Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Trưởng Phòng Đấu thầu

Trưởng phòng đấu thầu là vị trí có vai trò rất quan trọng với công ty, doanh nghiệp hiện nay, đặc là với lĩnh vực xây dựng. Nhưng nhiều bộ phận hành chính nhân sự của nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết xây dựng mô tả như thế nào cho chuẩn và chuyên nghiệp, hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách xây dựng mô tả công việc của vị trí Trưởng Phòng Đấu thầu, giúp bạn tuyển chọn được nhân tài cho doanh nghiệp mình nhé!

Bản mô tả công việc của vị trí Trưởng Phòng Đấu thầu

Trưởng Phòng Đấu thầu là ai? 

Trường phòng đấu thầu là một vị trí quan trọng trong công ty, có nhiệm vụ quản lý và tổ chức hoạt động của toàn bộ nhân viên trong phòng ban của mình. Ngoài ra, Trưởng phòng đấu thầu còn thực hiện việc điều phối, phân chia công việc cho nhân viên để thực hiện tốt chức năng công việc của phòng như tổ chức và triển khai công tác đấu thầu hay quản lý hợp đồng và các hồ sơ đấu thầu của công ty, doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Kiến trúc sư Quy hoạch

Bản mô tả công việc của vị trí Trưởng Phòng Đấu thầu

Dưới đây là bản mô tả công việc của vị trí Trưởng Phòng Đấu thầu của một doanh nghiệp:

Chức danh/vị trí công việc: Trưởng Phòng Đấu thầu 

Phòng Ban: Phòng Đấu thầu/ Ban KTĐT

Địa điểm làm việc Do doanh nghiệp chỉ định

Loại hợp đồng lao động Xác định thời hạn/không xác định thời hạn theo quy định của Công ty

I. THÔNG TIN CHUNG

Báo cáo trực tiếp cho:  Phó Ban Kinh tế Đấu thầu/ Trưởng Ban Kinh tế Đấu thầu

Qui trình công việc liên quan: 

1. Quy trình Đánh giá và lựa chọn nhà thầu;
2. Các quy chế, quy trình, quy định, thông báo, hướng dẫn khác trong công việc.

Quan hệ công việc:                      

Bên trong: Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp 

Bên ngoài: Các nhà thầu; nhà cung cấp

II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Tổ chức bộ máy hoạt động của Phòng Đấu thầu thực hiện các mục tiêu sau:
1. Đảm bảo triển khai công tác đấu thầu tuân thủ quy định, quy trình của Doanh nghiệp, Nhà Nước, đề xuất được các nhà thầu phù hợp nhất thực hiện các gói thầu tại các dự án của Doanh nghiệp và công ty thành viên. 
2. Nhận diện những hạn chế, thiếu sót để kiến nghị các biện pháp khắc phục, phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình đấu thầu tại Doanh nghiệp.

III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Đấu thầu trong ngắn hạn và dài hạn 10% 
2. Phân công, giám sát, báo cáo kết quả công việc của Phòng bao gồm nhưng không giới hạn các công việc sau đây: 70%
2.1. Xây dựng, cập nhật quy trình, quy định, tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu.
2.2. Tổ chức đấu thầu cho các gói thầu thiết kế, xây lắp và mua sắm vật tư thiết bị của Doanh nghiệp .
2.3. Tham mưu cho Hội đồng đấu thầu/Ban QLCDA về công tác đấu thầu (lựa chọn tư vấn QLDA, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế, nhà thầu thi công, nhà cung cấp vật tư).
2.4. Chủ trì (phối hợp với các phòng/ban) đàm phán hợp đồng các gói thầu.
2.5. Thẩm định lại dự toán thiết kế sau khi Phòng QLTK làm việc với nhà thầu.
2.6. Quản lý công tác đấu thầu các gói tư vấn QLDA.
2.7. Lưu trữ và quản lý tài liệu đấu thầu.
2.8. Cập nhật ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ và vật liệu vào công tác đấu thầu; thực hiện các giải pháp cải tiến quy trình thực hiện.
3. Quản lý nhân sự của Phòng Đấu thầu, Phòng Đấu thầu tại dự án: xây dựng hệ thống, tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân sự thuộc Phòng. 10%
4. Thực hiện báo cáo kết quả hoạt động/báo cáo chuyên môn của Phòng Đấu thầu định kỳ/phát sinh. 5%
5. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên. 5%

Kết quả cần đạt được

1. Kế hoạch hoạt động khả thi, dự toán được nguồn lực tài chính, thời gian triển khai trong quá trình mua sắm vật tư thiết bị.
2. Kế hoạch được Lãnh đạo Doanh nghiệp phê duyệt trước khi triển khai thực hiện
3. Đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc của Phòng theo cam kết/ kế hoạch đã duyệt
4. Đảm bảo 100% quy trình, quy định, tiêu chuẩn được ban hành và áp dụng vào thực tiễn công tác đấu thầu
5. Đáp ứng tiến độ, số lượng, chất lượng theo kế hoạch đấu thầu đã được phê duyệt thực hiện/ yêu cầu của đơn vị. Các trường hợp chênh lệch đều có giải trình và được phê duyệt bởi Lãnh đạo đơn vị.
6. Đảm bảo Quá trình chọn thầu tuân thủ theo Quy trình hiện hành trên nguyên tắc khách quan, minh bạch. Lựa chọn được Nhà thầu có phương án thực hiện tối ưu nhất, giá đề xuất hợp lý nhất, tiến độ thực hiện hợp lý và thời gian chọn thầu đúng tiến độ theo Kế hoạch đề ra.
7. Hợp đồng các gói thầu được phê duyệt; đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin, tuân thủ biểu mẫu, quy phạm theo quy định của Doanh nghiệp, Quy trình Đấu giá và lựa chọn nhà thầu. 
8. Nội dung bản cứng Tờ trình, Hợp đồng phải bổ sung/điều chỉnh dưới 03 lần; Mức điều chỉnh dưới 05%
9. Loại trừ được các nội dung bất hợp lý trong dự toán thiết kế, các nội dung giải trình được bổ sung bằng văn bản (có phê duyệt của Lãnh đạo đơn vị).
10. Sai số điều chỉnh không vượt quá 10%
11. Đảm bảo Quá trình chọn thầu tuân thủ theo Quy trình hiện hành trên nguyên tắc khách quan, minh bạch. Lựa chọn được Nhà thầu có phương án thực hiện tối ưu nhất, giá đề xuất hợp lý nhất, tiến độ thực hiện hợp lý và thời gian chọn thầu đúng tiến độ theo Kế hoạch đề ra.
12. Các bước trong Quy trình Lựa chọn nhà thầu đều được kiểm tra, soát xét.
13. 100% các vị trí nhân sự hiểu và thực hiện đúng quy trình;
14. Công tác lưu trữ và quản lý tài liệu đấu thầu được thực hiện khoa học và đúng quy định; 100% các lỗi quy trình đều được yêu cầu khắc phục và không lặp lại.
15. Đảm bảo các nhân sự của Phòng cập nhật kịp thời, liên tục và áp dụng các ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ, vật liệu, cải tiến quy trình công việc nâng cao hiệu quả thực hiện công tác chuyên môn của phòng trong thực tế.
16. Đảm bảo có đủ nguồn nhân lực chất lượng phục vụ hiệu quả cho hoạt động của Phòng Đấu thầu. Tuân thủ quy trình, quy định, nội quy Doanh nghiệp có liên quan đến công tác khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,..
17. Thông tin chính xác, được cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu.
18. Báo cáo gửi đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu
19. Hoàn thành công việc theo yêu cầu

IV. QUYỀN HẠN

1. Đại diện Doanh nghiệp làm việc với các đơn vị thành viên, khách hàng, đối tác thực hiện hoạt động chuyên môn của Phòng Đấu thầu trong phạm vi được phân công/ủy quyền

2. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động của Phòng Đấu thầu trong phạm vi được phân công phụ trách.

3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... nhân sự thuộc phạm vi phụ trách

4. Đề xuất xây dựng, sửa đổi các quy trình mua bán vật tư, quy định quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị…

5. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Đấu thầu.

V. TRÁCH NHIỆM

1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của Phòng Đấu thầu

2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi Lãnh đạo Ban KTĐT

3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Phòng theo Quy định của Doanh nghiệp

4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp

5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách

VI. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU

1. Bằng cấp, Chứng chỉ - Kỹ sư XDDD & CN (ưu tiên) hoặc kỹ sư KTXD.

2. Kiến thức cần thiết - Pháp luật trong hoạt động XD;
- Quản lý trong hoạt động XD;
- Quy trình, công nghệ thi công, lắp đặt trong XD;
- Cơ cấu, hao phí trong hoạt động xây dựng.

3. Kỹ năng cần thiết - Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai công việc
- Kỹ năng quản lý nhân viên
- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục, giao tiếp
- Kỹ năng quản trị rủi ro
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Giao tiếp cơ bản
- Vi tính Tin học văn phòng (Word, Excel, Microsoft proiect, …)

4. Kinh nghiệm Kinh nghiệm tối thiểu từ 07 đến 10 năm (ưu tiên). Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm trong công tác đấu thầu tại vị trí và phạm vi tương tự.

5. Thái độ Trung thực, cẩn trọng, chính xác.

6. Sức khỏe Tốt.

7. Khác

- Làm việc ngoài giờ;
- Có khả năng đi công tác (không thường xuyên). 

Tổng kết

Trên đây là chi tiết mẫu bản mô tả công việc cho vị trí Trưởng Phòng Đấu thầu, bạn có thể dựa vào đây để xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với doanh nghiệp mình nhé!