26 hàm Excel thường sử dụng trong nghiệp vụ Hành chính Nhân sự

Nghiệp vụ hành chính nhân sự cần sử dụng rất nhiều tới Excel để tính bảng lương, phiếu lương hay quản lý hồ sơ, hợp đồng của nhân sự. Để biến Excel trở thành một công cụ đắc lực hỗ trợ cho nghiệp vụ hành chính nhân sự, người thực hiện cần hiểu và sử dụng thành thạo các hàm trong Excel. Nếu bạn là một nhân viên hành chính nhân sự nhưng chưa biết cần nắm rõ những hàm Excel nào để dễ dàng sử dụng và quản lý Excel thì hãy cùng Gitiho tìm hiểu bài trong bài viết này nhé!

XEM NHANH BÀI VIẾT

1 26 hàm Excel thường sử dụng trong nghiệp vụ Hành chính nhân sự

1.1 Các hàm xử lý chuỗi
1.2 Các hàm toán học
1.3 Các hàm điều kiện và hàm tìm kiếm
1.4 Hàm ngày tháng
1.5 Các hàm logic

2 Tổng kết

26 hàm Excel thường sử dụng trong nghiệp vụ Hành chính nhân sự

Các hàm xử lý chuỗi

Tên hàm	Cú pháp	Tác dụng	Ví dụ
LEFT	=LEFT(Text,n) Text: Là chuỗi muốn cắt n: Số kí tự muốn cắt	Cắt n ký tự tính từ trái sang phải của một chuỗi	=LEFT("GITIHO",4)
RIGHT	=RIGHT(Text,n) Text: Là chuỗi muốn cắt n: Số kí tự muốn cắt	Cắt n ký tự tính từ phải sang trái của một chuỗi	=RIGHT("GITIHO",4)
MID	=MID(Text,m,n) Text: Là chuỗi muốn cắt m: vị trí tươnng ứng với ký tự đầu cần lấy trong Text n: Số kí tự cần cắt	Trích ra n ký tự kể từ vị trí bất kỳ (m) trong chuỗi văn bản	=MID("GITIHO",3,4)
LEN	=LEN(Text) Text: Là chuỗi muốn tính	Trả về chiều dài của chuỗi ký tự (số ký tự trong Text)	=LEN("GITIHO")
TRIM	=TRIM(Text) Text: Là chuỗi muốn tính	Loại bỏ khoảng trắng trong chuỗi ký tự (vẫn để lại khoảng cách chuẩn giữa các từ)	=TRIM(" GI TI HO")

Cách dùng hàm EOMONTH để tìm ngày cuối cùng trong tháng

Các hàm toán học

Tên hàm	Cú pháp	Tác dụng
SUM	=SUM(Number1, Number2,…)	Tính tổng 1 dãy số
SUMIF	=SUMIF(Dãy số 1, Điều kiện, Dãy số 2) Dãy số 01: Dùng để tính tổng và so sánh với điều kiện so sánh; Dãy số 02: Chỉ những số thuộc dãy số 02 được tính tổng nếu điều kiện so sánh giữa “Dãy số 01 và Điều kiện so sánh” thỏa mãn;	Tính tổng dãy số theo một điều kiện cho trước
AVERAGE	=AVERAGE(Number1, Number2,…)	Tính trung bình cộng của một dãy số
MAX	=MAX(Number1, Number2,…)	Trả về giá trị lớn nhất trong dãy số đã chọn
MIN	=MIN(Number1, Number2,…)	Trả về giá trị nhỏ nhất trong dãy số đã chọn
COUNT	=COUNT(Value1, Value2,…)	Đếm ô chứa số trong bảng
COUNTIF	=COUNTIF(Dãy số, điều kiện logic)	Trả về số ô chứa giá trị thỏa mãn một điều kiện logic nào đó
MOD	=MOD(value1, value2)	Trả về phần dư trong phép chia của value1 với value2
INT	=INT(số thập phân)	Trả về phần nguyên của một số thập phân
ROUND	=ROUND(Value1, n) n: Làm tròn đến số thập phân thứ mấy Nếu n>0: Làm tròn đến chữ số n sau dấu chấm thập phân Nếu n< 0 thì làm tròn đến chữ số \|n\|+1 trước dấu chấm thập phân, các chữ số đứng liền sau chữ số thứ \|n\|+1 ở trước dấu chấm thập phân đều chuyển thành số 0;	Làm tròn số thập phân

Các hàm điều kiện và hàm tìm kiếm

Tên hàm

Cú pháp

Tác dụng

=IF(Logic_Test, Value1, Value2)

Nếu biểu thức Logic_test là True thì câu lệnh IF trả về giá trị Value1, ngược lại thì trả về giá trị Value2

VLOOKUP

VLOOKUP(Value1, Table_Array, Col_Index, Range_Lookup)

Value1: Giá trị cần dò tìm;
Table_Array: Bảng giá trị cần dò;
Col_Index: Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu từ Table_Array;
Range_Lookup: Phạm vi tìm kiếm (1: Dò tìm tương đối; 0: Dò tìm chính xác);

Trả về giá trị của một ô ứng với cột Col_Index trong bảng Table_Array và dòng ứng với giá trị Value01 tìm được trong bảng Table_Array

Hàm ngày tháng

Tên hàm	Cú pháp	Tác dụng
TODAY	=TODAY()	Trả về ngày tháng năm hiện tại theo hệ thống
NOW	=NOW()	Trả về ngày tháng năm và giờ phút hiện tại THEO hệ thống
DAY	=DAY(Date value)	Trả về giá trị kiểu dữ liệu ngày – tháng – năm
MONTH	=MONTH(Date value)	Trả về tháng ứng với giá trị kiểu ngày tháng năm hoặc số ngày trong năm
YEAR	=YEAR(Date value)	Trả về năm tương ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày
WEEKDAY	=WEEKDAY(Date value)	Trả về thứ trong tuần ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày tháng năm; Hàm trả về giá trị trong khoảng từ 1 đến 7

Hướng dẫn tính ngày trong Excel bằng hàm DAY và hàm DAYS

Các hàm logic

Tên hàm	Cú pháp	Tác dụng
AND	=AND(Logic1, Logic2,…)	Hàm trả về giá trị TRUE nếu các biểu thức Logic1, Logic1,…đều trả về giá trị TRUE; Hàm trả về giá trị FALSE khi ít nhất một biểu thức Logic trả về giá trị FALSE;
OR	=OR(Logic1, Logic2,…)	Hàm trả về giá trị TRUE nếu một trong các biểu thức Logic1, Logic1,…trả về giá trị TRUE; Hàm trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức Logic1, Logic2,… trả về giá trị FALSE
NOT	=NOT(Logic)	Hàm trả về giá trị phủ định của biểu thức logic

Tổng kết

Trên đây là 26 hàm thường được sử dụng trong các nghiệp vụ hành chính nhân sự khi làm việc với Excel. Bạn nên nắm vững cách ứng dụng các hàm này để thực hiện tính toán bảng lương, phiếu lương cũng như quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, bảo hiểm…của nhân sự một cách tự động và thông minh hơn nhé.

Chúc bạn thành công!