Hướng dẫn các bước xây dựng mô tả công việc cho vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch

Vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch xuất hiện trong hầu hết mọi ngành nghề trên thị trường, từ các lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm cho tới các công ty xây dựng và sản xuất, kinh doanh hàng hóa.  Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng mô tả công việc của vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch, giúp bạn tuyển chọn được nhân tài cho doanh nghiệp mình nhé!

Bản mô tả công việc của vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch

Vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch là ai? 

Nhân viên kế hoạch có một tên gọi khác trong tiếng anh là Planning staff. Đây là những người thực hiện nhiệm vụ xây dựng và phát triển, lên kế hoạch cho các dự án, quy trình sản xuất và giám sát thực hiện kế hoạch và đảm bảo sự hiệu quả, đúng tiến độ và rong khuôn khổ ngân sách của doanh nghiệp.

Nhân viên kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm hình thành và sáng tạo ra các bản kế hoạch bằng những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của mình để đảm bảo cho sự phát triển bền vững của công ty và đúng theo yêu cầu, chỉ thị của cấp trên.

Ngoài ra công việc nhân viên kế hoạch cũng bao gồm là người tiếp nhận đơn hàng và thông báo cho bộ phận sản xuất của công ty, từ đó thống kê số liệu và báo cáo tình hình cho cấp trên hoặc đối tác.

Xem thêm: Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Giám đốc Đầu tư Khu vực

Bản mô tả công việc của vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch

Dưới đây là bản mô tả công việc của Vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch của một doanh nghiệp:

Chức danh/vị trí công việc: Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch 

Phòng Ban: Phòng KH&HTDA - Ban Đầu tư

Địa điểm làm việc Địa điểm do doanh nghiệp chỉ định

Loại hợp đồng lao động Xác định thời hạn/không xác định thời hạn theo quy định của Công ty

I. THÔNG TIN CHUNG

Báo cáo trực tiếp cho:  Phó Trưởng phòng KH&HTDA

Qui trình công việc liên quan:  

1. Quy trình kiểm soát và lưu trữ hồ sơ

2. Quy trình quản lý và phát hành văn bản

3. Các quy chế, quy trình, quy định có liên quan trong quá trình thực hiện công việc và triển khai thực hiện các dự án đầu tư

4. Các quy trình ban hành bởi Doanh nghiệp

Quan hệ công việc:                      

Bên trong: Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp  

II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

1. Thực hiện lưu trữ, cung cấp hồ sơ các Dự án đầu tư của Doanh nghiệp được an toàn, chính xác và khoa học theo địa bàn được phân công

2. Tổng hợp, báo cáo, lên kế hoạch thực hiện các Dự án đối với Ban lãnh đạo.

3. Thực hiện đến trình ký văn bản, tờ trình, hợp đồng, bản vẽ và các hồ sơ liên quan của Ban Đầu tư trong phạm vi được phân công

4. Thực hiện các công việc hành chính, nhân sự của Ban Đầu tư theo phân công của lãnh đạo phòng/ban

5. Thực hiện rà soát hồ sơ, văn bản pháp lý trước khi phát hành 

III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Trực tiếp theo dõi và thực hiện lưu trữ, cung cấp hồ sơ pháp lý liên quan cho các phòng/Ban/bộ phận trong Doanh nghiệp/cơ quan chức năng theo yêu cầu.

2 Trực tiếp theo dõi, giám sát và tổng hợp, báo cáo kế hoạch thực hiện các dự án đối với Ban lãnh đạo.

3. Trực tiếp tiếp nhận rà soát, soạn thảo các văn bản pháp lý của các phòng trước khi phát hành

4. Thực hiện công tác trình ký văn bản, phát hành văn bản đến các cơ quan chức năng, các địa phương bằng mọi phương thức: email, chuyển phát nhanh, chuyển trực tiếp qua các đường bộ, hàng không… 

5.  Phối hợp với các phòng dự án, VPTĐ để kiểm tra, phát hành và vận chuyển hồ sơ thực hiện thủ tục pháp lý dự án. Phối hợp với các Ban Đối ngoại, TT&MKT, Nhân sự, VPTĐ, thực hiện công tác đối ngoại của BĐT và tổ chức các sự kiện chung của Doanh nghiệp.

6 .Thường xuyên nghiên cứu, cập nhật các văn bản, luật pháp cũng như các quy định mới nhất để áp dụng phù hợp và hiệu quả nhất mang lại lợi ích cho Doanh nghiệp.

7. Tham gia soạn thảo, xây dựng quy trình, quy định, biểu mẫu phục vụ công việc chuyên môn của bộ phận

8. Báo cáo công việc chuyên môn của nhóm định kỳ/ phát sinh theo yêu cầu cấp trên

9. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC 

1. Lưu trữ hồ sơ theo hệ thống thuộc địa bàn được lãnh đạo phân công. 
2. Cung cấp hồ sơ, tài liệu đầy đủ để thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước, các đối tác và làm việc với các phòng/ban/đơn vị thuộc Tập  đoàn theo chỉ đạo của lãnh đạo trong khu vực địa bàn được phân công
3. Báo cáo tổng hợp sát với thực tế thực hiện của các phòng dự án.
4. Đảm bảo văn bản có tính chính xác, tuân thủ theo các các quy trình, luật định cũng như đảm bảo văn bản phát hành chất lượng và hiệu quả.
5. Văn bản được phát hành nhanh, đúng quy trình, đúng tiến độ, đảm bảo quy trình thực hiện hồ sơ pháp lý dự án của các phòng dự án không bị gián đoạn
6. Phối hợp thường xuyên đem lại hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí
7. Áp dụng phù hợp và hiệu quả đem lại lợi ích cho Doanh nghiệp
8. Văn bản, tài liệu được phê duyệt, áp dụng hiệu quả trong hoạt động chuyên môn của bộ phận
9. Thông tin chính xác, được cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu.
10. Báo cáo gửi đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu
11. Đảm bảo xử lý công việc hiệu quả, nhanh, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên.

IV. QUYỀN HẠN

1. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động chuyên môn trong phạm vi được phân công phụ trách/ ủy quyền

2. Có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, hồ sơ, phối hợp thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến hoạt động của dự án/ chỉ đạo của Lãnh đạo Doanh nghiệp

3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... nhân sự thuộc phạm vi phụ trách

4. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn BĐT trong phạm vi phụ trách

V. TRÁCH NHIỆM

1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng/ bộ phận/ lĩnh vực được phân công phụ trách

2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi Lãnh đạo Ban ĐT

3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, BĐT theo Quy định của Doanh nghiệp

4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp

5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách

VI. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU

1. Bằng cấp, Chứng chỉ Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành, Đại học luật, Học viện HCQG, các đại học liên quan.…

2. Kiến thức cần thiết - Có hiểu biết về quản lý dự án đầu tư

- Có hiểu biết về phát triển dự án đầu tư và luật đầu tư và các quya định, văn bản pháp lý có liên quan

- Nắm vững các quy chế, quy định, quy trình có liên quan của Doanh nghiệp và Ban Đầu tư

3. Kỹ năng cần thiết

- Kỹ năng tổng hợp, phân tích
- Kỹ năng quản lý
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai công việc
- Kỹ năng khác như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng giải quyết vấn đề; …
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Giao tiếp cơ bản
- Vi tính Tin học văn phòng (Word, Excel, Microsoft proiect, …).

4. Kinh nghiệm 5 - 7 năm kinh nghiệm thực hiện các dự án đầu tư, trong đó có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm tại các Doanh nghiệp/Doanh nghiệp trong lĩnh vực Bất động sản, nghỉ dưỡng, sân Golf …

5.Thái độ trong công việc Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng, khách quan, chuyên nghiệp. 

6. Sức khỏe Tốt

7. Khác 

- Có thể đi công tác.
- Làm việc thêm giờ khi có yêu cầu giải quyết công việc gấp, khẩn…
- Chịu áp lực, cường độ làm việc cao 

Tổng kết

Trên đây là chi tiết mẫu bản mô tả công việc cho vị trí Chuyên viên Hồ sơ - Kế hoạch, bạn có thể dựa vào đây để xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với doanh nghiệp mình nhé!