Hướng dẫn cách in báo cáo trong Excel từ A đến Z

Sau khi làm xong báo cáo, chúng ta thường phải gửi báo cáo cho người khác. Hình thức gửi có thể là gửi file Excel, gửi file PDF hoặc in ra giấy. Tất cả những hình thức này gọi chung là việc in báo cáo. Nếu không biết kỹ thuật in báo cáo, dù bạn có làm ra báo cáo đúng, chính xác, đẹp thì cũng chỉ 1 mình bạn biết thôi, còn khi gửi cho người khác thì nội dung lại không đẹp, không đúng theo ý muốn của bạn. Do vậy việc in báo cáo cũng hết sức quan trọng. Trong bài viết này Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách in báo cáo trong Excel từ A đến Z.

Thiết lập phạm vi báo cáo cần in

Mỗi báo cáo đều có 1 phạm vi nhất định (dựa theo cấu trúc báo cáo) trong 1 Sheet hoặc nhiều sheet cần in. Có thể ngoài phạm vi báo cáo bạn sẽ có thêm những thông tin khác, nhưng khi in chúng ta chỉ muốn in đúng phạm vi báo cáo mà thôi. Vì vậy khi hoàn thành báo cáo, việc đầu tiên cần làm là thiết lập phạm vi báo cáo cần in.

Việc này được thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn vùng cần in trong Excel (phạm vi báo cáo)
• Bước 2: Trên thanh công cụ của Excel bạn chọn thẻ Page Layout, chọn tiếp mục Print Area
• Bước 3: Bấm chọn dòng Set Print Area

Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản, bạn đã có thể thiết lập xong phạm vi báo cáo cần in rồi. Khi thực hiện lệnh in (Print) hoặc xuất file ra dạng PDF thì Excel sẽ chỉ in đúng trong phạm vi mà bạn đã thiết lập. Ngoài ra bạn cần nhớ thêm 1 vài thao tác sau:

• Muốn thay đổi phạm vi này, bạn chọn 1 vùng khác trong Sheet rồi thực hiện lại thao tác thiết lập phạm vi vùng in.

• Muốn xóa vùng in đã thiết lập (để trở về trạng thái in bình thường của Excel), bạn chọn mục Clear Print Area.

Lựa chọn chiều trang in

Mục đích của việc chọn chiều trang in là để:

• Thể hiện được nhiều nội dung nhất trên 1 trang
• Tiết kiệm số trang in

Bạn cần phải cân bằng giữa cả 2 yếu tố trên để có thể xác định chiều trang in cho đúng:

Nếu bảng tính hoặc báo cáo cần in có nhiều cột (tổng độ rộng các cột lớn) thì nên để trang in theo chiều ngang, bởi chiều ngang sẽ giúp thể hiện được nhiều nội dung hơn theo bề ngang.

Thứ tự ưu tiên thường là: In đủ nội dung theo chiều ngang sẽ được ưu tiên hơn là in ít số trang hơn.

Để thiết lập chiều trang in, bạn chỉ cần chọn mục Orientation trong thẻ Page Layout rồi chọn theo 1 trong 2 lựa chọn sau đây:

• Portrait: chiều dọc (ưu tiên báo cáo ít cột, nhiều dòng)
• Landscape: chiều ngang (ưu tiên báo cáo nhiều cột)

Căn lề cho bảng báo cáo

Mục đích của việc căn lề là giúp cho bảng báo cáo của bạn được đặt tại vị trí cân xứng hơn trên trang in. Bởi không phải lúc nào bảng báo cáo cũng cân xứng ngay. Có thể phần bảng báo cáo lệch nhiều hơn về bên lề trái trang giấy (khoảng trắng bên phải lớn hơn nhiều khoảng trắng bên trái) nhìn sẽ không đẹp mắt. Ví dụ như hình dưới đây:

Ví dụ về báo cáo cách lề không đều trên trang in

Khi đó chúng ta có thể thiết lập lại phần lề và vị trí đặt bảng trên trang giấy in như sau:

• Bước 1: Mở cửa sổ Page setup (chọn thẻ Page Layout trên thanh công cụ rồi bấm vào ô vuông ở góc dưới nhóm Page Setup

• Bước 2: trong cửa sổ Page Setup, chọn thẻ Margins

Các thiết lập trong Margins bao gồm:

• Căn lề trên, dưới, trái, phải (tại các mục tương ứng Top, Bottom, Left, Right)
• Đưa bảng ra giữa trang in (center on page): theo các chiều ngang (Horizontally), dọc (Vertically). Việc lựa chọn này giúp bạn nhanh chóng đưa bảng tính ra giữa trang giấy, giúp cân đối 2 lề để tránh tình trạng khoảng trắng bên lề phải nhiều hơn lề trái.

Kết quả thiết lập cách đều 2 lề với lựa chọn Horizontally trong Margins như sau:

Cách đánh số trang in trong Excel

Thông thường trong 1 sheet, chúng ta chỉ thấy 1 dãy các ô liền nhau theo hàng, cột. Dù có sang trang khác thì chúng ta cũng không rõ số trang sẽ đặt ở đâu. Bởi vì phần số trang này được đặt trong Header hoặc Footer của trang in chứ không nằm trong Sheet Excel.

Để thực hiện đánh số trang, chúng ta sẽ chọn thẻ Header & Footer trong cửa sổ Page Setup rồi thực hiện đánh số trang trong Excel như sau:

Tại đây bạn có thể thiết lập số trang như sau:

• Bước 1: Bấm vào vị trí muốn đặt số trang (ví dụ vị trí ở giữa, bên dưới trang in)
• Bước 2: Bấm vào vị trí Insert Page Number

Excel sẽ tự động đánh số trang cho các trang in trong Sheet.

Bạn có thể tham khảo thêm một số cách đánh số trang trong Excel tại bài viết:

Hướng dẫn 3 cách đánh số trang trong Excel trên mọi phiên bản

Lặp lại tiêu đề của báo cáo

Trong một số báo cáo (đặc biệt là báo cáo chi tiết) nội dung có thể trải dài trên nhiều trang in. Khi đó tại những trang in tiếp theo (sau trang đầu tiên) thì sẽ không tự động được lặp lại dòng tiêu đề của báo cáo, mà chỉ có phần nội dung tiếp theo. Việc đó khiến bạn sẽ gặp khó khăn khi theo dõi nội dung trong trang này. Nhằm giúp dễ dàng theo dõi báo cáo, chúng ta cần phải thiết lập sao cho dòng tiêu đề được lặp lại ở các trang in.

Việc thiết lập được thực hiện như sau:

• Trong cửa sổ Page Setup, bạn sẽ chọn thẻ Sheet;
• Tại mục Rows to repeat at top, bạn chọn phần dòng tiêu đề của báo cáo.
• Kết thúc thao tác, bấm OK để đóng cửa sổ Page Setup.

Như vậy bạn đã thực hiện xong thao tác lặp lại tiêu đề rồi. Thao tác này rất đơn giản phải không nào.

Thiết lập lặp lại dòng tiêu đề của báo cáo khi in
 

Co dãn cho vừa đủ trang giấy in

Kích cỡ bảng tính không vừa trang in đôi khi khiến bạn mất nhiều thời gian để điều chỉnh lại. Ví dụ như các bảng tính lớn như bảng chấm công, bảng lương, các báo cáo về tiến độ công việc… Việc điều chỉnh đôi khi khiến cấu trúc bảng bị xô lệch và không còn đảm bảo tính thẩm mỹ hoặc khiến bạn lãng phí nhiều thời gian.

Chỉ với một số thiết lập đơn giản trong Page Setup, bạn có thể dễ dàng thiết lập cho nội dung luôn hiển thị vừa đủ trên trang in. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Mở cửa sổ Page Setup
• Bước 2: Lựa chọn tỷ lệ co giãn tại mục Adjust to

Thiết lập co giãn nội dung trên trang in theo tỷ lệ
 

Với thiết lập này, toàn bộ nội dung cần in sẽ tự động được co giãn theo tỷ lệ phù hợp mà bạn chọn:

• Tỷ lệ dưới 100%: thủ nhỏ nội dung trên trang in
• Tỷ lệ trên 100%: phóng to nội dung trên trang in

Ngoài ra bạn có thể lựa chọn thiết lập Fit to. Với thiết lập này Excel sẽ tự động co giãn cho nội dung luôn vừa đủ vào số lượng trang in nhất định với:

• Page(s) wide: số trang in theo chiều ngang
• Tall: số trang in theo chiều dọc

Như vậy bạn có thể kết hợp 1 trong 2 lựa chọn trên để giúp nội dung khi in ra luôn hiển thị vừa đủ trên trang in một cách hoàn toàn tự động, không làm xáo trộn cấu trúc bảng báo cáo mà bạn đang định dạng. Lưu ý rằng trước khi thực hiện thiết lập này, bạn cần đảm bảo đã thực hiện thiết lập căn lề rồi. Như vậy mới đảm bảo hiệu quả về tính thẩm mỹ khi in báo cáo.

Tham khảo: Cách in hết khổ giấy A4 trong Excel trong Excel đơn giản

Kết luận

1. Hãy quan tâm tới tính thẩm mỹ của báo cáo ngay trong các thao tác trình bày và in ấn, bởi báo cáo làm ra là để người khác xem.
2. Hãy tham khảo nhiều mẫu báo cáo mà bạn cho là đẹp để xem cách họ trình bày báo cáo trên 1 trang giấy (hoặc 1 màn hình máy tính) như thế nào. Việc này giúp bạn học thêm được nhiều thủ thuật hữu ích trong việc in báo cáo.