Hướng dẫn cách chèn Google Sheets vào Google Docs để cập nhật dữ liệu tự động

Việc chèn dữ liệu từ Google Sheets vào Google Docs dưới dạng bảng tĩnh khá đơn giản. Nhưng nếu muốn khi cập nhật trong Google Sheets gốc nó sẽ thay đổi trong Goolge Docs. Vậy thì dưới đây là cách để thực hiện. 

Cách chèn một phạm vi Google Sheets (được liên kết) vào Google Docs

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như được hiển thị bên dưới trong Google Sheets và muốn chèn bảng này vào trong Google Docs. Trong đó yêu cầu bảng này sẽ được chèn dưới dạng liên kết với bảng Google Sheets gốc để nếu thay đổi bất kỳ điều gì thì thay đổi đó cũng sẽ tự động thay đổi trong Google Docs.

Dưới đây là các bước để chèn một phạm vi Google Sheets vào Google Docs:

Bước 1: Chọn phạm vi trong Google Sheets mà bạn muốn chèn vào Google Docs.

Bước 2: Sao chép phạm vi đó bằng cách sử dụng tổ hợp phím Control + C hoặc kích chuột phải và chọn lệnh Copy.

Bước 3: Mở tài liệu Google Docs mà bạn muốn chèn bảng.

Bước 4: Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn.

Bước 5: Dán dữ liệu bằng tổ hợp phím Control + V hoặc kích chuột phải và chọn lệnh Paste. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Paste Table.

Bước 6: Trong hộp thoại Paste Table, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Link to Spreadsheet được chọn.

Bước 7: Bấm nút Paste.

Các bước trên sẽ chèn bảng Google Sheets vào tài liệu Google Docs. Vì bảng này được kết nối với dữ liệu gốc trong Google Sheets nên khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu nguồn trong Google Sheets thì nó cũng sẽ cập nhật các thay đổi này trong bảng đã dán vào Google Docs.

Lưu ý rằng: Dữ liệu không được cập nhật không phải là theo thời gian thực mà bạn sẽ phải cập nhật theo cách thủ công bằng cách bấm vào nút Update (được đề cập trong phần tiếp theo ngay dưới đây).

Có hai điều bạn cần biết khi sử dụng kỹ thuật này:

- Dữ liệu đã sao chép trong Google Sheets được kết nối/liên kết với dữ liệu gốc nhưng dữ liệu này không được cập nhật theo thời gian thực. Tuy nhiên, nó cung cấp cho bạn một tùy chọn để cập nhật dữ liệu chỉ với một cú nhấp chuột

- Điều này chỉ hoạt động khi cả tài liệu Google Sheets và Google Docs đều lưu trữ trong cùng một tài khoản (hoặc đã được chia sẻ với toàn quyền truy cập). Nếu bạn cố gắng sao chép dữ liệu từ Google Sheets từ tài khoản này vào Google Docs của một số tài khoản khác thì sẽ không hiển thị hộp thoại Paste Table. Thay vào đó bạn chỉ có thể dán dưới dạng bảng dữ liệu cố định không có liên kết.

Cập nhật dữ liệu Google Sheets trong Google Docs với một cú nhấp chuột

Khi bạn thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong phạm vi gốc trong Google Sheets (đã được sao chép và chèn vào Google Docs), bạn sẽ thấy tùy chọn Update trong Google Docs (chỉ xuất hiện khi bạn chọn bất kỳ ô nào trong bảng).

Nút Update chỉ xuất hiện khi có sự thay đổi trong bảng dữ liệu Google Sheets. Và để áp dụng thay đổi đó cũng như hiển thị trong Google Docs chỉ cần bấm nút Update.

Ngoài thay đổi giá trị trong ô, bạn cũng có thể đưa định dạng từ Google Sheets vào Google Docs.

Ví dụ: Nếu bạn thay đổi thủ công màu của một vài ô trong dữ liệu gốc trong Google Sheets thì bạn sẽ thấy nút Update trong Google Docs. Khi bấm vào nút này thì thay đổi định dạng trong bảng tính sẽ được cập nhật vào Google Docs.

Lưu ý: Trong khi bạn có thể cập nhật dữ liệu để phản ánh màu của ô thì đường viền của bảng sẽ không được liên kết. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện trên dữ liệu Google Sheets và nó sẽ được phản ánh trong bảng dữ liệu trong Google Docs.

Cập nhật dữ liệu Google Sheets trong Google Docs khi thêm hàng

Khi bạn chèn dữ liệu từ Google Sheets vào tài liệu Google Docs, dữ liệu đó chỉ được liên kết với phạm vi cụ thể đó. Như trong ví dụ ở trên, phạm vi chèn là A1:E7 từ Google Sheets vào Google Docs.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thêm một hàng mới vào bảng dữ liệu Google Sheets (ở cuối hoặc ở đâu đó ở giữa)? Câu trả lời là bạn sẽ không thể cập nhật dữ liệu khi thêm hàng mới trong bảng Google Sheets gốc (nhưng xóa hàng thì được).

Vì vậy, nếu bạn thêm các hàng mới, cần cập nhật phạm vi để tham chiếu đến phạm vi mới có các hàng được thêm vào. Dưới đây là các bước để thay đổi dải ô được liên kết trong Google Docs.

Bước 1: Kích vào bất kỳ đâu trong bảng dữ liệu trong Google Docs

Bước 2: Kích vào biểu tượng Linked Table Option (biểu tượng ở phần trên cùng bên phải của bảng)

Bước 3: Chọn tùy chọn Change Range

Bước 4: Chỉ định phạm vi mới của bảng tại mục Custom range

Mặc dù điều này hoạt động tốt, nhưng nếu bạn đang làm việc với dữ liệu động có khả năng thay đổi, tốt nhất trước tiên hãy tạo một dải ô đã đặt tên và sau đó sử dụng dải ô đã đặt tên này để chèn bảng từ Google Sheets vào Google Docs.

Bằng cách này, khi bạn thêm hàng/cột trong tập dữ liệu, phạm vi được đặt tên sẽ mở rộng để tính cho các hàng/cột mới được thêm vào.

Để hoạt động, bạn cần tạo một phạm vi được đặt tên trong Google Sheets, sau đó sao chép dữ liệu từ đó vào Google Docs. Bằng cách này, bảng dữ liệu của bạn sẽ được liên kết với dải ô đã đặt tên và cập nhật khi bạn cập nhật dải ô đã đặt tên.

Bạn cũng có thể thay đổi phạm vi và chọn một phạm vi đã đặt tên trong hộp thoại Linked cell range. Nó sẽ liệt kê tất cả các phạm vi được đặt tên mà bạn có trong Google Sheets được liên kết.

Trong trường hợp tạo một dải ô được đặt tên sau (sau khi bạn đã chèn dữ liệu Google Sheets vào tài liệu Goole Docs), bạn có thể thay đổi dải ô được liên kết. Chỉ cần kích chọn Linked Table Option (biểu tượng ở phần trên cùng bên phải của bảng) và kích vào tùy chọn Change Range. Nó sẽ hiển thị cho bạn phạm vi được đặt tên trong hộp thoại.

Hủy liên kết dữ liệu Google Sheets

Nếu bạn muốn hủy liên kết dữ liệu khỏi Google Sheets (hiện đã có trong Google Docs) thì cũng có thể dễ dàng làm điều đó. Chỉ cần kích vào bất kỳ đâu trong bảng mà bạn đã chèn, rồi bấm vào biểu tượng Linked table options và chọn tùy chọn Unlink.

Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn chèn tài liệu Google Sheets dưới dạng một đối tượng hoặc dưới dạng một liên kết (để khi người dùng kích vào tài liệu đó, nó sẽ mở bảng Google Sheets này, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách bấm nút Share (nút màu xanh lá cây) ở trên cùng.
 

Trên đây Gitiho vừa Hướng dẫn các bạn chi tiết cách chèn Google Sheets vào Google Docs để cập nhật dữ liệu tự động. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích và giúp các bạn sử dụng Google Sheets thành thạo hơn.

 CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets

Hướng dẫn cách bảo vệ trang tính trong Google Sheets

Hướng dẫn cách cố định hàng/cột trong Google Sheets