Những nội dung cơ bản trong chi phí quản lý dự án cập nhật mới nhất 2023

Chi phí quản lý dự án dùng để quản lý, kiểm soát, thực hiện một dự án. Khoản này nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và ngân sách. 

Vậy chi phí quản lý dự án gồm những gì? Làm thế nào để xác định được nguồn phí chi tiết? Bài viết sau đây Gitiho sẽ giúp bạn trả lời cụ thể nhất. 

Chi phí quản lý dự án là gì? Phục vụ những công việc nào?

Chi phí quản lý dự án là gì? Thuật ngữ này được định nghĩa rất cụ thể tại điểm D khoản 1 Điều 5 Nghị định 10/2021/NĐ-CP, Chính phủ ban hành ngày 09/02/2021. Theo đó, chi phí quản lý dự án có thể hiểu là những hạng mục chi phí cần thiết để tổ chức, quản lý việc thực hiện các công việc liên quan tới dự án từ chuẩn bị, thực hiện đến khi kết thúc.

Hiểu đơn giản, chi phí quản lý dự án là nguồn ngân sách dùng để quản lý dự án tương ứng với thời gian, phạm vi công việc đã được phê duyệt dựa trên tỷ lệ % phù hợp. 

Nguồn phí này thường xác định hàng năm căn cứ trên nhiệm vụ, dự toán đã lập. Tuy nhiên nhà quản lý cũng có thể thay đổi linh hoạt nhằm đảm bảo tiến độ công việc. Theo quy định, chi phí quản lý dự án được dùng cho các hoạt động sau:

• Giám sát mọi công tác xây dựng. 
• Lựa chọn phương án thiết kế. 
• Bồi thường, hỗ trợ tái định cư trong phạm vi thuộc trách nhiệm chủ đầu tư. 
• Lựa chọn nhà thầu. 
• Quản lý chất lượng công trình. 
• Giám sát tiến độ.
• Hoạt động nghiệm thu.
• Thanh toán hợp đồng. 

Bên cạnh đó, chi phí quản lý dự án còn sử dụng cho nhiều công tác liên quan giám sát, thẩm định công trình. Tất cả phải được cân đối một cách phù hợp tránh thiếu hụt ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch tài chính. 

Những nội dung cơ bản trong chi phí quản lý dự án

Nội dung quản lý chi phí dự án được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 30 Nghị định 10/2021/NĐ-CP. Theo đó khi điều hành một dự án, chi phí quản lý sẽ tính vào những điều sau:

• Các chi phí liên quan đến tiền lương, thưởng, phụ cấp cho các bộ phận quản lý dự án, tiền công lao động. 
• Chi phí cho công nghệ, kỹ thuật, hoạt động đào tạo nâng cao năng lực nhân sự quản lý dự án. 
• Dịch vụ công. 
• Vật tư văn phòng phẩm. 
• Chi phí truyền thông. 
• Tổ chức hội nghị, sự kiện liên quan tới dự án. 
• Công tác phí. 
• Chi phí dự phòng. 

Tất cả những khoản phí này đều yêu cầu có hóa đơn chứng từ đầy đủ. Căn cứ vào đó, chủ doanh nghiệp mới có thể tiến hành tất toán thuế đúng theo quy định. 

Xác định chi phí quản lý dự án chi tiết

Dễ nhận thấy chi phí quản lý dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các đơn vị xây dựng. Dựa vào đây người làm quản lý dễ dàng nắm bắt và phân bổ ngân sách một cách hợp lý. Nội dung sau sẽ tiếp tục bật mí cho bạn cách xác định chi phí này. 

Định mức chi phí quản lý dự án

Định mức chi phí quản lý dự án chính là cơ sở để xác định chi phí quản lý. Điều đó được Bộ Xây dựng quy định tại Bảng 1.1 ban hành kèm theo Thông tư 12/2021/TT-BXD của bộ. Mỗi loại công trình chi phí xây dựng và thiết bị sẽ có định mức theo tỷ lệ phần trăm khác nhau. 

Sau khi đã xác định chi phí quản lý dự án, chủ đầu tư cần chú ý biểu phí chưa bao gồm các khoản chi phí như: Khoản phí dự phòng, phí thẩm định, thiết kế xây dựng …. Ngoài ra bạn nên nhớ rằng phí quản lý dự án của công trình xây dựng hàng không sẽ tính theo định mức của công trình dân dụng. 

Cách xác định chi phí quản lý 

Theo quy định, chi phí quản lý dự án sẽ bao gồm nhiều hạng mục khác nhau. Để tính toán chi phí này bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định các hoạt động cần thiết để quản lý dự án, gồm: Lập kế hoạch, điều phối, giám sát tiến độ, quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, báo cáo tiến độ, giải quyết vấn đề. 
• Bước 2: Ước tính số giờ lao động cần thiết cho mỗi hoạt động và tính toán tổng số giờ lao động cần thiết cho toàn bộ dự án. 
• Bước 3: Xác định mức lương, chi phí khác của nhân viên tham gia quản lý dự án bao gồm cả các khoản bảo hiểm, phúc lợi. 
• Bước 4: Tính toán tổng chi phí quản lý dự án bằng cách nhân số giờ lao động cần thiết cho mỗi hoạt động với mức lương và chi phí khác của nhân viên. 
• Bước 5: Xem xét các chi phí liên quan đến dự án như: Chi phí cho phần mềm quản lý, các buổi họp, đào tạo, văn phòng phẩm….
• Bước 6: Tính tổng chi phí dự án. 

Những bước trên sẽ giúp bạn xác định chi phí quản lý dự án một cách chính xác, đầy đủ. Tuy nhiên để đảm bán tính tin cậy của các ước tính, bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố liên quan đến phạm vi dự án, độ phức tạp của công việc, kinh nghiệm nhân sự hay yếu tố rủi ro. 

Như vậy, tính toán, phân bổ chi phí quản lý dự án là việc không hề đơn giản. Ngoài việc am hiểu về công trình, bạn cần phải có kiến thức liên quan tới kế toán, quản trị. Nếu muốn tự tin khi thực hiện công việc này, bạn hãy tham khảo ngay khóa học về quản lý chi phí dự án do Gitiho triển khai.