Quy định mới nhất về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp (Phần 2)

Trong phần 1 của bài viết, chúng ta đã tìm hiểu về các quy định chung về con dấu doanh nghiệp. Trong phần 2 này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu xem những điểm mới nào về quy định con dấu doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần chú ý nhé!

Xem thêm: Quy định mới nhất về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp (Phần 1)

Những điểm mới về con dấu doanh nghiệp

Theo Luật doanh nghiệp 2020, quy định về con dấu doanh nghiệp được bổ sung và chỉnh sửa như sau:

Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức:

1. Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
2. Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Việc công nhận chữ ký điện tử được sử dụng như con dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm được thời gian, chi phí cho các giao dịch điện tử, giao dịch toàn cầu. 

Xem thêm: Bảo hiểm xã hội 1 lần là gì? Cách tính mức hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần

Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải đảm bảo 2 nội dung là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo khoản 2, điều 43 Luật doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật.

Ngoài nội dung của con dấu, doanh nghiệp còn được tự quyết định loại dấu và số lượng, hình thức, nội dung của con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị khác - điều chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật doanh nghiệp 2014

Doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Trước đây, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký odanh nghiệp (theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014)

Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Xem thêm: Chia sẻ 5 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel thường dùng

Quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu

Trước đây, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của điều lệ công ty (theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014). Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định này đã được bổ sung thêm căn cứ.  Ngoài được thực hiện theo Điều lệ công ty, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.

Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp: Hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Điều kiện để sử dụng con dấu

Điều kiện sử dụng con dấu được quy định tại Điều 43 luật doanh nghiệp 2020 như sau:

Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:

a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;

b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Vì vậy, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Xem thêm: Các khoản không tính vào lương tháng tham gia bảo hiểm xã hội (Phần 1)

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

• Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. 
• Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
• Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.

Tổng kết

Trên đây là những điểm mới trong Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp. Mong rằng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích giúp bạn thực hiện tốt các quy định về con dấu doanh nghiệp