Giải quyết 9 vấn đề mới trong quản lý công việc và dự án (Phần 1)

Để một dự án thành công là một quá trình nỗ lực không ngừng của nhà quản trị. Bởi họ phải đảm bảo dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách cho phép, đạt chất lượng yêu cầu. Không những thế, họ phải cân bằng giữa các mối quan hệ với khách hàng, các bên liên quan, thành viên trong nhóm. Toàn bộ công việc này đòi hỏi nhà quản lý dự án phải có một kiến thức và kỹ năng tổng thể về chuyên môn, kỹ năng sắp xếp, quản lý tiến độ công việc một cách khoa học cùng kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và đàm phán tốt,...Hay nói một cách đơn giản là khả năng
kết hợp liên tục của não trái và não phải.

Không những vậy, trong thời đại 4.0, các nhà quản lý cần phải cập nhật liên tục công cụ quản lý tân tiến để nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp cũng như cách thức quản lý của bản thân, bởi bạn không thể dùng những công cụ lỗi thời cho một nhiệm vụ đòi hỏi tính chắt chẽ, tức thời. Điều này sẽ khiến cho việc quản lý thêm tồi tệ. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chủ đề giải quyết 9 vấn đề mới trong quản lý công việc và dự án cùng Gitiho nhé.

Quản lý Kỳ vọng

Tất cả các bên trực thuộc dự án luôn có một góc nhìn riêng về mục tiêu của dự án. Thật không may, những góc nhìn này đôi khi lại không được đồng nhất do tính chất khác biệt giữa giữa các bộ phận hay do công việc của các phòng ban là khác nhau. Ví dụ:

- Bộ phận phát triển sản phẩm và dịch vụ: “Mục tiêu của chúng ta là tạo ra sản phẩm tốt nhất”

- Bộ phận Marketing: “Mục tiêu của chúng ta là khiến khách hàng thỏa mãn”

- Bộ phận bán hàng: “Mục tiêu của chúng ta là tối đa hóa lợi nhuận”

- Khách hàng: “Tôi muốn một sản phẩm hoàn hảo, được chăm sóc mọi lúc mọi nơi với một mức giá rẻ nhất” 

Đứng trên cương vị một trưởng dự án, nhiệm vụ của bạn là kết nối góc nhìn của tất cả các bên liên quan và gắn chúng với thực tiễn, điều phối để làm sao những mục tiêu này trở nên trong sáng và rõ ràng xuyên suốt quá trình thực hiện dự án. Đây là thách thức lớn nhất, cũng đồng thời là yếu tố đặc biệt quan trọng quyết định xem dự án của bạn có thành công được hay không.

Những điều sẽ xảy ra nếu bạn quản lý kỳ vọng không tốt

- Sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn cung cấp sẽ không đáp ứng đúng hoặc không đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, từ đó sẽ khiến cho khách hàng bị mất lòng tin và ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu của doanh nghiệp.

- Các đối tác và nhân viên sẽ nghi ngờ khả năng lãnh đạo của bạn, làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của người quản lý.

- Nhân viên bị xuống tinh thần sau khi nhận ra họ đã làm việc cật lực trong suốt cả một thời gian dài chỉ để thu về một dự án thất bại. Từ đó kéo theo hiệu quả làm việc của doanh nghiệp sẽ ngày một giảm sút.

- Bạn lãng phí thời gian, tiền bạc, nhân lực và giấc ngủ.

Làm thế nào để quản lý kỳ vọng hiệu quả

Nếu bạn làm việc với các bên liên quan ngay từ sớm, lý tưởng nhất là vào giai đoạn bắt đầu xây dựng kế hoạch. Khi ấy tất mọi người đều sẽ có những hiểu biết chung về phạm vi, thời gian, ngân sách và các nguồn lực cần thiết khác ngay từ trước khi dự án được triển khai. Điều này cũng có nghĩa là bạn đã ngăn chặn được hầu hết các tình huống bất ngờ lớn trong lúc triển khai, và cũng
sẽ rút ngắn được khoảng cách giữa kỳ vọng của các bên liên quan với thực tại. Giờ bạn đã hiểu vì sao trong nhà hàng lại có thực đơn rồi đấy. Bạn chẳng thể nào hi vọng nhân viên phục vụ sẽ đưa ra chính xác món mà bạn mong muốn nếu bạn không nói rõ cho họ biết từ trước.

Vậy nên, như một nhà lãnh đạo làm chủ công nghệ đang quản lý rất nhiều dự án khác nhau, bạn hãy chắc chắn rằng bản kế hoạch công việc đã được xem xét và thông qua bởi tất cả các bên liên quan ngay từ sớm. Sau đó bạn cần phải duy trì cho luồng thông tin được thông suốt, mọi người sẽ liên tục được cập nhật về mặt tiến độ, nhiệm vụ cũng như các yếu tố có thể thay đổi khác.

Sự khởi đầu tốt nhất để có thể quản lý kỳ vọng hiệu quả đó chính là sử dụng một công cụ quản lý dự án mang tính cộng tác - thứ mà sẽ tự động cập nhật thông tin mỗi khi có yếu tố gì đó thay đổi. Điều này có nghĩa là tất cả mọi người từ thành viên dự án cho đến các bên liên quan khác đều có thể truy cập để theo dõi, cập nhật cũng như hiểu sâu hơn về dự án đang được triển khai.

Lợi ích khi quản lý kỳ vọng tốt

• Xây dựng lòng tin với mọi người, phát triển các mối quan hệ bền vững.
• Đáp ứng nhu cầu, đem lại lợi nhuận.
• Giá trị của bạn được nâng tầm cùng với dự án, mọi người đều sẽ mong muốn thực hiện dự án với bạn (hoặc mong muốn làm việc dưới trướng của một nhà quản lý tài ba).
• Bạn có thể ngủ ngon mỗi buổi tối.

Kết luận:

Những điều bạn cần làm là:

• Một không gian làm việc duy nhất mang tính chia sẻ với những đầu việc ưu tiên rõ ràng
• Tiến độ công việc gắn liền với thực tiến và tự động cập nhật theo thời gian thực
• Một kế hoạch hành động được đưa ra dựa trên những dữ liệu sẵn có.