Nội dung chính
Trong công việc, chúng ta luôn cần sử dụng đến Excel để tạo các bảng tính, phân tích dữ liệu. Nhưng với khối lượng công việc lớn, bạn đã biết cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel chưa? Nếu chưa thì hãy đọc bài viết của Gitiho ngày hôm nay nhé.
Chúng ta hay sử dụng công cụ biểu đồ, đồ thị như một cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel dựa vào KPI vì công cụ này cho ta một cái nhìn trực quan và dễ hiểu nhất. Để tạo được các bảng biểu này, chúng ta cần đi qua 2 bước:
Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết cách thao tác bước 1 nhé. Chúng ta sẽ sử dụng file Excel dưới đây:
Bên cạnh đó, chúng ta có bảng KPI để đối chiếu tiến độ công việc:
Xem thêm: Cách lập bảng so sánh kế hoạch và thực tế dự án trên Excel
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng PivotTable trong Excel để áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel hiệu quả. Việc đầu tiên cần làm là lập bản báo cáo doanh thu từ bảng dữ liệu gốc. Chúng ta sẽ thực hiện theo các bước sau:
Khi chúng ta sử dụng công cụ lọc cho phần Nhân viên tại ô B1 thì Excel sẽ trả về tổng doanh thu của nhân viên đó. Do vậy, chúng ta hiểu đây là doanh thu thực tế.
Xem thêm: Sử dụng Dashboard – báo cáo doanh thu tương tác bằng Slicer và Pivot
Để áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel dựa vào doanh thu thực tế và KPI, chúng ta cần lấy dữ liệu về KPI vào vị trí cột bên cạnh cột Tổng doanh thu (cột C). Chúng ta sẽ lấy dữ liệu từ sheet Chỉ tiêu để đưa vào bảng PivotTable trong Excel.
Tại đây chúng ta có 2 điều kiện để xác định dữ liệu: Tên nhân viên được chọn tại ô B1, tên chi nhánh tại cột A. Dựa vào đó, chúng ta có 2 công thức hàm để áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel hiệu quả:
Ví dụ tại cột C chúng ta sử dụng công thức SUMPRODUCT, chúng ta có công thức như sau:
=SUMPRODUCT(($B$1=’Chỉ tiêu’!$A$2:$A$5)*($A4=’Chỉ tiêu’!$B$1:$D$1)*(‘Chỉ tiêu’!$B$2:$D$5))
Còn nếu tại cột D chúng ta sử dụng công thức hàm VLOOKUP thì công thức như sau:
=VLOOKUP($B$1,’Chỉ tiêu’!$A$1:$D$5,MATCH($A4,’Chỉ tiêu’!$A$1:$D$1,0),0)
Kết quả Excel trả về sẽ tương tự hình dưới đây. Các bạn sẽ thấy không có sự khác biệt giữa 2 công thức được sử dụng.
Lưu ý: Với bảng KPI 2 chiều, chúng ta cần sử dụng công thức hàm SUMPRODUCT tính dạng mảng 2 chiều để tính kết quả chính xác.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết sử dụng hàm SUMPRODUCT nâng cao trong Excel
Ở bước này, chúng ta sẽ tiến hành chuyển đổi dữ liệu về dạng % để hiển thị trực quan dữ liệu trên biểu đồ tròn. Cách chuyển đổi như sau:
Áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel như ở phần trên, ta có kết quả từ Excel:
Lưu ý: Tại ô E4, chúng ta sử dụng công thức: =B4/C4. Tuy nhiên, chúng ta cần nhập trực tiếp các kí tự "B4" vào công thức thay vì nhấn chọn ô B4 vì việc nhấn chọn ô sẽ khiến Excel hiểu là GetPivotTable_Value, dẫn đến một dòng lệnh dài không cần thiết.
Xem thêm: Hướng dẫn về các bộ lọc của Pivot Table và sự ảnh hưởng của nó trong Power Pivot
Vậy là với công cụ PivotTable trong Excel, chúng ta đã tìm hiểu cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel. Hãy cùng học vẽ biểu đồ tròn để thể hiện tiến độ thực tế so với KPI trong các bài viết tiếp theo trên blog Gitiho nhé. Các bạn đừng quên đăng kí ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel để nâng cao kĩ năng tin học văn phòng với chúng mình nhé.
Gitiho chúc các bạn thành công!
Tham khảo thêm các bài viết về Excel dưới đây:
Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản
0 Bình luận