Hướng dẫn cách đếm các ký tự trong một ô (hoặc phạm vi ô) trong Excel

Bạn đang cần tính tổng số ký tự trong một ô, phạm vi hoặc số lần một ký tự cụ thể xuất hiện trong một ô? Áp dụng ngay cách mà Gitiho hướng dẫn dưới đây, chắc chắn sẽ thành công.

Khi sử dụng Excel, đôi khi bạn cần tính tổng số ký tự trong một ô, phạm vi hoặc số lần một ký tự cụ thể xuất hiện trong một ô. Dưới đây Gitiho sẽ Hướng dẫn cách đếm các ký tự trong một ô (hoặc phạm vi ô) trong Excel.

Trong Excel mặc định có hàm LEN có thể sử dụng để đếm số ký tự trong một ô, nhưng bạn cũng có thể kết hợp với các hàm khác để tính tổng số ký tự trong một ô, phạm vi hoặc số lần một ký tự cụ thể xuất hiện trong một ô.

Thông qua các ví dụ cụ thể dưới đây, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách đếm tổng số các ký tự hoặc các ký tự cụ thể trong một ô hoặc phạm vi trong Excel.

Đếm tất cả các ký tự trong một ô

Nếu bạn chỉ muốn biết tổng tất cả các ký tự trong một ô của Excel thì có thể sử dụng hàm LEN. Hàm LEN nhận một đối số, có thể là văn bản trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu ô đến ô có văn bản. 

Ví dụ trong bảng dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn đếm tổng số ký tự trong mỗi ô:

Dưới đây là công thức để thực hiện điều này:

= LEN (A2)

Một mình hàm LEN tách riêng trong Excel có thể không thực hiện được nhiều tính năng, nhưng khi kết hợp với các hàm khác thì có thể thực hiện được những tính năng ấn tượng như: Đếm số từ trong một ô hoặc tách họ và tên.

Lưu ý: Hàm LEN sẽ đếm tất cả các ký tự trong một ô, có thể là ký tự đặc biệt, số, dấu chấm câu và ký tự khoảng trắng (đầu, cuối và dấu cách kép giữa các từ).

Vì hàm LEN đếm mọi ký tự trong một ô nên đôi khi bạn có thể nhận được kết quả sai trong trường hợp có thêm khoảng trắng trong ô.

Ví dụ, trong trường hợp dưới đây, hàm LEN trả về 25 ký tự cho văn bản trong ô A1, trong khi đúng ra thì chỉ có 22 ký tự. Nhưng vì hàm này đếm cả các ký tự khoảng trắng nên kết quả bạn nhận được sẽ thiếu chính xác.

Để tránh việc sử dụng hàm LEN đếm các khoảng trắng thừa, trước tiên bạn có thể sử dụng hàm TRIM để loại bỏ bất kỳ khoảng trắng đầu, cuối và kép nào trong ô, sau đó sử dụng hàm LEN để tính số từ thực tế.

Công thức dưới đây sẽ thực hiện điều này:

= LEN (TRIM (A2))

Đếm tất cả các ký tự trong một dải ô

Bạn cũng có thể sử dụng hàm LEN để đếm tổng số ký tự trong toàn bộ phạm vi. 

Ví dụ bạn có một bảng dữ liệu, thay vì đếm số ký tự trong mỗi ô bạn muốn biết có bao nhiêu ký tự trong toàn bộ phạm vi.

Bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách sử dụng công thức dưới đây:

= SUMPRODUCT (LEN (A2: A7)))

Ý nghĩa của công thức trên sẽ là

- Đầu tiên là hàm LEN trong công thức sẽ lấy toàn bộ phạm vi ô và đếm các ký tự trong mỗi ô. Lúc này kết quả của hàm LEN sẽ là {22; 21; 23; 23; 23; 31} và mỗi số này đại diện cho số ký tự trong ô.

Do đó khi bạn sử dụng hàm SUMPRODUCT kết hợp thì hàm LEN sẽ chỉ cần thêm tất cả các số này.

Có thể có bạn thắc mắc tại sao không dùng hàm SUM thay vì hàm SUMPRODUCT là dó đây là một mảng và hàm SUMPRODUCT có thể xử lý mảng nhưng hàm SUM thì không.

Tuy nhiên, nếu vẫn muốn sử dụng SUM, bạn có thể sử dụng công thức dưới đây (nhưng nhớ rằng bạn cần sử dụng Control + Shift + Enter để nhận kết quả thay vì Enter thông thường)

= SUM(LEN(A2: A7))

Đếm các ký tự cụ thể trong một ô

Như đã nói ở trên, tiện ích thực sự của hàm LEN là khi được sử dụng kết hợp với các hàm khác trong Excel. Nếu bạn muốn đếm các ký tự cụ thể trong một ô (đó có thể là một chữ cái, số, ký tự đặc biệt hoặc ký tự khoảng trắng), bạn có thể thực hiện điều đó bằng tổ hợp công thức.

Mặc dù không có công thức tích hợp nào để tính số từ nhưng bạn có thể đếm các ký tự khoảng trắng và sau đó sử dụng công thức đó để biết tổng số từ trong ô.

Ví dụ trong bảng dữ liệu dưới đây, bạn muốn đếm tổng số từ trong mỗi ô thì có thể sử dụng công thức sau: 

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))+1

Công thức trên sẽ đếm tổng số ký tự khoảng trắng và sau đó thêm 1 vào số đó để có số từ và đây là cách công thức này hoạt động:

- Hàm SUBSTITUTE được sử dụng để thay thế tất cả các ký tự khoảng trắng bằng một khoảng trống. Sau đó, hàm LEN được sử dụng để đếm tổng số ký tự khi không có ký tự khoảng trắng.

- Kết quả của hàm LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)) sau đó được trừ cho LEN(A2). Điều này sẽ cho tổng số ký tự khoảng trắng có trong ô.

- Số 1 được thêm vào công thức và tổng số từ sẽ nhiều hơn tổng số ký tự khoảng trắng (vì hai từ được phân tách bằng một ký tự).

Lưu ý: Trong trường hợp có bất kỳ dấu cách nào ở đầu, ở cuối hoặc kép, bạn sẽ nhận được kết quả sai. Trong trường hợp này, tốt nhất nên sử dụng hàm TRIM cùng với hàm LEN.

Bạn cũng có thể sử dụng logic tương tự để tìm một ký tự, từ hoặc cụm từ cụ thể trong một ô.

Ví dụ: Trong bảng dữ liệu dưới đây có các lô khác nhau, trong đó mỗi lô có một bảng chữ cái và số để đại diện cho nó (chẳng hạn như A1, J2, ….)

Dưới đây là công thức sẽ cung cấp cho bạn tổng số lô với chữ cái A trong mỗi lô tương ứng với mỗi tháng:

= LEN (B2) -LEN (SUBSTITUTE (B2, "A", ""))

Công thức trên một lần nữa sử dụng cùng một logic - tìm độ dài của văn bản trong một ô có và không có ký tự mà bạn muốn đếm, sau đó lấy hiệu của hai ký tự này.

Đếm các ký tự cụ thể bằng công thức phân biệt chữ hoa chữ thường

Có một vấn đề với công thức được sử dụng để đếm các ký tự cụ thể trong một ô đó là hàm SUBSTITUTE không phân biệt được chữ hoa chữ thường. Điều này có nghĩa là chữ “A” không bằng “a”. Đây là lý do tại sao bạn nhận được kết quả sai trong ô C5 (kết quả đáng lẽ phải là 3).

Vì vậy, làm thế nào để đếm được số ký tự của một cụm ký tự cụ thể và phân biệt được giữa viết thường hoặc viết hoa. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng công thức như dưới đây, trong đó chỉ cần thêm số ký tự của cả hai trường hợp (chữ a thường và chữ A hoa).

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"A",""))+LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"a",""))

Thực hiện tương tự và thay thế ký tự A, a bằng các ký tự khác khi bạn muốn kiểm tra.

Đếm ký tự hoặc chữ số trước và sau số thập phân

Ví dụ trong bảng dữ liệu như hình dưới đây, bạn muốn đếm các ký tự trước số thập phân và sau số thập phân.

Dưới đây là các công thức để thực hiện điều này.

Đếm ký tự hoặc chữ số trước số thập phân:

= LEN(INT(A2))

Đếm ký tự hoặc chữ số sau số thập phân:

=LEN(A2)-FIND(".",A2)

Lưu ý: Các công thức này chỉ dành cho các chữ số có nghĩa trong ô. Trong trường hợp bạn có các số 0 ở đầu hoặc ở cuối hoặc đã sử dụng định dạng số tùy chỉnh để hiển thị nhiều hơn hoặc ít hơn các số, các công thức trên sẽ vẫn cung cấp cho bạn các chữ số có nghĩa trước và sau số thập phân.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM
Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu trong Excel theo màu chi tiết
Hướng dẫn cách thao tác trình bày định dạng bảng dữ liệu trong Excel chuẩn nhất
Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng