Hướng dẫn cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel hiệu quả

Trong công việc, chúng ta luôn cần sử dụng đến Excel để tạo các bảng tính, phân tích dữ liệu. Nhưng với khối lượng công việc lớn, bạn đã biết cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel chưa? Nếu chưa thì hãy đọc bài viết của Gitiho ngày hôm nay nhé.

Xác định cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Chúng ta hay sử dụng công cụ biểu đồ, đồ thị như một cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel dựa vào KPI vì công cụ này cho ta một cái nhìn trực quan và dễ hiểu nhất. Để tạo được các bảng biểu này, chúng ta cần đi qua 2 bước:

• Bước 1 : Lập bảng báo cáo tiến độ thực hiện công việc bằng PivotTable trong Excel.
• Bước 2: Vẽ biểu đồ thể hiện % tiến độ thực hiện.

Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết cách thao tác bước 1 nhé. Chúng ta sẽ sử dụng file Excel dưới đây:

Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi màu Pivot Table trong Excel

Bên cạnh đó, chúng ta có bảng KPI để đối chiếu tiến độ công việc:

Cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel PivotTable

Lập báo cáo doanh thu áp dụng cách cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng PivotTable trong Excel để áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel hiệu quả. Việc đầu tiên cần làm là lập bản báo cáo doanh thu từ bảng dữ liệu gốc. Chúng ta sẽ thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn bảng dữ liệu, vào tab Insert > PivotTable. Bạn có thể đặt bảng Pivot Table tại 1 sheet mới.
• Bước 2: Đặt các phần dữ liệu vào các vị trí tương ứng:
  • Chi nhánh đặt vào vùng Rows
  • Nhân viên đặt vào vùng Filter
  • Doanh thu đặt vào vùng Values

Khi chúng ta sử dụng công cụ lọc cho phần Nhân viên tại ô B1 thì Excel sẽ trả về tổng doanh thu của nhân viên đó. Do vậy, chúng ta hiểu đây là doanh thu thực tế.

Xem thêm: Lập Pivot Table với nhiều Sheet dữ liệu khác nhau vô cùng đơn giản

Lập công thức áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Để áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel dựa vào doanh thu thực tế và KPI, chúng ta cần lấy dữ liệu về KPI vào vị trí cột bên cạnh cột Tổng doanh thu (cột C). Chúng ta sẽ lấy dữ liệu từ sheet Chỉ tiêu để đưa vào bảng PivotTable trong Excel.

Tại đây chúng ta có 2 điều kiện để xác định dữ liệu: Tên nhân viên được chọn tại ô B1, tên chi nhánh tại cột A. Dựa vào đó, chúng ta có 2 công thức hàm để áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel hiệu quả:

• Công thức 1: Công thức tính tổng theo nhiều điều kiện (ví dụ hàm SUMPRODUCT). Vì không có tên nhân viên trùng nhau nên mỗi nhân viên tại 1 chi nhánh chỉ có 1 kết quả. Do vậy, kết quả tính tổng sẽ tương ứng với kết quả tạo bởi công thức tham chiếu.
• Công thức 2: Công thức tham chiếu (ví dụ hàm VLOOKUP). Khi sử dụng công thức này, chúng ta cần tùy biến vị trí cột kết quả theo tên của Khu vực.

Ví dụ tại cột C chúng ta sử dụng công thức SUMPRODUCT, chúng ta có công thức như sau: 

=SUMPRODUCT(($B$1=’Chỉ tiêu’!$A$2:$A$5)*($A4=’Chỉ tiêu’!$B$1:$D$1)*(‘Chỉ tiêu’!$B$2:$D$5))

Còn nếu tại cột D chúng ta sử dụng công thức hàm VLOOKUP thì công thức như sau:

=VLOOKUP($B$1,’Chỉ tiêu’!$A$1:$D$5,MATCH($A4,’Chỉ tiêu’!$A$1:$D$1,0),0)

Kết quả Excel trả về sẽ tương tự hình dưới đây. Các bạn sẽ thấy không có sự khác biệt giữa 2 công thức được sử dụng.

Lưu ý: Với bảng KPI 2 chiều, chúng ta cần sử dụng công thức hàm SUMPRODUCT tính dạng mảng 2 chiều để tính kết quả chính xác.

Định dạng kết quả áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Ở bước này, chúng ta sẽ tiến hành chuyển đổi dữ liệu về dạng % để hiển thị trực quan dữ liệu trên biểu đồ tròn. Cách chuyển đổi như sau:

1. % thực hiện = số thực hiện / Số kế hoạch
2. % chưa thực hiện = 1 – % thực hiện

Áp dụng cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel như ở phần trên, ta có kết quả từ Excel:

Lưu ý: Tại ô E4, chúng ta sử dụng công thức: =B4/C4. Tuy nhiên, chúng ta cần nhập trực tiếp các kí tự "B4" vào công thức thay vì nhấn chọn ô B4 vì việc nhấn chọn ô sẽ khiến Excel hiểu là GetPivotTable_Value, dẫn đến một dòng lệnh dài không cần thiết.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính giá trị trung vị trong Pivot Table Excel

Tổng kết

Vậy là với công cụ PivotTable trong Excel, chúng ta đã tìm hiểu cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel. Hãy cùng học vẽ biểu đồ tròn để thể hiện tiến độ thực tế so với KPI trong các bài viết tiếp theo trên blog Gitiho nhé. Các bạn đừng quên đăng kí ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel để nâng cao kĩ năng tin học văn phòng với chúng mình nhé.

Gitiho chúc các bạn thành công!