Hướng dẫn cách khắc phục sự cố khi sao chép và nhân bản trong Excel

Sao chép các worksheet trong Excel là một nhiệm vụ phổ biến. Nó giúp tiết kiệm thời gian đáng kể bằng cách cho phép bạn sử dụng lặp đi lặp lại nội dung của worksheet mà không cần tạo lại công thức hoặc định dạng. 

Thông thường, việc sao chép một worksheet trong cùng một workbook rất dễ dàng và hầu như không có vấn đề gì. Tuy nhiên, nếu bạn đang cố gắng sao chép worksheet có chứa bảng hoặc các worksheet sang một workbook khác có chứa công thức, thì bạn có thể gặp sự cố. 

Mục đích Gitiho giới thiệu bài viết này là để giúp các bạn tìm ra cách có thể sao chép worksheet và cách khắc phục một số sự cố bạn có thể gặp phải.

Cách copy hoặc nhân bản một hoặc nhiều worksheet vào cùng một workbook

Bước 1: Để sao chép một hoặc nhiều worksheet vào cùng một workbook, hãy chọn các tab worksheet mà bạn muốn sao chép. Để chọn nhiều tab, hãy nhấn giữ phím Ctrl khi bạn kích chuột trái vào từng tab riêng lẻ.

Bước 2: Khi bạn đã chọn các tab cần sao chép, hãy kích chuột phải để mở menu tab.

Bước 3: Từ menu của tab, chọn tùy chọn Move or Copy. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Move or Copy Options.

Cài đặt mặc định trong hộp thoại Move or Copy Options là sao chép các worksheet đã chọn vào cùng một workbook đang mở. 

Nếu bạn muốn sao chép các worksheet được chọn sang một workbook khác thì bạn sẽ sử dụng menu thả xuống tại mục To book. Điều này sẽ cho phép chọn tên một workbook khác, nhưng chúng ta sẽ xem xét điều đó ở phần sau của bài viết này.

Lưu ý rằng, worksheet đầu tiên dường như được chọn mặc định trong hộp tùy chọn Move or Copy, điều này là không đúng vì chúng ta đã chọn các worksheet trước khi mở hộp thoại này ở bước 1. 

Trong ví dụ cụ thể này, chúng tôi đã chọn các worksheet có tên Calculations và Sheet3, tuy nhiên worksheet Data được đánh dấu trong hộp tùy chọn the Move or Copy giống như ở hình trên.

Bước 4: Để sao chép các worksheet đã chọn, hãy đảm bảo bạn đã đánh dấu vào tùy chọn Create a copy ở phía dưới và bấm nút OK.

Bước 5: Ngay lập tức Excel sẽ tạo một bản sao của các worksheet này và đặt cho chúng một tên mặc định là tên worksheet ban đầu với một số ở cuối. Như trong trường hợp này các bạn sẽ thấy Calculations  (2) và Sheet3 (2) là hai worksheet mới được nhân bản. 

Khi bạn đang tạo một bản sao của các worksheet này, nếu muốn vị trí của các tab này ở cuối, bạn phải chọn tùy chọn (move to end) trong hộp tùy chọn Move or Copy.

Điều gì xảy ra với công thức (Formula), định dạng (Formatting) và bảng (Table) khi bạn sao chép một worksheet vào cùng một workbook?

Khi bạn copy một worksheet có các công thức vào cùng một workbook, tất cả các tham chiếu tương đối và tuyệt đối sẽ được giữ nguyên khi sao chép công thức tới sheet mới. Tuy nhiên, khi đang sao chép các worksheet có công thức sang một workbook khác, bạn có thể gặp phải sự cố, nhưng chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề đó ở phần sau của bài viết.

Khi bạn sao chép một worksheet hoặc một nhóm worksheet, định dạng trên mỗi worksheet đó cũng sẽ được sao chép sang worksheet mới. Bạn có thể sao chép một worksheet có chứa một bảng trong cùng một workbook. 

Để sao chép một worksheet với một bảng, hãy thực hiện theo các bước tương tự như trên, tuy nhiên khi bạn bấm nút OK để sao chép. Sẽ có sự cố xảy ra vì một hoặc nhiều worksheet bạn sao chép có chứa một bảng. Trong trường hợp này, Excel sẽ báo lỗi cho bạn.

Cách giải quyết: Khi bạn cần một bản sao của worksheet có bảng, bạn phải chọn worksheet có chứa bảng đó và sao chép worksheet này một cách riêng biệt chứ không phải sao chép cùng với một nhóm worksheet khác.

Khi bạn tạo bản sao của worksheet có bảng, tên bảng trong worksheet trùng lặp cũng sẽ được đặt một hậu tố. Ví dụ: nếu worksheet được gọi là Details thì worksheet trùng lặp có thể được gọi là Details2. 

Cách sao chép một worksheet hoặc nhiều worksheet sang một workbook khác

Để sao chép một hoặc nhiều worksheet sang một workbook khác, hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn các tab worksheet mà bạn muốn sao chép. Để chọn nhiều tab, hãy bấm giữ phím Ctrl + kích chuột trái vào tên của từng worksheet.

Bước 2: Khi đã chọn đủ tên các worksheet cần sao chép, hãy kích chuột phải và chọn tùy chọn Move or Copy trong menu xổ xuống. 

Bước 3: Thao tác này sẽ mở hộp thoại Move or Copy Options.

Bước 4: Sử dụng menu thả xuống tại mục To Book để chọn tên workbook khác, nơi bạn muốn chuyển các worksheet sao chép sang. Bạn cũng có thể chọn sao chép sang một tệp excel mới (new book) có chứa các worksheet được sao chép nếu muốn.

Bước 5: Để sao chép các worksheet đã chọn vào workbook đã chọn, hãy đảm bảo bạn đã đánh dấu vào tùy chọn Create a copy và bấm nút OK.

Điều gì xảy ra với công thức, định dạng và bảng khi bạn sao chép một worksheet vào một workbook khác?

Khi bạn sao chép một worksheet với các công thức sang một workbook mới, bạn có thể gặp sự cố. Nếu sao chép một worksheet có các công thức tham chiếu các ô trong một worksheet khác trong workbook gốc và bạn không sao chép các worksheet tham chiếu, thì các công thức trong worksheet trùng lặp sẽ chứa các tham chiếu worksheet gốc, giống như hiển thị trong hình dưới đây.

Vấn đề này thường người dùng không phát hiện ra và có thể gây ra vấn đề ở giai đoạn sau. Để đảm bảo điều này không xảy ra khi bạn đang sao chép các worksheet, bạn phải sao chép bất kỳ công thức worksheet nào có thể tham chiếu.

Nhưng định dạng từ các worksheet gốc sẽ được sao chép nguyên vẹn khi bạn sao chép một worksheet sang một workbook khác.

Tuy nhiên, nếu worksheet có chứa một bảng, thì bạn không thể sao chép worksheet này trong một nhóm. Như đã nói ở trên, bạn phải sao chép worksheet này một cách riêng biệt. 

Điều này có nghĩa là nếu một worksheet có công thức tham chiếu đến một bảng, bạn không thể sao chép chúng dưới dạng một nhóm worksheet và tham chiếu workbook cũng sẽ có trong bất kỳ công thức nào tham chiếu đến bảng trong các worksheet được sao chép.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn sao chép các sheet tham chiếu trong công thức sang một workbook khác?

Thông thường bạn sẽ không muốn sao chép tất cả các worksheet sang một workbook khác, đồng thời không muốn các tham chiếu của workbook đó được thêm vào các công thức trong các worksheet được sao chép. 

Tiếc là Excel không có giải pháp đơn giản nào để tránh điều này và chúng ta phải tạo ra một giải pháp thay thế.

Sử dụng tính năng Find and Replace

Bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) để tìm tất cả các tên workbook và thay thế chúng với tham chiếu mới. Cách thực hiện như sau

Bước 1: Trong workbook mới sao chép sang, hãy nhấn tổ hợp phím CTRL + F để mở cửa sổ Find and Replace.

Bước 2: Nhập tên worksheet cần tìm kiếm trong workbook mới vào hộp Find what và để trống hộp thoại Replace with. 

Bước 3: Bấm nút Replace All và thao tác này sẽ xóa tên workbook khỏi tất cả các công thức.

Thay đổi dữ liệu nguồn
 

Nếu bạn đã sao chép worksheet từ một workbook khác và nó chứa các liên kết đến worksheet trong workbook gốc, bạn có thể thay đổi dữ liệu nguồn để cập nhật các công thức này vào workbook hiện tại. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Trước tiên bạn hãy lưu workbook lại. 

Bước 2: Sau đó truy cập thẻ Data trên thanh công cụ ribbon, trong nhóm Queries and Connections hãy bấm nút Edit Links.

Bước 3: Hộp tùy chọn liên kết chỉnh sửa Edit Links sẽ mở ra.

Bước 4: Bấm nút Change Source và sau đó điều hướng đến tệp workbook mới được lưu và chọn tệp. Tham chiếu workbook đến nguồn cũ bây giờ sẽ được thay đổi và các công thức sẽ không còn liên kết với worksheet ban đầu.

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn các bạn các cách để sao chép các worksheet khi làm việc với Excel và những sự cố thường gặp, cách khắc phục những sự cố đó khi thực hiện. Nếu các bạn biết thêm các cách nào khác, hãy chia sẻ cùng chúng tôi thông qua comment ở phía dưới nhé. Chúc các bạn thành công.