Hà Vân
Hà Vân
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 513 lượt xem

Hàm LEN trong Excel và 6 cách dùng có thể bạn chưa biết

Oct 11 2021

Hàm LEN trong Excel có rất nhiều ứng dụng cực hay để đếm số ký tự. Các bạn đã biết cách dùng hàm này chưa? Hãy xem hướng dẫn của chúng mình để biết 6 mẫu công thức của hàm LEN dùng để đếm số ký tự cực nhanh nhé!

Hàm LEN trong Excel là gì?

Hàm LEN là hàm dùng để đếm số ký tự của Excel. Hàm LEN sẽ trả về kết quả là chiều dài của chuỗi ký tự, hay chiều dài của một ô. Bạn có thể sử dụng hàm LEN để đếm tất cả ký tự trong một ô, bao gồm chữ cái, chữ số, ký tự đặc biệt, và tất cả khoảng trống. Đây là một hàm rất đơn giản, dễ sử dụng và dễ nhớ. Chữ LEN của tên hàm là viết tắt của từ "length" trong tiếng Anh, có nghĩa là độ dài.

Cú pháp của hàm LEN khá đơn giản là:

=LEN(text)

Trong đó Text chính là chuỗi ký tự hoặc ô chứa chuỗi ký tự mà bạn muốn đếm. Khi sử dụng công thức LEN, bạn có thể cần phải nhập tham chiếu ô thay vì chữ số hay chuỗi ký tự, để đếm số ký tự trong một ô cụ thể hay một dải ô.

  • Ví dụ 1: Để tính được chiều dài chuỗi ký tự trong ô B2, bạn sẽ dùng công thức này:

=LEN(B2)


  • Ví dụ 2: Để tính chiều dài của chuỗi ký tự "Lương Minh Đức" này thì chúng mình nhập công thức là:
=LEN("Lương Minh Đức")

Có thể thấy, hàm LEN cũng giống như bất cứ công thức Excel nào khác, yêu cầu chúng ta phải đặt chuỗi ký tự bên trong dấu ngoặc kép và dấu ngoặc kép này sẽ không được đếm.


Xem thêm: Hướng dẫn các ứng dụng của hàm LEN để đếm ký tự trong Excel

6 cách dùng hàm LEN trong Excel kèm mẫu công thức

Cách dùng hàm LEN đếm tất cả ký tự trong một ô (bao gồm khoảng trống)

Như đã nói lúc trước, hàm LEN trong Excel đếm tất cả ký tự trong một ô cụ thể một cách tuyệt đối, bao gồm tất cả khoảng trống – thụt đầu dòng, thụt cuối dòng, và khoảng trống giữa các từ.

Ví dụ: Để tính chiều dài của ô G7, bạn sử dụng công thức này:

=LEN(G7)

Ở đây chúng mình dùng hàm LEN đã đếm được số ký tự trong ô này là 8 ký tự bao gồm 7 chữ cái và 1 khoảng trống.


Cách dùng hàm LEN đếm số ký tự trong nhiều ô

Để đếm số ký tự trong nhiều ô, hãy chọn ô có công thức LEN rồi sao chép sang ô khác, ví dụ bằng cách kéo ô vuông nằm dưới góc bên phải .

Ngay khi sao chép công thức, hàm LEN sẽ trả về số ký tự đếm được trong mỗi ô. Các bạn hãy nhớ là hàm LEN đếm tất cả mọi thứ một cách tuyệt đối bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trống, dấu phẩy, dấu ngoặc kép, dấu ngoặc đơn, và còn nhiều nữa:

Lưu ý: Khi sao chép một công thức xuống các cột khác, hãy chắc rằng bạn sử dụng tham chiếu ô tương đối chẳng hạn như LEN(A1), hay một tham chiếu hỗn hợp như LEN($A1) chỉ dùng cố định cho cột, nên công thức LEN của bạn sẽ điều chỉnh một cách thích hợp với vị trí mới.

                         

Xem thêm: Cách đếm số lượng Sheet bằng công thức Excel

Cách dùng hàm LEN đếm tất cả ký tự trong nhiều ô

Cách rõ ràng nhất để đếm tất cả ký tự trong vài ô là thêm vài hàm LEN nữa, ví dụ:

=LEN(A2)+LEN(A3)+LEN(A4)

Ví dụ: Chúng mình đang sử dụng hàm LEN để tính tổng số ký tự trong 3 ô là B3, B4, B5:


Hoặc bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng số ký tự được trả về bởi hàm LEN:

=SUM(LEN(A2),LEN(A3),LEN(A4))

Ví dụ: Chúng mình dùng hàm SUM để tính tổng số ký tự được đếm bởi hàm LEN trong các ô B3, B4, B5:


Cách nào cũng được, công thức đều đếm số ký tự trong mỗi ô xác định rồi trả về tổng chiều dài chuỗi. Tuy 2 cách làm này khá dễ hiểu và dễ sử dụng nhưng nó không phải là cách hiệu quả nhất để đếm số ký tự trong một dải gồm có khoảng 100 hay 1000 ô. Trông trường hợp này, bạn nên dùng hàm SUM và hàm LEN trong công thức mảng nhé.

Cách dùng hàm LEN đếm số ký tự không tính khoảng trống thụt đầu dòng và thụt cuối dòng

Khi thao tác với bảng tính lớn thì vấn đề phổ biến chính là khoảng cách đầu dòng và cuối dòng. Khoảng trống có thể nằm ở đầu hay ở cuối ký tự. Có thể ban đầu bạn sẽ không thấy chúng trên bảng tính nhưng sau khi bạn gặp chúng một vài lần, thì bạn sẽ dễ nhận thấy chúng hơn.

Nếu bạn nghi ngờ có vài khoảng trống vô hình trong các ô thì hàm LEN trong Excel sẽ giúp ích rất nhiều. Hy vọng bạn còn nhớ, nó đếm tất cả khoảng trống trong phép đếm ký tự. Để tính được chiều dài chuỗi mà không đếm khoảng trống đầu dòng và cuối dòng, hãy lồng ghép hàm TRIM vào hàm LEN trong Excel.

Ví dụ: Chúng mình muốn đếm cho ô B3 thì công thức hàm sẽ là:

=LEN(TRIM(B3))

Cách dùng hàm LEN đếm số ký tự trong một ô mà không tính các khoảng trống

Nếu mục đích của bạn là đếm số ký tự mà không tính các khoảng trống cho dù đó là khoảng trống đầu dòng, cuối dòng hay giữa các từ, thì bạn sẽ cần một công thức phức tạp hơn, Bạn kết hợp hàm LEN với hàm SUBSTITUTE để xử lý vấn đề này.

Ví dụ, chúng mình muốn đếm số ký tự không tính khoảng trống cho ô B2 thì công thức sẽ là: 

LEN(SUBSTITUTE(B2," ",""))


Hàm SUBSTITUTE được sử dụng để thay thế ký tự này với ký tự khác. Trong công thức trên, bạn thay thế khoảng trống (” “) bằng một ký tự rỗng, ví dụ một chuỗi ký tự rỗng (“”). Và bởi vì bạn lồng ghép hàm SUBSTITUTE vào hàm LEN nên phép thế thật sự không được thực hiện trong các ô, mà nó chỉ hướng dẫn công thức LEN tính chiều dài chuỗi mà không tính các khoảng trống.

Xem thêm: Cách dùng hàm SUBSTITUTE trong Excel, hướng dẫn sử dụng và có ví dụ minh họa cụ thể

Cách dùng hàm LEN đếm số ký tự trước hay sau một ký tự xác định

Thông thường, bạn cần phải biết chiều dài của một phần nhất định của chuỗi ký tự, thay vì đếm tổng số ký tự trong một ô.

Giả sử, bạn có một danh sách mã hàng hóa. Trong đó tất cả mã hàng hóa hợp lệ đều có chính xác 2 ký tự trong nhóm đầu tiên. Vậy làm thế nào bạn chỉ ra được mã hàng hóa nào là không hợp lệ? Hãy thực hiệ bằng cách đếm số ký tự trước dấu gạch ngang đầu tiên.

Công thức chiều dài Excel có dạng như sau:

=LEN(LEFT($A2, SEARCH(“-“, $A2) -1))

Và bây giờ, chúng mình sẽ chia nhỏ công thức ra để bạn có thể hiểu quy luật của nó:

Bạn sử dụng hàm SEARCH để trả về vị trí của dấu gạch ngang đầu tiên (“-“) trong ô A2:

SEARCH(“-“, $A2)

Sau đó, bạn sử dụng hàm LEFT để trả về các ký tự phía bên trái của chuỗi ký tự, rồi lấy kết quả trừ 1 bởi vì bạn không muốn tính luôn dấu gạch ngang:

LEFT($A2,SEARCH(“-“, $A2) -1))

Và cuối cùng, bạn có hàm LEN để trả về chiều dài của chuỗi đó.

Trong hình ảnh dưới đây các bạn có thể thấy chúng mình đã đếm được số ký tự phía trước dấu gạch ngang.


Ngay khi có kết quả, có lẽ bạn muốn thực hiện thêm một bước nữa là đánh dấu mã hàng hóa không hợp lệ bằng cách tạo một quy tắc định dạng điều kiện đơn giản có công thức =$B2<>5:

Hoặc bạn có thể xác định mã hàng hóa không hợp lệ bằng cách lồng ghép công thức LEN ở trên vào hàm IF:

=IF(LEN(LEFT($A2, SEARCH(“-“, $A2) -1))<>5, “Invalid”, “”)

Như vậy là bạn đã có được công thức xác định mã hàng hóa không hợp lệ một cách hoàn hảo dựa trên chiều dài chuỗi, và bạn thậm chí không cần một cột đếm ký tự riêng biệt.

Ví dụ: Trong hình ảnh dưới đây có 5 mã hàng hóa. Trong đó chúng mình quy ước 3 mã có phần trước dấu gạch ngang là 2 ký tự là hợp lệ, 2 mã có phần trước dấu gạch ngang là 4 ký tự là không hợp lệ. Làm thế nào để phát hiện ra nó? Bạn chỉ cần dùng công thức phía trên là được. 


Công thức này sẽ rất hữu dụng khi bạn có danh sách hàng trăm sản phẩm mà muốn tìm ra mã nào đang bị đánh sai để sửa.

Tương tự, bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm số ký tự sau một ký tự cụ thể.

Ví dụ: Trong một danh sách tên, có thể bạn muốn biết tên của một người có bao nhiêu ký tự. Công thức LEN sau đây sẽ giải quyết việc này:

=LEN(RIGHT(A2, LEN(A2) -SEARCH(” “,A2)))


Trong hình ảnh trên bạn có thể thấy phần tên của "Lương Minh Đức" có 7 ký tự, thêm một khoảng trắng nữa là 8. Như vậy là công thức hàm đã đếm đúng được số ký tự nằm bên phải của khoảng trắng phía sau phần họ.

Công thức này hoạt động như thế nào?

Đầu tiên, bạn xác định vị trí của khoảng trống (” “) trong chuỗi ký tự bằng cách sử dụng hàm SEARCH: SEARCH(“-“,A2)))

Sau đó, bạn đếm có bao nhiêu ký tự phía sau khoảng trống. Về việc này, bạn lấy tổng chiều dài chuỗi trừ đi vị trí khoảng trống:

LEN(A2) -SEARCH(“_”, A2)))

Sau đó, bạn sử dụng hàm RIGHT để trả về tất cả ký tự phía sau khoảng trống.

Và cuối cùng, bạn sử dụng hàm LEN để tính chiều dài chuỗi được trả về bởi hàm RIGHT.

Để công thức hoạt động một cách chính xác, mỗi ô nên có chỉ một khoảng trống, ví dụ chỉ có tên và họ, không có tên lót, danh hiệu hay hậu tố.

Xem thêm: Hàm RIGHT và ứng dụng của hàm RIGHT trong Microsoft Excel

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu xong về hàm LEN trong Excel và 6 ứng dụng cụ thể của hàm này. Nếu các bạn muốn được học tất tần tật kiến thức về 150+ hàm trong Excel, ứng dụng vào công việc thực tế cho nhiều ngành nghề khác nhau thì hãy tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho:

Tuyệt đỉnh Excel: Thành thạo thủ thuật Excel văn phòng từ A-Z sau 16 giờ

Khóa học giúp bạn xây dựng tư duy chủ động khi làm việc với Excel. Bất cứ khi nào cần xử lý số liệu bạn sẽ biết ngay là cần dùng hàm nào, cần thao tác những gì mà không phải lên Google tìm kiếm. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Trong khóa học có các bài giảng lý thuyết chi tiết, đan xen cùng bài tập thực hành và có tặng kèm ebook cực hay về Excel để giúp bạn dễ dàng tiếp thu kiến thức.

Bạn có thể học mọi lúc, mọi nơi vì Gitiho không giới hạn thời gian hay số lượt học. Nếu có điều chưa hiểu, bạn có thể để lại câu hỏi ở mục Hỏi - Đáp và sẽ được chuyên gia Excel của Gitiho giải đáp trong vòng 24h. Hoàn thành khóa học bạn có thể tự tin xử lý các công việc văn phòng trên Excel chỉ với thao tác đơn giản. Chúc các bạn thành công!

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 513 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội