Cách dùng hàm LEN trong Excel để đếm ký tự, kèm ví dụ minh họa

Trong nhiều trường hợp làm việc trên Excel, bạn sẽ cần đếm tổng số ký tự trong một ô tính, hoặc đếm số lần xuất hiện của một ký tự nhất định trong ô. Làm thế nào để đếm ký tự trong Excel?

Câu trả lời chính là sử dụng hàm Len trong Excel. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu các cách ứng dụng của hàm này để đếm số ký tự trong chuỗi Excel nhé.

Thành thạo hàm Len và các hàm khác trong Excel với Tuyệt đỉnh Excel

Giới thiệu hàm LEN đếm ký tự trong Excel

Hàm LEN là gì?

Hàm LEN là một trong những hàm cơ bản và đơn giản nhất trong Excel được sử dụng để đếm số lượng ký tự trong một chuỗi văn bản, dữ liệu, xác định độ dài của dữ liệu đó. Hàm LEN sẽ trả về kết quả chính xác độ dài, số lượng ký tự của văn bản, dữ liệu bạn cần bao gồm tất cả các ký tự chữ cái, số, khoảng trống và các ký tự đặc biệt khác có trong văn bản đó.

Cú pháp hàm LEN

Công thức hàm LEN như sau:

=LEN(text)

Trong đó: Text là văn bản hoặc chuỗi ký tự mà bạn cần đếm.

Với tham số text, bạn có thể nhập nguyên nội dung đoạn văn bản cần đếm hoặc chỉ đơn giản nhập tham chiếu đến địa chỉ ô chứa văn bản cần đếm. Lưu ý rằng nếu bạn muốn nhập trực tiếp nội dung văn bản vào tham số text, bạn bắt buộc phải đặt chúng trong cặp dấu nháy kép " ".

Ví dụ bạn có thể thiết lập công thức hàm đếm ký tự trong Excel như sau:

=LEN(1244) hoặc =LEN(B3)

Tuy nhiên, nếu bạn muốn điền văn bản (text) vào công thức bạn sẽ cần thêm dấu ngoặc kép như sau để có được công thức đúng như sau:

=LEN("Nguyễn Minh Bảo")

Các ứng dụng hàm LEN để đếm ký tự trong Excel

Trong phần này, mình sẽ cùng bạn tìm hiểu tất tần tận cách sử dụng hàm LEN để đếm ký tự trong Excel với từng trường hợp cụ thể. Hãy theo dõi và lưu lại các cách làm bạn nhé!

Cách đếm tất cả ký tự trong một ô tính

Chúng ta sẽ bắt đầu khám phá các thao tác đếm ký tự trong Excel với trường hợp cơ bản phổ biến nhất: Đếm tất cả ký tự trong một ô tính. Để thực hiện được yêu cầu này, bạn hãy dùng hàm LEN với công thức cơ bản. Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây:

 

Để đếm số ký tự trong chuỗi Excel tại ô A2, chúng ta sẽ điền vào ô B2 một công thức hàm cực kỳ đơn giản như sau:

=LEN(A2)

Trong đó: A2 là tham chiếu đến ô chứa văn bản cần đếm ký tự trong Excel.

Sau khi đã có công thức tại ô B2, tất cả những gì chúng ta phải làm là kéo công thức xuống các ô còn lại trong bảng. Kết quả cuối cùng thu được như sau:

Khi sử dụng hàm LEN, bạn hãy lưu ý rằng hàm đếm ký tự trong Excel này sẽ chấp nhận tất cả các loại ký tự trong văn bản được đưa vào tham số, bao gồm cả các ký tự đặc biệt, dấu câu và khoảng trắng.

Vì hàm này đếm tất cả các ký tự tồn tại trong ô tính, trong một số trường hợp bạn có thể nhận được kết quả sai khi sử dụng hàm. Cụ thể hơn, nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch đó đến từ các khoảng trắng trong văn bản mà bạn có thể không nhìn thấy bằng mắt thường. Lúc này, hãy kiểm tra lại văn bản của mình và thử đếm ký tự trong Excel lại một lần nữa nhé.

Để bảo vệ văn bản của mình khỏi các khoảng trắng bất hợp lý, bạn có thể sử dụng hàm TRIM trong Excel. Tính năng của hàm là loại bỏ các khoảng trắng dư thừa của văn bản Excel, bao gồm khoảng trắng ở các vị trí đầu chuỗi, giữa các ký tự và cuối chuỗi.

Khi kết hợp hàm TRIM và hàm LEN, chúng ta có hàm đếm ký tự trong Excel loại bỏ các khoảng trắng như sau:

=LEN(TRIM(A3)

Trong đó: A3 là tham chiếu đến ô chứa văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

Vậy là chúng ta đã thực hành ứng dụng đầu tiên của hàm, đồng thời khám phá phép kết hợp cơ bản của hàm LEN và hàm TRIM để tạo nên một hàm đếm ký tự trong Excel loại bỏ các khoảng trắng dư thừa của văn bản.

Có thể bạn đã từng cho rằng khi được sử dụng một mình thì hàm LEN có vẻ không phải một hàm đa dụng lắm. Tuy nhiên, bạn sẽ phải thay đổi ý kiến này của mình sau khi khám phá các phép kết hợp hàm LEN với các hàm Excel khác để tạo nên một hàm đếm ký tự trong Excel cực kỳ đa dụng. Vậy thì hãy cùng mình tìm hiểu thêm các ứng dụng đỉnh cao tiếp theo của hàm LEN với việc đếm ký tự trong Excel nhé.

Cách đếm tất cả ký tự trong một phạm vi ô tính

Không chỉ dừng lại ở một ô tính, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm LEN để đếm số ký tự trong chuỗi Excel trên một phạm vi ô tính. Lúc này, hãy lồng ghép vào công thức hàm đếm ký tự trong Excel hàm SUMPRODUCT.

Chúng ta vẫn sẽ sử dụng bảng dữ liệu trong phần trên. Tuy nhiên, thay vì đếm tổng số ký tự trong từng ô tính, chúng ta sẽ thiết lập công thức hàm đếm ký tự toàn bộ phạm vi ô tính A2:A5.

Công thức hàm đếm ký tự trong Excel giúp chúng ta thực hiện yêu cầu này được viết như sau:

=SUMPRODUCT(LEN(A2:A5))

Trong đó: A2:A5 là phạm vi ô tính chứa các đoạn văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

Nếu bạn muốn biết rõ hơn về công thức hàm đếm ký tự trong Excel phía trên, mình sẽ giải thích về cách thức hoạt động của nó như sau:

1. Đầu tiên, hàm LEN lần lượt đếm tổng số ký tự trong từng ô tính thuộc phạm vi A2:A5. Kết quả của hàm LEN là mảng số liệu có dạng: {6;16;7;21}, với mỗi số trong mảng đại diện cho số ký tự xuất hiện trong các ô lần lượt từ A2 đến A5.
2. Sau đó, hàm SUMPRODUCT cộng tổng các số trong mảng để tính ra kết quả cuối cùng.

Có thể bạn sẽ thắc mắc tại bước 2, tại sao không sử dụng hàm SUM mà phải dùng hàm SUMPRODUCT? Lý do là bởi vì hàm SUMPRODUCT có thể xử lý dữ liệu mảng, trong khi hàm SUM thông thường không thể làm được điều đó.

Tuy nhiên, nếu bạn vẫn muốn sử dụng hàm SUM để đếm ký tự trong Excel đối với một phạm vi ô tính, bạn có thể thay thế hàm SUM vào vị trí hàm SUMPRODUCT để ra được công thức dưới đây:

=SUM(LEN(A2:A5))

Trong đó: A2:A5 là phạm vi ô tính chứa các đoạn văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

Lưu ý: Do công thức hàm LEN kết hợp hàm SUM là một công thức mảng, bạn cần sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter để kết thúc công thức thay vì phím Enter như thông thường.

Cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel

Ứng dụng đếm ký tự trong Excel tiếp theo của hàm LEN kết hợp với các hàm khác là đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel. Ký tự này có thể là một chữ cái, một con số, một ký tự đặc biệt, hay thậm chí là một khoảng trắng. Bạn có thể sử dụng hàm LEN để đếm số lần xuất hiện của bất kỳ ký tự nào trong một ô tính.

Cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel phân biệt chữ hoa chữ thường

Vẫn là bảng dữ liệu được sử dụng trong các phần trên, lần này chúng ta sẽ thử đếm số từ trong mỗi ô tính. Tất nhiên, bạn sẽ không tìm thấy một hàm đếm ký tự trong Excel nào được thiết kế để thực hiện yêu cầu này. Thay vào đó, chúng ta sẽ giải quyết vấn đề theo một cách khác.

Các từ trong một ô được ngăn cách với nhau bởi khoảng trắng. Chính vì vậy, chúng ta có thể đếm số từ bằng cách lấy tổng số ký tự trong ô trừ đi số ký tự khoảng trắng giữa các từ.

Dưới đây là công thức hàm đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","))+1

Trong đó: A2 là tham chiếu đến ô chứa văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

Công thức hàm đếm ký tự trong Excel trên sẽ đếm tổng số ký tự xuất hiện trên ô tính, trừ đi các ký tự khoảng trắng và sau đó cộng thêm 1 vào con số đã tính ra.

Dưới đây là cách công thức hàm LEN kết hợp hàm SUBSTITUTE đếm ký tự trong Excel:

1. Hàm SUBSTITUTE(A2," ","")) thay thế tất cả các ký tự khoảng trắng tại ô A2 bằng một ký tự rỗng.
2. Sau đó, hàm LEN bỏ qua các ký tự rỗng đó và đếm số ký tự trong chuỗi Excel còn lại.
3. Kết quả hàm LEN(A2) đếm tổng số ký tự trong ô A2 (tính cả các khoảng trắng) trừ đi kết quả của công thức LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")) sẽ ra tổng số khoảng trắng trong ô tính A2.
4. Kết quả ở bước 3 được cộng thêm 1 để ra được số từ trong ô A2 (vì 2 từ được ngăn cách bởi 1 khoảng trắng).

Lưu ý: Trong một số trường hợp, các khoảng trắng dư thừa có thể dẫn đến kết quả sai lệch. Do đó, hãy sử dụng hàm TRIM kết hợp hàm LEN theo hướng dẫn ở phần trên để loại bỏ tất cả các ký tự thừa này nhé.

Dựa vào các bước đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel như đã thực hành trong ví dụ trên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp này với ký tự khác tùy vào yêu cầu xử lý dữ liệu của mình.

Mình sẽ sử dụng một ví dụ khác để bạn hiểu rõ hơn về cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel. Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu như trong hình dưới đây:

Yêu cầu đặt ra là đếm số lần xuất hiện của ký tự "A" trong các ô tính B2:B6. Để thực hiện yêu cầu này, chúng ta sẽ sử dụng công thức trừ 2 hàm LEN tương tự như cách đếm ký tự trong Excel ngay phía trên:

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"A",""))

Trong đó: B2 là tham chiếu đến ô chứa văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

Công thức hàm đếm ký tự trong Excel trên sẽ xác định tổng độ dài của chuỗi văn bản trong ô tính, sau đó loại bỏ các ký tự không phải ký tự cần tìm.

Cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường

Trong công thức hàm LEN kết hợp hàm SUBSTITUTE ở phần trên, bạn sẽ nhận ra công thức chỉ tính các ký tự "A" mà bỏ qua các ký tự "a". Lý do là bởi vì bản thân hàm SUBSTITUTE là một hàm phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Điều này nghĩa rằng kết quả đếm ký tự trong Excel ở ví dụ trên có thể trở nên sai lệch nếu bạn cần Excel đếm cả các ký tự "A" và "a". Vậy thì làm thế nào để đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel không phân biệt chữ hoa và chữ thường?

Một phương pháp đơn giản bạn có thể sử dụng là cộng 2 phép đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel với lần lượt "A" và "a". Công thức của chúng ta như sau:

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"A",""))+LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"a",""))

Trong đó: B2 là tham chiếu đến ô chứa văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

• LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"A","")) là công thức đếm số lần xuất hiện ký tự "A" trong văn bản ô B2.
• LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"a","")) là công thức đếm số lần xuất hiện ký tự "a" trong văn bản ô B2.
   

Như vậy, kết quả đếm ký tự trong Excel lần này đã cho thấy số lần xuất hiện của cả 2 ký tự "A" và "a" như theo yêu cầu.

Cách đếm số ký tự trước và sau dấu thập phân

Mặc dù đây không phải một ứng dụng phổ biến của hàm LEN để đếm ký tự trong Excel, mình vẫn nhận được một số câu hỏi về thao tác này. Vậy thì chúng ta cùng đi tìm hiểu cách sử dụng hàm LEN trong trường hợp cần đếm số ký tự trước và sau dấu thập phân của một giá trị số nhé/

Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu với các số thập phân như trong hình dưới đây:

 

Công thức điền vào ô B2 để đếm số ký tự trước dấu thập phân như sau:

=LEN(INT(A2)) 

Trong đó: A2 là tham chiếu đến ô chứa văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

Hàm INT trong Excel là hàm lấy ra phần nguyên của môt số thập phân, do đó chúng ta chỉ cần lồng hàm INT vào trong hàm LEN là đã có thể thiết lập một hàm đếm ký tự trong Excel để đếm số ký tự nằm trước dấu thập phân rồi.

Tiếp theo, công thức điền vào ô C2 để đếm số ký tự sau dấu thập phân như sau:

=LEN(A2)-FIND(".",A2) 

Trong đó: A2 là tham chiếu đến ô chứa văn bản cần đếm số ký tự trong chuỗi Excel.

Vì Excel không có sẵn hàm xác định giá trị đằng sau dấu thập phân, nên chúng ta sẽ sử dụng công thức đếm ký tự trong Excel bằng phép trừ tổng độ dài văn bản cho độ dài phần giá trị nằm trước dấu thập phân. Trong đó, hàm FIND được kết hợp để xác định vị trí dấu thập phân và các ký tự đứng đằng trước nó.

Lưu ý: Các công thức hàm này xét tất cả các ký tự được xác định cho giá trị số. Trong trường hợp văn bản của bạn hiển thị ít hoặc nhiều hơn các chữ số trong phần thập phân, công thức hàm đếm ký tự trong Excel vẫn sẽ trả về kết quả dựa trên các ký tự đã xác định.

Tổng kết

Trên đây là các ứng dụng của hàm LEN trong Excel để đếm ký tự đối với một số trường hợp cụ thể. Như bạn đã thấy, hàm LEN có thể kết hợp với rất nhiều các hàm khác để thực hiện các yêu cầu đếm số ký tự trong chuỗi Excel hoặc đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel.

Hy vọng bài viết đã đem lại kiến thức hữu ích cho bạn đọc về các cách dùng hàm Len để đếm ký tự trong Excel. Để tích lũy thêm các thủ thuật Excel hiệu quả khác, hãy tham khảo các bài viết về chủ đề Excel trên blog Gitiho nhé.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!