Hướng dẫn cách lựa chọn các loại biểu đồ trong Excel phù hợp cho báo cáo

Trong Excel có rất nhiều loại biểu đồ khác nhau. Điều này đôi khi gây khó khăn cho các bạn trong việc lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp với từng mục đích công việc. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về các loại biểu đồ cơ bản thường sử dụng trong Excel để biết cách lựa chọn các loại biểu đồ phù hợp với mục đích báo cáo nhé.

Các loại biểu đồ trong Excel và trường hợp sử dụng

Khi nào sử dụng biểu đồ hình cột, thanh ngang (Column / Bar)

Biểu đồ hình cột (Column chart) hoặc biểu đồ thanh ngang (Bar chart) có đặc điểm là bạn có thể so sánh được về độ cao (hay độ lớn) của các cột với nhau. Do đó mục đích chính của dạng biểu đồ này là để so sánh các chỉ tiêu, đánh giá tổng quan, mang tính chất xếp thứ hạng.

Trong biểu đồ thường có 2 trục:

• Trục tung (trục đứng): trong biểu đồ hình cột thì trục tung thường thể hiện độ lớn của các con số (số lượng, số tiền...). Dữ liệu thường ở dạng Number.

• Trục hoành (trục ngang): trong biểu đồ hình cột thì trục hoành thường thể hiện các chỉ tiêu (như các năm, các nhóm, category...). Dữ liệu thường ở dạng Text.

Chú ý: với biểu đồ thanh nằm ngang (Bar chart) thì các trục sẽ ngược với biểu đồ hình cột.

Một số ví dụ về biểu đồ hình cột:

• Doanh số bán hàng theo các chi nhánh trong hệ thống, trong đó biểu diễn mỗi chi nhánh là 1 cột / thanh. Các cột thể hiện độ lớn của doanh số.

• So sánh doanh thu bán hàng giữa Tháng này với Tháng trước, Quý này với Quý cùng kỳ năm trước.

• So sánh doanh thu thực hiện với doanh thu kế hoạch trong từng quý. Mỗi quý sẽ có 2 cột thể hiện số thực hiện và số kế hoạch đặt cạnh nhau.

Khi nào sử dụng biểu đồ đường kẻ, vùng miền (Line / Area)

Biểu đồ đường thẳng thường gắn kèm với 1 quá trình diễn ra liên tục, do đó nó thường dùng để mô tả diễn biến theo thời gian của 1 đối tượng. Căn cứ vào diễn biến này có thể đánh giá được trên cả 1 quá trình, xu hướng tiếp theo sẽ như thế nào.

Biểu đồ này thường có 2 trục:

• Trục tung (trục đứng): biểu thị độ lớn của vị trí các đỉnh, đáy trên đường kẻ. Dữ liệu thường ở dạng Number

• Trục hoành (trục ngang): thời gian có tính chất liên tục như các tháng trong 1 năm, các ngày trong 1 tháng. Dữ liệu thường ở dạng Number hoặc Date.

Chú ý:

• Biểu đồ Line chú trọng vào hình dạng đường kẻ, các vị trí đỉnh, đáy của đường kẻ (giống như khi bạn muốn tập trung nhìn vào đỉnh núi và thung lũng trong 1 bức tranh)
• Biểu đồ Area chú trọng vào cả khoảng không gian bên dưới các đỉnh, đáy, mang yếu tố đánh giá phần không gian được lấp đầy bởi biểu đồ (giống như khi bạn muốn tập trung nhìn vào hình dáng của cả quả núi)

Một số ví dụ về biểu đồ dạng này:

• Biểu đồ đường doanh thu của công ty theo các tháng trong năm.
• Doanh thu bán hàng của các nhân viên (trong bộ phận bán hàng của 1 cửa hàng) theo từng ngày trong tháng.

Khi nào sử dụng biểu đồ hình tròn (Pie / Doughnut Chart)

Biểu đồ hình tròn thường gắn với yếu tố tỷ lệ phần trăm. Cả 1 đường tròn là 100% và từng phần, từng miếng trên hình tròn đó sẽ chiếm tỷ lệ bao nhiêu % (giống như 1 miếng bánh được chia thành nhiều phần).

Mục đích của biểu đồ này dùng để so sánh tỷ lệ % giữa các thành phần với nhau, hoặc của 1 thành phần với tổng số.

Trên biểu đồ hình tròn không có trục tọa độ mà chỉ có 2 thành phần chính:

• Các miếng trên hình tròn đầy đủ (Pie) / các vòng cung của hình tròn dạng bánh vòng (Doughnut) là các thành phần
• Độ lớn của các thành phần tương ứng với giá trị của nó trong bảng dữ liệu.

Chú ý:

Nếu bảng dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ hình tròn chỉ có các con số (mà chưa có cột thể hiện giá trị phần trăm) thì khi tạo biểu đồ hình tròn sẽ được excel tự động tính theo giá trị %

Một số ví dụ về biểu đồ này:

• Doanh thu của từng mảng kinh doanh trong tổng doanh thu của bộ phận kinh doanh
• Cơ cấu về nhóm tuổi của các nhân sự trong 1 công ty

Khi nào sử dụng biểu đồ phân tán (XY Scatter)

Biểu đồ này thường thể hiện kết quả của 2 yếu tố (là các điểm phân tán) để từ đó đánh giá, rút ra đặc điểm về mối quan hệ giữa 2 yếu tố với nhau. Khi đánh giá thì sẽ chỉ xét riêng 2 yếu tố mà không căn cứ vào các yếu tố khác.

Ví dụ: Như khi xét mối quan hệ giữa số lượng điện tiêu thụ với số lượng khách thuê phòng để xem 1 khách hàng có xu hướng tiêu thụ hết bao nhiêu tiền điện thì không xét các yếu tố khác như thời gian, chính sách bán hàng... Bạn có thể thu thập số liệu theo thời gian nhưng khi lên biểu đồ, các mốc thời gian sẽ không phải là yếu tố ảnh hưởng tới việc sắp xếp các điểm phân tán mà nó chỉ căn cứ theo độ lớn của từng điểm, tương ứng với số lượng khách ở điểm chi phí đó.

Biểu đồ này thường có 2 trục:

• Trục tung (trục đứng): biểu thị độ lớn của yếu tố thứ 1. Dữ liệu thường ở dạng Number
• Trục hoành (trục ngang): biểu thị độ lớn của yếu tố thứ 2. Dữ liệu thường ở dạng Number

Một số ví dụ về biểu đồ này:

• Đánh giá mối quan hệ giữa Nhiệt độ (thời tiết) với số lượt khách du lịch để xem quyết định đi du lịch có bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ thời tiết không, nếu có thì ảnh hưởng như thế nào
• Đánh giá mối quan hệ giữa mức thu nhập của người dân (tiền lương) với mức chi tiêu cho việc đi du lịch của họ.
  

Tổng kết

Như vậy qua bài viết này chúng ta đã biết được đặc điểm của từng loại biểu đồ, mục đích sử dụng của chúng để có thể giúp lựa chọn biểu đồ phù hợp hơn trong các báo cáo.

Tuy nhiên việc lựa chọn loại biểu đồ cũng không nên cứng nhắc mà còn tùy vào hoàn cảnh, mục tiêu phân tích biểu đồ như thế nào. Bởi vì có thể trong 1 trường hợp, bạn sử dụng biểu đồ nào cũng được (không thấy có quá nhiều khác biệt giữa các loại biểu đồ). Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể ghi nhớ thêm 1 nguyên tắc: "Biểu đồ nào bạn quen sử dụng nhất thì dùng biểu đồ đó", vì để phát huy hết được tác dụng của biểu đồ thì bạn cần sử dụng nhiều, quen dùng, quen đọc biểu đồ. Hãy cố gắng luyện tập thật nhiều với các loại biểu đồ cơ bản này nhé.

Nếu các bạn muốn học kiến thức bài bản, chuyên sâu về cách làm báo cáo trên Excel, trực quan hóa dữ liệu với biểu đồ và đồ thị thì hãy đăng ký khóa học:

Trực quan Báo cáo, Dữ liệu với Biểu đồ, Đồ thị bằng Excel (Excel Data Visualization)

Hoàn thành khóa học, các bạn có thể:

• Nắm chắc các quy tắc Trực quan hóa dữ liệu
• Hiểu rõ về các loại biểu đồ và trường hợp nào thì nên sử dụng biểu đồ nào
• Thành thạo các kỹ thuật vẽ biểu đồ từ cơ bản đến nâng cao
• Hiểu biết về kỹ thuật tự động hóa với biểu đồ bằng Slicer, Option Button, Check box,..
• Có kinh nghiệm thực hành với các case-study như xây dựng Dashboard, báo cáo quản trị để ứng dụng trong công việc

Các bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc trong vòng 24h xuyên suốt khóa học. Các bạn có thể sắp xếp lịch học tùy theo thời gian phù hợp với bản thân vì Gitiho không giới hạn số lượt học, Khóa học có giá trị sử dụng trọn đời, bạn học vào khung giờ nào trong ngày cũng được nhé. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả!