Excel trực tuyến và Google trang tính: Lựa chọn nào phù hợp cho bạn?

Nên dùng Excel trực tuyến hay Google trang tính? Công cụ nào dễ sử dụng và tiện lợi hơn cho công việc văn phòng? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu kỹ trong bài viết này nhé!

Khi làm việc với các bảng tính, chúng ta cần hiểu rõ về những chức năng cơ bản thường sử dụng. Cả Excel trực tuyến và Google trang tính đều cung cấp cùng một bộ các tính năng cần thiết, nhưng mỗi chương trình đều có những ưu điểm riêng.

Các tính năng trong Excel trực tuyến và Google trang tính

Excel trực tuyến

• Khi bạn chèn hoặc xóa các ô, bạn có thể chọn để chuyển dữ liệu hiện có. Điều này cho phép bạn nhanh chóng thêm một vài dữ liệu bị thiếu vào đúng nơi đã chỉ định sẵn trong bảng.
• Ngoài ra, bạn có thể thêm một email hoặc mục tham khảo trong tài liệu, đây thực sự là một tính năng khá tiện lợi.
• Việc cắt và dán dữ liệu được thực hiện rất tiện lợi.
• Tab Trang chủ trong Excel trực tuyến không thay đổi.

Tính năng được đánh giá cao nhất ở đây phải kể đến công dụng chuyển một mảng dữ liệu vào một bảng. Nhờ đó, các tiêu đề sẽ được làm nổi bật và mỗi hàng khác nhau sẽ được đánh dấu bởi các màu rất gọn gàng, thêm vào đó còn có thể gạch chân bằng dấu gạch dưới to gấp đôi.

Xem thêm: Hướng dẫn di chuyển trang tính Excel trực tuyến, chia sẻ, nhúng mã trên trang web và làm chúng có khả năng tương tác

Google Trang tính

• Google Trang tính cung cấp thêm nhiều tùy chọn dán đặc biệt như: bạn có thể chuyển đổi dữ liệu, loại trừ đường biên khi bạn sao chép định dạng và dán xác nhận dữ liệu, định dạng có điều kiện, và có thêm các lựa chọn nâng cao.
• Khi bạn làm việc với các bảng có hơn ba mươi hàng và hai mươi cột, bạn sẽ thấy tính năng freeze panes (tính năng dùng để cố định dòng và cột) vô cùng hữu ích.
• Có một tính năng đáng ngạc nhiên nữa là Missing – giá trị trống trong Excel trực tuyến: được sử dụng để thay thế hồ sơ. Excel trực tuyến cho phép bạn thực hiện tìm kiếm trực tuyến cơ bản nhưng bạn sẽ không tìm thấy cách để thay thế dữ liệu bằng cách sử dụng các phương tiện chuẩn của nó. Mặt khác, Google Trang tính có tất cả các công cụ cần thiết: tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường, làm việc với các biểu thức chính quy và các tùy chọn thay thế.

Với Google Trang tính, các bạn được hỗ trợ rất nhiều ở phần kiểu dáng và màu sắc đường biên của ô, ngoài ra còn có các lựa chọn cho gói văn bản và định dạng vẽ. Thậm chí bạn còn có thể sử dụng nét gạch ngang ở giữa chữ nếu dùng Google Trang Tính. Một tính năng khá thú vị nữa là bạn có thể sử dụng màu sắc trong cách bảng tên để phân biệt chúng dễ dàng hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phiên bản Google trang tính mới nhất năm 2021

Các tính năng quan trọng của Excel trực tuyến và Google Trang tính

Cả Excel trực tuyến và Google Trang tính đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Mọi người thường mong đợi phiên bản dành có máy tính có được những tính năng mà các dịch vụ trực tuyến không có được. Vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem, những dịch vụ trực tuyến có thể mang lại những gì.

Điểm mạnh và điểm yếu của Excel trực tuyến

Ưu điểm

Khi bạn mở một tệp Excel trong phiên bản trực tuyến, tệp này được hiển thị rất tốt và hầu như tất cả các tính năng đều được hỗ trợ. Vì thế, nếu sử dụng công cụ trực tuyến để tạo tệp, bạn sẽ nhận ra những ưu điểm sau:

Điểm mạnh và điểm yếu của Excel trực tuyến

Microsoft cung cấp những tính năng giúp chúng ta dễ dàng làm việc với các chức năng của tiện ích đám mây. Bên cạnh cửa sổ thân thiện liệt kê tất cả các chức năng kèm theo đoạn mô tả ngắn, bạn sẽ có được gợi ý riêng khi nhập công thức, do đó bạn không phải chuyển đổi qua lại giữa các tab giống như trong Google Trang tính.

• Bạn có thể định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng: điều này đi kèm với một định dạng gốc ưa nhìn hơn và cũng dễ dàng hơn với việc xử lý các bản ghi, ví dụ như cách duy nhất để lọc dữ liệu.
• Tất cả các bình luận được đặt một cách thuận tiện vào một thanh bên, đây là một cách tuyệt vời để xử lý chúng.
• Có nhiều loại biểu đồ mà bạn có thể sử dụng.
• Bạn có thể mở rộng chức năng với sự trợ giúp của các trình bổ sung từ office store. Một khi bạn bắt đầu, bạn luôn có thể truy cập chúng từ thanh bên thu gọn. Mặt khác, khi đã làm rồi thì chúng sẽ luôn tải bằng bảng tính và bạn sẽ không thể đóng hoặc hủy bỏ công việc đã thực hiện. Do vậy, việc điều hướng các tiện ích sẽ dễ dàng hơn, nhưng không có cách nào để tắt chúng đi được.

Xem thêm: Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng add-in HEO Training cho phiên bản Excel Online (Excel phiên bản Web)

Nhược điểm

• Có một điểm gây phiền nhiễu về việc chỉnh sửa dữ liệu trong Excel trực tuyến đó là tệp luôn được nạp lại thường xuyên. Nếu bạn để tệp đó mở trong một khoảng thời gian rồi quay lại làm việc với nó thì sẽ phải đợi. Ngoài ra, nó sẽ được mở ở chế độ mặc định chỉ được xem, bạn phải nhấp vào chỉnh sử để bắt đầu làm việc. Nếu bạn chỉ muốn xem nó chứ không chỉnh sửa gì thì mọi việc khá đơn giản, còn nếu muốn thực hiện thao tác gì đó thì lại khác.
• Cho đến hiện tại, Excel trực tuyến thiếu đi một số cách thức chính được sử dụng để làm việc với bảng: thay thế dữ liệu, tùy chọn phân loại nâng cao, định dạng có điều kiện và xác nhận dữ liệu.
• Bộ lọc chỉ khả dụng nếu bạn thêm một bảng
• Quá trình kết hợp tài liệu còn chưa thực sự tốt. Nếu muốn kết hợp tài liệu, bạn buộc phải tạo được liên kết chung cho tài liệu muốn kết hợp bằng cách tạo một mục chia sẻ. Nếu có ai đó đang chỉnh sửa bảng tính trong ứng dụng Excel có sẵn trong máy tính thì tệp tin của bạn sẽ bị khóa lại đến khi người đó hoàn thành công việc.
• Nếu bạn có xu hướng so sánh giữa Excel trực tuyến và Excel có sẵn trong máy tính thì có thể xem lại những điểm khác biệt giữa chúng. Danh sách những điểm khác biệt có lẽ sẽ rất dài, ví dụ như hàm NOW và hàm TODAY trả về thời gian và ngày tháng của máy chủ chứ không phải thời gian và ngày tháng của máy tính bạn đang dùng.

Điểm mạnh và điểm yếu của Google Trang tính

Google trang tính là một giải pháp trực tuyến độc lập và được sử dụng nhiều. Đây là sản phẩm đem đến cho bạn nhiều chức năng khác nhau đủ để thực hiện công việc thường xuyên với các bảng. Google trang tính thực sự là một lựa chọn tốt giúp bạn sắp xếp hợp lý dữ liệu và truy cập vào trang tính bằng các loại thiết bị khác nhau. Với Google trang tính, bạn có thể thực hiện các hoạt động cơ bản và cả một số công việc chuyên sâu giống như khi sử dụng Excel.
 

Ưu điểm

Bạn có thể xem một số ưu điểm của Google trang tính thông qua các hình ảnh dưới đây:

Google Trang tính có nhiều tính năng để thu hút khách hàng hơn. Dẫu sao thì trực tuyến chính là lĩnh vực của Google. Chính vì thế mà Google trang tính có tất cả những chức năng cơ bản cần thiết để làm việc với các bảng:

• Một trong những tính năng đáng chú ý nhất là định dạng có điều kiện. Nó được ứng dụng trong rất nhiều trường hợp và đem lại nhiều lợi ích to lớn.
• Bảo vệ tất cả các phạm vi, thậm chí là toàn bộ trang tính trong quá trình chỉnh sửa. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho chính mình, tên miền của bạn hoặc một số người nhất định.
• Việc kết hợp dữ liệu được thực hiện rất tốt. Mặc dù tùy chọn kiểm soát phiên bản và làm việc theo nhóm đều có sẵn, nhưng bạn vẫn có thể cài đặt chia sẻ và thông báo nâng cao. Khi nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính, bạn có thể thảo luận bất kỳ câu hỏi nào trong khung trò chuyện ngay trong bảng tính đó. Nếu đồng nghiệp của bạn thực hiện một số thay đổi cho tệp trong khi bạn đang ở xa, họ có thể nhanh chóng gửi email cho những người cùng thực hiện công việc với trang tính đó và bạn cũng có thể thiết lập thông báo về các bản cập nhật.
• Phân tích dữ liệu của bạn bằng cách tạo báo cáo bảng tổng hợp.
• Google Sheets cũng cung cấp cho người dùng phần xác nhận dữ liệu.
• Có một số những ứng dụng hữu hiệu hỗ trợ thêm cho công việc của bạn và bạn có thể mua được chúng trong Google trang tính.
• Mặc dù các biểu đồ luôn là một điểm mạnh trong Excel, nhưng ở Google trang tính, bạn còn có nhiều các thức tùy chỉnh hơn, giao diện lại rất dễ sử dụng. Ngoài ra bạn có thể thêm sparklines, một tính năng không thể tìm thấy trong Excel trực tuyến.
• Khả năng lọc dữ liệu và tạo chế độ xem được lọc không ép buộc chạy từ đầu đến cuối trang tính nên bạn có thể lọc theo điều kiện hoặc cài đặt tùy chỉnh riêng nào đó.
• Có thể dùng phân loại nâng với bất kỳ cột nào để tổ chức và trình bày chúng theo cách riêng của bạn.
• Hợp nhất các mảng dữ liệu theo ba cách: ngang, dọc, hoặc hợp nhất bất kỳ phạm vi nào đã chọn.
• Đối với việc hợp nhất, bạn cũng có thể chia văn bản thành các cột bởi bất kỳ dấu phân tách nào.
• Tuỳ chọn Explore mới sẽ trình bày cho bạn một bản tóm tắt cho các bản ghi đã chọn.
• Bạn có thể phân biệt giữa nhận xét và ghi chú.
• Cửa hàng tiện ích Google Sheets khá đơn giản, và có một số tính năng bị thiếu. Thử nhìn vào những gì mà công cụ Power Tools có thể làm được. Khi phát triển tiện ích mở rộng cho cả hai nền tảng, một ưu điểm lớn là bạn có khả năng hủy bỏ các thay đổi được thực hiện bởi tiện ích bổ sung.
• Các tập lệnh Apps làm cho Google Sheets linh hoạt hơn nhiều và với một cộng đồng người dùng giúp bạn nắm vững chúng, từ đó giúp bạn tự động hoá nhiều công việc hàng ngày.
• Rất dễ tổ chức bảng tính giữa các thư mục trên ổ đĩa; và dễ dàng sao chép trang tính vào các tệp khác.
• Google trang tính xử lý công việc tốt ở nhiều thiết bị khác nhau. Bạn có thực hiện những thay đổi với việc sử dụng máy tính bảng hay điện thoại. Trong khi Excel trực tuyến sẽ khóa các tập tin lại và làm bạn lặp lại các bảng tính.

Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong Google Sheets
 

Nhược điểm

Bạn phải làm việc với các hàm tính mà không có gợi ý sẵn nên bạn bắt buộc phải ghi nhớ tất cả các hàm cần dùng, nếu không sẽ rất tốn công sức để chuyển đổi giữa bảng đang dùng với tab danh sách các hàm cần thiết.

Google trang tính cũng có bổ sung thêm những tính năng mới nhưng đôi khi chúng vẫn không đủ để làm việc với những số liệu chuyên nghiệp. Có thể Excel trực tuyến cũng không có những tính năng đó. Trong trường hợp ấy, bạn cần dùng phiên bản Excel có cài sẵn trong máy tính.

Đánh giá chung

Qua phần so sánh phía trên chắc các bạn cũng đã hiểu được nên sử dụng công cụ nào thì tốt hơn cho công việc của mình. Trên thực tế, việc bạn lựa chọn công cụ nào đôi khi còn phụ thuộc vào doanh nghiệp bạn làm việc. Nếu đồng nghiệp trong công ty bạn đều sử dụng Excel Online, bạn nên dùng nó và ngược lại.

Tuy nhiên, nếu bạn cần giải quyết những dữ liệu mang tính chuyên nghiệp thì không có giải pháp nào, bao gồm cả Excel trực tuyến và Google trang tính có thể ngay lập tức đánh bại được Excel phiên bản cho máy tính. Khi bảng bạn dùng quá lớn, việc dùng công cụ trực tuyến sẽ rất chậm, khó xử lý và phải dựa nhiều vào máy chủ. Bạn hãy cân nhắc kỹ về việc này nhé. Các công cụ trực tuyến chỉ phù hợp với bảng tính có lượng dữ liệu ở mức độ vừa phải.

Vì vậy, bạn hãy tự đặt ra câu hỏi xem: Khối lượng công việc văn phòng bạn làm hàng ngày có nhiều không? Nếu dùng các công cụ trực tuyến này thì có ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của bạn hay không?

Kết luận

Hy vọng bài phân tích và so sánh giữa Excel trực tuyến và Google trang tính của chúng mình có thể giúp tìm được công cụ phù hợp nhất cho bản thân. Để làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, bạn nên suy nghĩ đến việc sử dụng Excel phiên bản dành cho máy tính.