Hướng dẫn 4 cách để đánh số tự động cột ô trong Excel

Cách đánh số tự động một cột trong Excel theo công thức

Bạn đã bao giờ muốn đánh số một cột trong Excel chưa? Trong hướng dẫn này Gitiho sẽ chỉ cho các bạn một số phương pháp để đánh số một cột tự động.

Cách đánh số tự động cột theo công thức =ROW ()

Nếu bạn muốn đánh số cột dựa trên những con số liên tiếp, bạn có thể nhập công thức = ROW() vào một ô bất kỳ trong bảng Excel.

Theo mặc định bạn nhập công thức ROW ở ô nào thì nó sẽ hiển thị thứ tự tương ứng với số thứ tự của hàng đó. Ví dụ bạn nhập công thức ROW vào ô số 3 thì khi nhấn Enter nó sẽ bắt đầu bằng số 3.

Bây giờ để đánh số tự động các ô tiếp theo, bạn chỉ cần kích chọn vào ô vừa nhập công thức ROW rồi kích giữ chuột trái vào biểu tượng hình vuông ở góc dưới cùng bên phải của ô và kéo xuống đến hết vị trí ô của cột bạn muốn điền số tự động và thả chuột.

Lập tức các số sẽ được đánh tự động theo thứ tự từ trên xuống. 

Cách đánh số tự động cột theo công thức =OFFSET(A2,-1,0)+1

Nếu bạn muốn tự động đánh số các ô cột không dựa trên số hàng, bạn có thể nhập công thức dưới đây vào ô A2 

=OFFSET(A2,-1,0)+1

Đây sẽ là ô mà bạn muốn bắt đầu chuỗi số từ 1 và nhấn Enter kích giữ chuột trái vào biểu tượng hình vuông ở góc dưới cùng bên phải của ô và kéo xuống đến hết vị trí ô của cột bạn muốn điền số tự động và thả chuột.

Lưu ý:

- Với công thức trên để đánh số tự động một cột, A2 là địa chỉ của ô hiện tại và ô phía trên ô này phải để trống hoặc 0. Ví dụ: Nếu bạn muốn nhập công thức này vào ô K5, công thức phải được sửa đổi thành =OFFSET(K5,-1,0)+1  và ô K4 phải để trống hoặc 0.

- Nếu bạn xóa một số khỏi dãy số, các số dưới đây sẽ bắt đầu lại từ 1.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số trang trong Excel bắt đầu từ một số bất kỳ

Cách đánh số tự động cột bằng tính năng AutoFill

Trong Excel, chức năng AutoFill cũng có thể giúp bạn đánh số một cột. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập số 1 vào ô mà bạn muốn bắt đầu đánh số.

Bước 2: Kích chọn ô số 1 rồi kích giữ chuột trái vào biểu tượng dấu + ở góc dưới cùng của ô rồi kéo xuống đến hết vị trí ô của cột bạn muốn điền số tự động.

Bước 3: Bạn sẽ thấy các ô hiển thị toàn số 1, nhưng khoan vội hãy thả chuột trái và nút AutoFill sẽ hiển thị, bạn bấm vào nút này chọn tùy chọn Fill Series trong menu xổ xuống. 

Lưu ý: Nếu bạn xóa một số của dãy số, các số khác vẫn giữ nguyên mà không thay đổi.

Xem thêm: Hướng dẫn cách kích hoạt và bỏ kích hoạt tính năng Autofill trong Excel

Cách đánh số tự động một cột dựa trên giá trị ô trên một cột khác 

Ví dụ: bạn có một dải dữ liệu trong Excel và bạn muốn đánh số cột A dựa trên các giá trị trong cột B như hình minh họa bên dưới. Trong phần hướng dẫn này Gitiho sẽ chỉ cho bạn biết một cách để giải quyết công việc này trong Excel. Hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhập 1 vào ô đầu tiên của cột bạn muốn đánh số. 

Bước 2: Trong ô thứ hai của cột bạn muốn đánh số, hãy nhập công thức dưới đây và kết thúc bằng phím Enter.

=IF(B1:B13="Total","",COUNTIF($A$1:A1,">0")+1)

Mẹo: Trong công thức trên, B1:B13 là dải cột bạn muốn đánh số dựa trên và A1 là ô bạn đã nhập 1 vào và “Total” là giá trị bạn không muốn đánh số.

Bước 3: Kích giữ chuột trái vào biểu tượng hình vuông ở góc dưới cùng bên phải của ô vừa nhập công thức và kéo xuống đến hết vị trí ô của cột bạn muốn điền số tự động và thả chuột. 

Xem thêm: Cách sử dụng Autofill trong Excel 2010, 2013, 2016

Cách đánh số tự động các ô đã hợp nhất trong Excel 

Làm cách nào để chúng ta có thể điền số sê-ri vào danh sách các ô được hợp nhất (Merged Cells) có kích thước khác nhau trong Excel? Nếu sử dụng tính năng AutoFill để điền vào các ô đã hợp nhất thì sẽ có thông báo lỗi vì không thể điền vào các ô này.

Trong trường hợp này, cách giải quyết sẽ là dựa vào mã VBA để thực hiện và dưới đây là hướng dẫn chi tiết. 

Bước 1: Nhấn đồng thời tổ hợp các phím Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications .

Bước 2: Trong cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications, truy cập vào menu Insert > Module.
 

Bước 3: Sau đó sao chép và dán đoạn mã dưới đây vào cửa sổ Module Window ở bên phải. 

Sub NumberCellsAndMergedCells()
    'Update 20141028
    Dim Rng As Range
    Dim WorkRng As Range
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type: = 8)
    Set WorkRng = WorkRng.Columns(1)
    xIndex = 1
    Set Rng = WorkRng.Range("A1")
    Do While Not Intersect(Rng, WorkRng) Is Nothing
        Rng.Value = xIndex
        xIndex = xIndex + 1
        Set Rng = Rng.MergeArea.Offset(1)
    Loop
End Sub

Bước 4: Sau đó nhấn phím F5 để chạy mã này và một hộp thoại sẽ bật lên cho phép bạn chọn các ô đã hợp nhất mà bạn muốn điền. 
 

Bước 5: Sau khi chọn các ô đã hợp nhất và bấm vào nút OK, bây giờ các ô được hợp nhất đã chọn của bạn đã được điền đầy đủ số thứ tự như trong hình ảnh dưới đây. 

Xem thêm: Cách thiết lập và sử dụng autofill hiệu quả trong bài thi MOS Excel 2010

Trong bài viết trên Gitiho vừa hướng dẫn các bạn cách đánh số tự động cột trong Excel dựa trên các công thức, giá trị của một cột khác của bảng dữ liệu Excel cũng như đánh số tự động cả các ô đã hợp nhất. Nếu các bạn biết thêm cách nào để đánh số tự động các cột trong Excel hãy chia sẻ với chúng tôi thông qua comment ở phía dưới nhé. Chúc các bạn thành công!