Cách xây dựng mô tả công việc cho vị trí Trưởng nhóm Vật tư sân Golf, khách sạn & Xuất nhập khẩu

Chức danh/vị trí công việc      Trưởng nhóm Vật tư sân Golf, khách sạn & Xuất nhập khẩu Phòng Ban: Phòng Vật tư/ Ban VT-ĐT
Địa điểm làm việc Do doanh nghiệp chỉ định
Loại hợp đồng lao động Xác định thời hạn/không xác định thời hạn theo quy định của Công ty
I. THÔNG TIN CHUNG
Báo cáo trực tiếp cho:  Trưởng/Phó trưởng phòng vật tư
Qui trình công việc liên quan:  1. Quy trình mua bán vật tư hàng hóa
2. Các quy chế, quy trình, quy định có liên quan trong quá trình thực hiện công việc mua sắm vật tư thiết bị tại các đơn vị.
Quan hệ công việc:                      Bên trong Bên ngoài
Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp Các đơn vị, các NCC, nhà thầu, đối tác liên quan đến lĩnh vực cung cấp thiết bị nhập khẩu/ thiết bị trong nước liên quan đến hạng mục: sân golf, khách sạn... cho các hoạt động xây dựng của Doanh nghiệp và các Dự án mà Doanh nghiệp đang triển khai.
II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời vật tư, thiết bị liên quan đến hạng mục: sân golf, khách sạn... cho các hoạt động xây dựng, các dự án của Doanh nghiệp và công ty thành viên
III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
1. Xây dựng kế hoạch hoạt động của Nhóm theo phân công từ Phó/ Trưởng phòng mua sắm và cung ứng vật tư 5%
2. Phân công, giám sát, báo cáo kết quả mảng công việc của Nhóm được giao phụ trách, bao gồm nhưng không giới hạn các công việc sau đây: 70%
2.1. Tiếp nhận và xử lý các phiếu yêu cầu vật tư vật liệu từ tất cả các dự án, đơn vị nội bộ  
2.2. Tìm các nhà cung cấp, lấy báo giá và đề xuất chọn NCC phù hợp   
2.3. Làm tờ trình, hợp đồng, hồ sơ thanh quyết toán cho NCC được duyệt.  
3. Giám sát tiến độ giao hàng, phối hợp Phòng vật tư dự án thực hiện công tác chuẩn bị tiếp nhận và sử dụng, kiểm tra hàng hóa, xử lý tình huống trong quá trình giao nhận vật tư, thiết bị. 10%
4. Thực hiện báo cáo báo cáo chuyên môn của Nhóm định kỳ/phát sinh  10%
5. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên 5%

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC 
Kế hoạch hoạt động khả thi, thể hiện đầy đủ các hạng mục chức năng, nhiệm vụ của Nhóm.
Kế hoạch được Trưởng phòng/Lãnh đạo ban phê duyệt trước khi triển khai thực hiện
Đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc của Nhóm.
Đảm bảo việc cung cấp vật tư cho DA nhanh chóng, kịp thời
Có danh sách data các nhà cung cấp (đáp ứng yêu cầu năng lực theo tiêu chuẩn của Doanh nghiệp) được cập nhật, theo dõi, đánh giá sàng lọc thường xuyên.
Hoàn thành công việc theo đúng tiến độ
Đảm bảo hàng hóa được giao đúng, đủ, chính xác tiến độ, số lượng, chất lượng theo hợp đồng mua bán đã ký kết.
Xử lý giảm thiểu thấp nhất các rủi ro phát sinh trong quá trình mua hàng
Báo cáo gửi đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu
Hoàn thành công việc theo yêu cầu

IV. QUYỀN HẠN
1. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động chuyên môn trong phạm vi được phân công phụ trách/ ủy quyền
2. Có quyền từ chối không xử lý nếu đề xuất của đơn vị không đủ hoặc sai với quy định của Doanh nghiệp
3. Đại diện Doanh nghiệp làm việc với các đơn vị thành viên, khách hàng, đối tác thực hiện hoạt động liên quan đến hoạt động mua bán vật tư xây dựng/ sân golf/ khách sạn…
4. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng nhóm vật tư xuất nhập khẩu đã được ban hành
V. TRÁCH NHIỆM
1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi  Phó/Trưởng phòng Vật tư
3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Phòng theo Quy định của Doanh nghiệp
4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp
5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách
VI. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU
1. Bằng cấp, Chứng chỉ Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành kinh tế, xuất nhập khẩu… hoặc các chuyên ngành liên quan
2. Kiến thức cần thiết - Có kiến thức về xây dựng cơ bản phù hợp
- Có kiến thức về xuất nhập khẩu
- Nắm vững các quy chế, quy định, quy trình của Doanh nghiệp/ Ban KTĐT có liên quan đến phạm vi công việc được giao
3. Kỹ năng cần thiết - Kỹ năng tổng hợp, phân tích
- Kỹ năng quản lý
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai công việc
- Kỹ năng khác như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng giải quyết vấn đề; …
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Giao tiếp cơ bản
- Vi tính Tin học văn phòng  (Word, Excel, Microsoft proiect, …)
4. Kinh nghiệm 3 - 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua bán vật tư xuất nhập khẩu, trong đó có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm tại các Doanh nghiệp/Doanh nghiệp trong lĩnh vực Bất động sản, nghỉ dưỡng, sân Golf …
5.Thái độ trong công việc Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng, khách quan, chuyên nghiệp. 
6. Sức khỏe Tốt
7. Khác - Có thể đi công tác.
- Làm việc thêm giờ khi có yêu cầu giải quyết công việc gấp, khẩn…
- Chịu áp lực, cường độ làm việc cao