Quy định mới nhất về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp (Phần 1)

Con dấu là một trong những thành phần rất quan trọng, thể hiện tính pháp lý trong các văn bản của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 đã đưa ra những cập nhật và sửa đổi về quy định quản lý và sử dụng con dấu. Những điểm thay đổi đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Pháp luật điều chỉnh con dấu doanh nghiệp

Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Con dấu của doanh nghiệp là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của mình để thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Các văn bản như hợp đồng, điều lệ, quy định ….của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu.

Từ năm 2021, vì yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới và rút gọn thủ tục hành chính ngày càng tăng thì  Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống được làm ở các cơ sở khắc dấu thì chữ kí số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.

Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định:

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này    

Tuy nhiên, hiện nay, Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư 2020 mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây.

Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp 

Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định: Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thẩm quyền quyết định

Quy định về thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu như sau:

• Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân. 
• Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh
• Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. 
• Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).

Mẫu con dấu công ty

Mẫu con dấu của công ty cần thể hiện thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Mẫu con dấu có thể là hình tròn, hình đa dạng hoặc hình dạng khác, tuy nhiên phải có sự thống nhất với nhau. 

Nội dung con dấu

Trong nội dung con dấu cần có những thông tin cơ bản về doanh nghiệp. Đó là: 

• Thông tin về mã số doanh nghiệp
• Tên doanh nghiệp

Ngoài 2 thông tin cơ bản bắt buộc phải có nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, chỉ cần không vi phạm vào các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP. 

Những điều cấm về con dấu

Doanh nghiệp được tự quyết về nội dung con dấu. Tuy nhiên, nội dung con dấu không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

• Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Xem thêm: Quy định mới nhất về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp (Phần 2)

Tổng kết

Trong phần 1 của bài viết, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về pháp luật điều chỉnh con dấu, cũng như những quy định trước đây về con dấu doanh nghiệp. Vậy có những nội dung nào về con dấu được đổi mới và cập nhật trong Luật doanh nghiệp 2020? Hãy đọc phần 2 của bài viết để tìm hiểu thêm về chủ đề này bạn nhé.