Content guideline - Quy chuẩn viết nội dung tương tác dành cho UX Writter

Content guideline được xem như là bộ quy chuẩn “gối đầu giường” dành cho UX Writer khi “hành nghề” UX Writing. Nếu bạn đang có dự định theo đuổi ngành UX Writing thì nhất định phải nắm vững những định nghĩa, quy tắc hay những lưu ý khi xây dựng Content guideline dưới đây. Cùng chúng mình tìm hiểu thế nào Content guideline và cách xây dựng khung Content guideline trong bài viết dưới đây nhé. 

Phân biệt brand guideline và content guideline

Brand guideline

Brand guideline sẽ có rất nhiều tên gọi khác như: brand style guide, brandbook, brand identity guideline. Tất cả đều dùng để chỉ một tập hợp những quy chuẩn về việc nhận diện thương hiệu. 

Một thương hiệu dù lớn hay nhỏ thì cũng đều phải có Brand guideline. Bởi nếu không có, thì sẽ không ai biết đến thương hiệu, sản phẩm có logo là gì, màu sắc chủ đạo ra sao, triết lý thương hiệu gồm những gì…

Khóa học UX Writing - Bí thuật giữ chân người dùng bằng nội dung tương tác 

Brand guideline có gì?

Nhận diện thương hiệu (Brand Identity)

Đây là phần giới thiệu giúp mọi người có cái nhìn tổng thể về thương hiệu, bao gồm:

• Đâu là sứ mệnh và triết lý kinh doanh của thương hiệu?
• Tầm nhìn dài hạn của thương hiệu là gì?
• Bạn định vị thương hiệu ở đâu trong thị trường, hướng tới đối tượng nào?

Chân dung người dùng (User Persona)

Xây dựng chân dung người dùng (và cá tính của họ) sẽ cho bạn cái nhìn rõ hơn về đối tượng cần tiếp cận, qua đó sẽ xây dựng được sản phẩm và nội dung phù hợp nhất.

Logo/icon

Bất kể thương hiệu của sản phẩm nào cũng đều cần có logo. Logo được thể hiện với màu sắc nào? Sử dụng logo ra sao?

Ngoài logo thì icon (phiên bản thu gọn của logo) cũng sẽ có hướng dẫn sử dụng và quy định cụ thể

Content guideline

Content guideline là quy chuẩn hướng dẫn về tiếng nói, giọng điệu, cách hành văn, độ dài,… về thương  hiệu truyền đạt đến đối tượng mục tiêu

Đều là guideline, đều là quy chuẩn nhưng Brand guideline và Content Guideline lại rất khác nhau.

• Brand guideline: là kim chỉ nam cho đội Marketing
• Content guideline: là kim chỉ nam cho đội sản phẩm.

Nếu như Brand guideline là tập hợp những quy chuẩn về cả phần nhìn và phần nội dung thương hiệu thì Content guideline sẽ chỉ tập hợp những quy chuẩn về nội dung sản phẩm, tiếng nói và tông điệu áp dụng cho từng hành trình của người dùng.

Brand guideline thường được các thương hiệu lớn thuê Agency làm một phần hoặc toàn phần, trong khi Content guideline thường phải được tạo ra bởi chính những người làm nội dung sản phẩm của thương hiệu đó.

Chia sẽ mẫu content guideline

Ví dụ 1: Mailchimp

Như bạn thấy trong hình trên, bộ content guideline của Mailchimp bao gồm các phần như: writing goals and principles (mục đích và nguyên tắc viết), voice and tone (tiếng nói và tông điệu), writing about mailchimp (viết về mailchimp), web elements (viết cho những thành phần trên web),…

Ví dụ 2: Shopyfi

Cũng như Mailchimp, shopify cũng có những phần trong content guideline: đầu tiên là voice and tone (tiếng nói và tông điệu), voice guidelines (quy chuẩn tiếng nói riêng), grammar and mechanics (ngữ pháp)…

Tìm hiểu về UX Writing - Bí quyết giữ chân người dùng bằng nội dung tương tác

Hướng dẫn xây dựng khung content guideline

Khi xây dựng content guideline cần chú ý những điều sau: 

Tiếng nói và tông điệu

Đây là phần quan trọng bậc nhất giúp những UX Writer khi viết sẽ biết mình cần đi theo những tiếng nói nào, sử dụng tông điệu ra làm sao. Tiếng nói sản phẩm phải tương đồng với tiếng nói thương hiệu và thể hiện được tính cách thương hiệu. Tông điệu phải phù hợp với từng hành trình của người dùng.

Quy chuẩn về ngôn ngữ, ngữ pháp

Chỗ nào dùng icon, chỗ nào dùng từ ngữ, đơn vị tiền tệ viết thế nào, thời gian, địa điểm, cách đặt dấu câu,… Tất cả đều phải có quy chuẩn để đồng nhất.

Ví dụ: khi bạn làm thương mại điện tử thì cái quan trọng nhất đó chính là đơn vị tiền tệ. Không thể viết lung tung, chỗ là “VNĐ”, chỗ là “vnđ” hay “đồng”,..

Giới hạn những điều nên tránh

Giới hạn số chữ cho những không gian nhất định (pop-up, empty state, 404 page…) thông báo (push notification), email… đều cần có để mọi người tham khảo.

Những từ nào nên dùng, không nên dùng, dùng sai, cần ghi rõ

Ví dụ cụ thể

Ví dụ 1: Mailchimp

Khi viết cho mạng xã hội cần viết ngắn nhưng thông minh.

Một số mạng xã hội có giới hạn về số từ. Về cơ bản, luôn phải cố gắng viết gọn:

+ Twitter: tối đa 280 ký tự

+ Facebook: không giới hạn nhưng cố gắng viết 1-2 dòng

+ Instagram: Không giới hạn, nhưng cố gắng viết 1 câu hoặc 1 đoạn ngắn. Được dùng emoij.

Cố gắng bỏ bớt từ thừa, có thể viết tắt một số từ, nhưng không dùng số thay cho chữ (ví dụ 4 thay cho bốn).

Ví dụ 2: Shopyfi

Nút bấm:

• Cần rõ ràng. Người bán cần biết điều gì xảy ra khi bấm nút đó.
• Luôn bắt đầu nút bấm bằng động từ mạnh theo cấu trúc: Động từ + danh từ (bổ ngữ) trừ trường hợp đặc biệt như “xong”, “đóng”, “hủy”…

Kết luận

Trên đây là những quy chuẩn và lưu ý khi xây dựng content guideline mà UX Writer cần biết. Nếu bạn muốn học thêm về UX Writing, bạn hãy tham khảo khóa học UX Writing - Bí thuật giữ chân người dùng bằng nội dung tương tác chúng mình nhé. Đây là khóa học giúp bạn thấu hiểu tư duy thiết kế trải nghiệm người dùng, xây dựng các kỹ năng viết nội dung tương tác, viết content guideline, tone và voice cho sản phẩm. Tham gia khóa học UX Writing ngay hôm nay để trang bị những kỹ năng trở thành một UX Writer chuyên nghiệp trong tương lai bạn nhé.