Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

Nguyễn Thanh Xuân
Nguyễn Thanh Xuân
Mar 25 2021

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách khoá cũng như bảo mật các file Excel của bạn, để tránh trường hợp các dữ liệu trong file bị chỉnh sửa, sao chép sang một nguồn khác. Việc khoá bảo vệ file dữ liệu của bạn sẽ giúp bạn bảo mật thông tin tốt hơn và an toàn hơn.

Các bạn hãy tải tài liệu đính kèm bên dưới bài viết này để có thể xem lại các kiến thức cần thiết kể cả khi không có internet nhé. 

Đăng ký khoá học Tuyệt đỉnh Excel để làm chủ được công cụ này một cách hiệu quả 

Các cơ chế bảo mật dữ liệu Excel

Như các bạn đã biết, tính bảo mật là một điều vô cùng cần thiết đối với các dữ liệu quan trọng. Để đảm bảo các dữ liệu quan trọng của bạn không bị chỉnh sửa, thay đổi hay sao chép, bạn sẽ cần biết cách thiết lập khoá và bảo mật các file dữ liệu của mình. 

Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về 3 cơ chế bảo mật trong Excel bao gồm:
- Thiết lập mật khẩu đăng nhập cho file dữ liệu Excel: Khi không có mật khẩu này, màn hình sẽ hiển thị 1 file Excel trống, người xem sẽ không thể biết trong file Excel này có nội dung gì.
- Bảo mật cấu trúc của file: Đây là cơ chế bảo mật để bảo vệ các sheet của Excel, người khác sẽ không thể di chuyển vị trí, hay thay đổi những đặc tính của sheet trong tài liệu.
- Bảo mật từng ô dữ liệu trong file Excel: Với cơ chế bảo mật này, bạn có thể cho phép người khác chỉ nhập được dữ liệu vào một số ô nhất định, với các ô bạn bảo mật, người khác sẽ không được phép thao tác vào các ô đó.

Sau đây chúng mình sẽ cùng tìm hiểu cụ thể cách thiết lập các bảo mật và khoá file dữ liệu Excel nhé.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH ĐẶT MÃ BẢO MẬT (PASSWORD) CHO EXCEL VÀ WORD

Kỹ thuật khoá truy cập vào workbook

Khoá truy cập vào workbook là một kỹ thuật giúp chúng ta tạo mật khẩu cho file dữ liệu Excel. Bạn sẽ cần có mật khẩu để có thể mở và truy cập nội dung bên trong của file dữ liệu này. Thông thường ở chế độ mặc định, Excel sẽ không thiết lập chế độ khoá mật khẩu này, vì vậy muốn tạo mật khẩu khoá file này, các bạn hãy làm theo các bước sau:

- Đầu tiên các bạn mở file Excel cần thiết lập mật khẩu bảo mật lên. Sau đó các bạn mở cửa sổ Save As bằng cách nhấn phím F12. Ở cửa sổ này, các bạn chú ý tới ô tuỳ chọn Tools. Ở Tools, các bạn chọn mục General Options.

- Khi cửa sổ General Options mở ra, các bạn sẽ thấy 2 tuỳ chọn để thiết lập mật khẩu như sau

- Password to open: Tuỳ chọn này tức là thiết lập mật khẩu để mở file Excel
- Password to modify: Tuỳ chọn này tức là thiết lập mật khẩu để có thể chỉnh sửa nội dung dữ liệu bên trong file Excel

Ở đây chúng ta sẽ sử dụng tuỳ chọn Password to open để khoá dữ liệu ngay từ bước đầu. Vì vậy những người không có mật khẩu sẽ không xem được nội dung của file.

- Các bạn điển mật khẩu của mình vào ô Password to open và nhấn OK. Lúc này Excel sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa rồi một lần nữa để xác nhận. Sau đó bấm Save là xong.


- Lúc này bạn tắt file Excel đó đi và mở lại, Excel sẽ yêu cầu bạn cần nhập mật khẩu để có thể mở file. Bạn sẽ thấy toàn bộ bảng Excel được ẩn đi, không để lộ nội dung dữ liệu bên trong. Thật an toàn phải không nào?

- Lưu ý, Excel không có thiết lập lấy lại mật khẩu nếu bạn quên mật khẩu, vì vậy các bạn cần nhớ kỹ mật khẩu của mình hoặc ghi lại vào mục ghi chú nào đó của riêng mình để tránh quên nhé.

- Để huỷ bỏ thiết lập mật khẩu cho file dữ liệu Excel, các bạn vào lại cửa sổ Save As. Chọn mục Tools > General Options như cách đặt mật khẩu. Sau đó các bạn xoá mật khẩu này đi và nhấn Save. Như vậy là thiết lập mật khẩu của bạn đã được huỷ bỏ, và bạn có thể vào file dữ liệu này một cách bình thường.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN BẢO MẬT THÔNG TIN ĐĂNG NHẬP VỚI EXCEL VBA

Kỹ thuật khoá cấu trúc của workbook

Cơ chế bảo mật thứ 2 cho các file tài liệu Excel là khoá cấu trúc của workbook. Cấu trúc của file Excel chính là các sheet của file. Thông thường, các bạn có thể thực hiện các thao tác với sheet tab như di chuyển vị trí các sheet, thêm hoặc xoá sheet mới, đổi tên sheet,... Với cơ chế bảo mật cấu trúc file dữ liệu này, những người được truy cập file Excel sẽ không thể tác động gì vào các sheet tab. Chúng ta sẽ làm như sau:

- Tại file dữ liệu Excel, các bạn mở thẻ Review trên thanh công cụ. Sau đó chọn mục Protect Workbook. 

- Lúc này cửa sổ Protect Structure and Windows sẽ hiện ra. Tại đây bạn nhập mật khẩu của mình vào ô Password (optional) và nhấn OK là xong.

- Để bỏ thiết lập mật khẩu này, chúng ta sẽ làm các bước tương tự là vào thẻ Review, mục Protect Workbook, lúc này cửa sổ hiện lên sẽ là Unprotect Workbook. Bạn nhập mật khẩu của mình vào và nhấn OK. Như vậy là bạn đã huỷ bỏ thiết lập mật khẩu thành công. 

Kỹ thuật khoá worksheet bảo mật dữ liệu Excel

Chỉ cho phép nhập vào các ô đã chỉ định

Đối với các thiết lập bảo mật trên, sau khi có mật khẩu và vào được file Excel, các đối tượng đều có thể chỉnh sửa, thay đổi các dữ liệu trong file của bạn. Vì vậy Excel có một thiết lập khác cho bạn giúp bạn bảo vệ các ô dữ liệu trong file, và chỉ cho phép chỉnh sửa, nhập dữ liệu vào những ô đã được chỉ định.

Chúng ta sẽ cùng thực hành với một ví dụ sau. Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ cùng thực hiện yêu cầu "Chỉ được nhập dữ liệu trong vùng A3:E20", tức là trong toàn bộ file dữ liệu này, các bạn chỉ có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong 1 khu vực được chỉ định đó là từ ô A3 đến ô E20. Với tất cả các ô còn lại, bạn sẽ không thể nhập hay thao tác gì được.

Chúng ta sẽ làm như sau:

- Đầu tiên các bạn sẽ chọn bôi đen toàn bộ vùng ô được chỉ định cho phép nhập dữ liệu, đó là các ô từ A3 đến E20. Sau đó các bạn chọn chuột phải, chọn Format cells.

- Tại bảng Format cells, các bạn chọn thẻ Protect, các bạn sẽ thấy ô Locked đang được đánh dấu tích, đây là thiết lập mặc định của Excel, tức là tất cả các ô của Excel được đặt mặc định là Locked. Vì vậy khi bạn chọn khoá các ô Locked (Select Locked cells) thì tất cả các ô này đều bị khoá. Vậy nên các bạn sẽ tiến hành bỏ dấu tích ở mục Locked cho các ô bạn đã chọn. Sau đó bấm OK.


- Tiếp theo các bạn mở thẻ Review, chọn mục Protect Sheet.

- Trong bảng tuỳ chọn hiện lên, bạn sẽ thấy có 1 ô cho bạn nhập mật khẩu của mình vào. Bên dưới là danh sách các tuỳ chọn để bạn thiết lập sau khi đặt mật khẩu. Trong ví dụ này chúng ta sẽ sử dụng tuỳ chọn mặc định của Excel là 2 ô đầu tiên Select locked cells (Chọn các ô khoá) và Select unlocked cells (Chọn các ô không bị khoá)

- Sau khi nhập mật khẩu, các bạn nhấn OK, lúc này các bạn sẽ thấy các ô được chọn có thể dễ dàng chỉnh sửa, nhập dữ liệu một cách bình thường. Với các ô ở ngoài phạm vi chỉ định này, khi bạn cố nhập dữ liệu, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi vì ô đang bị khoá. 

- Như vậy là bạn đã có thể khoá file dữ liệu của mình, chỉ cho phép người khác nhập dữ liệu vào các file được chỉ định. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách để Protect và UnProtect nhiều Sheet cùng 1 lúc

Thiết lập bảo mật không được nhập vào các ô đã có dữ liệu

Bên cạnh việc khoá các ô dữ liệu của mình lại và chỉ cho phép nhập dữ liệu vào các ô chỉ định, bạn hoàn toàn có thể thiết lập một cách khác đó là chọn bảo vệ tất cả các ô đã có dữ liệu. Việc này sẽ giúp khoá tất cả các ô đã được điền dữ liệu, người khác chỉ có thể nhập và chỉnh sửa ở các ô còn trống trong file.

Đó cũng chính là yêu cầu thứ 2 trong ví dụ trên của chúng ta. Chúng ta sẽ cùng thiết lập cho các ô đã có dữ liệu là ô từ A1 đến E2 sẽ được bảo mật, không thể chỉnh sửa, chỉ có thể nhập dữ liệu vào các ô khác.

- Đầu tiên, các bạn sẽ cần bỏ Locked toàn bộ tất cả các ô trong file Excel. Để làm được, các bạn chọn bôi đen toàn bộ các ô trong file bằng cách nhấn vào vị trí giao điểm giữ cột và hàng trong bảng như hình dưới đây.

- Sau đó các bạn nhấn chuột phải, chọn Format Cells và bỏ chọn ô locked như cách làm bên trên đã đề cập. Lúc này toàn bộ các ô trong file của bạn đã được bỏ Locked.

- Lúc này tất cả các ô đều đã được bỏ Locked, chúng ta sẽ chọn tất cả các ô có dữ liệu là từ ô A1 đến ô E2 để Locked chúng lại.

- Tiếp tục thực hiện các thao tác mở Protect Sheet, nhập mật khẩu và nhấn OK. Lúc này tất cả các ô có dữ liệu sẽ đều bị khoá lại và không thể chỉnh sửa, bạn chỉ có thể thao tác trong các ô còn lại.

Tổng kết

Như vậy qua bài viết trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu và thực hành thiết lập các cơ chế khoá và bảo mật file dữ liệu Excel theo các tuỳ chọn khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu của mỗi người. Hi vọng các bạn sẽ áp dụng thành công trong công việc của mình. 

Đừng bỏ lỡ những bài viết hay của chúng mình dược cập nhật mỗi ngày nhé.

Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao
HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ



Tài liệu kèm theo bài viết

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

Bài viết liên quan

Hướng dẫn về một số hàm DAX căn bản trong Power Pivot (Phần 2)

Hướng dẫn về một số hàm DAX căn bản trong Power Pivot (Phần 2)

Hướng dẫn cách phân biệt Data Table với Lookup Table trong Power Pivot

Hướng dẫn cách phân biệt Data Table với Lookup Table trong Power Pivot

Hướng dẫn cách mở thẻ Power Pivot trên thanh Menu của Excel

Hướng dẫn cách mở thẻ Power Pivot trên thanh Menu của Excel

Hướng dẫn cách phân biệt giữa Power Pivot và Pivot Table

Hướng dẫn cách phân biệt giữa Power Pivot và Pivot Table

Hướng dẫn cách kết nối các bảng trong Power Pivot

Hướng dẫn cách kết nối các bảng trong Power Pivot

Hướng dẫn cách đổi tên bảng và tên cột trong Power Pivot

Hướng dẫn cách đổi tên bảng và tên cột trong Power Pivot

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội