bốn”,IF(D3>0,”lăm”,”năm”),”sáu”,”bảy”,”tám”,”chín”)&” “&E4))
Ta được kết quả lập công thức số tiền bằng chữ như sau:
Xem thêm: Hướng dẫn tự xây dựng công thức đọc số tiền bằng chữ - phần 2
Hy vọng qua bài viết trên, các bạn có thể sử dụng Excel để lập công thức đọc số tiền thành chữ, để tiết kiệm thời gian cũng như dễ dàng hơn trong công việc hàng ngày. Kiến thức được chia sẻ trong bài viết này sẽ rất hữu ích với các bạn làm trong lĩnh vực kế toán, tài chính hay ngân hàng. Ngay bây giờ hãy cùng luyện tập thêm với bộ bài tập Excel có đáp án của Gitiho để nằm lòng tin học văn phòng nhé.
Đây là khóa học được xây dựng bởi các chuyên gia tin học văn phòng đã có nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy cho nhân viên của các tập đoàn lớn. Trong khóa học, bạn sẽ được cung cấp kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, vừa học lý thuyết vừa làm bài tập thực hành để dễ dàng tiếp thu kiến thức. Nếu bạn có thắc mắc gì chưa hiểu về bài học, hãy để lại câu hỏi trong mục Hỏi - Đáp ngay bên dưới mỗi video bài giảng. Các chuyên gia Excel sẽ phản hồi bạn trong vòng 24h nhé. Khóa học cũng có tặng kèm những ebook cực hay về thủ thuật Excel giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chúc các bạn học tập hiệu quả.