Hướng dẫn cách sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh trong Excel

Excel là một trong những ứng dụng tin học văn phòng căn bản của Microsoft Office. Dầu vậy Excel vẫn đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh. Excel giúp chúng ta ghi lại và trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng. Từ đó người dùng có thể thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Bất cứ ai cũng có thể cần đến công cụ này từ những người trong ngành kế toán, nhân sự, hành chính, giáo viên và ngay cả học sinh sinh viên,... Biết rằng Excel vô cùng thiết yếu nhưng liệu bạn đã thực sự tận dụng hết các chức năng của công cụ này chưa? Trong bài viết này, hãy cùng Gititho tìm hiểu về cách để áp dụng các định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh cho dữ liệu nhé!

Nội dung chính

1 Các khái niệm cơ bản về định dạng có điều kiện của Excel
2 Chức năng định dạng có điều kiện ở đâu trong Excel
3 Ví dụ thực tế

Các khái niệm cơ bản về định dạng có điều kiện của Excel

Giống như việc định dạng các cell thông thường, bạn sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting) để định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau: thay đổi màu sắc của background, màu font chữ và các kiểu đường viền cell. Sự khác biệt là định dạng có điều kiện linh hoạt hơn, cho phép bạn định dạng các dữ liệu quan trọng khi đáp ứng đủ các tiêu chí hoặc điều kiện nhất định.

Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho một hoặc nhiều cell, hàng, cột hoặc toàn bộ bảng dữ liệu dựa trên nội dung hoặc giá trị của một cell khác bằng cách tạo ra các quy tắc (điều kiện) để xác định khi nào và như thế nào thì các cell được chọn sẽ được áp dụng định dạng.

Chức năng định dạng có điều kiện ở đâu trong Excel

Trong tất cả các phiên bản của Excel, định dạng có điều kiện nằm ở cùng một vị trí, trong tab Home ở trên thanh công cụ, và trong danh mục Styles

Định dạng có điều kiện trong Excel 2007

Hinh 1: Vị trí của định dạng có điều kiện trong phiên bản Excel 2007

Định dạng có điều kiện trong Excel 2010

Hình 2: Vị trí của định dạng có điều kiện trong phiên bản Excel 2010

Định dạng có điều kiện trong Excel 2013

Hình 3: Vị trí của định dạng có điều kiện trong phiên bản Excel 2013

Ví dụ thực tế

Ở đây, chúng ta có tập dữ liệu mẫu về 4 dự án với các khoảng thời gian hoàn thành khác nhau:

Hình 4: Tập dữ liệu mẫu về 4 dự án A, B, C, D với khoảng thời gian để hoàn thành từng giai đoạn khác nhau.

Với bảng dữ liệu ở trên, chúng ta được yêu cầu sử dụng định dạng có điều kiện để tạo một biểu đồ mini thể hiện cho các dữ liệu đó để so sánh tiến trình thực hiện. Và để hoàn thiện yêu cầu, bạn chỉ cần phải làm theo các bước sau:

Bước 1: Trước tiên bạn cần phải tạo một bảng dữ liệu hỗ trợ. Chọn bất kỳ cell nào gần với bảng dữ liệu ban đầu, bạn hãy nhập vào công thức sau: =(B2/SUM($B2:$D2))*100. Trong công thức này, B2 chính là cell mà tôi dùng để tính phần trăm giai đoạn 1 trên toàn bộ dự án A, phạm vi B2:D2 là toàn bộ thời gian cần thiết để hoàn thành dự án A. Ảnh minh họa

Hình 5: Tính phần trăm từng giai đoạn so sánh với tổng thể dự án

Bước 2: Sau đó bạn kéo biểu tượng AutoFill (dấu cộng màu đen) cho toàn bộ bảng dữ liệu hỗ trợ của bạn để tính phần trăm từng giai đoạn so với toàn bộ dự án.

Hình 6: Hoàn thành bảng tính phần trăm từng giai đoạn của 4 dự án A, B, C, D

Bước 3: Bây giờ bạn bắt đầu sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh. Bạn sẽ cần phải đánh dấu 100 cell theo hàng ngang cho từng dự án, thì phạm vi của chúng sẽ là từ J2:DE5. Ảnh minh họa

Hình 7: Chọn 100 cell để phù hợp với tổng phần trăm của các dự án

Sau đó bạn nhấn vào tab Home > Format > và chọn mục Column Width, tiếp theo là chỉnh chiều rộng của các cell là 0.1 và bấm vào nút OK. Ảnh minh họa.

Hình 8: Chỉnh chiều rộng các cột là 0.1

Bước 4: Vẫn giữ các cell đó được đánh dấu, bạn truy cập vào tab Home > Conditional Formatting > và chọn mục New Rule.

Hình 9: Truy cập vào mục New Rule để tạo tiêu chí mới sử dụng định dạng có điều kiện

Bước 5: Trong cửa sổ hộp thoại New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format ở trong mục Select a Rule Type, sau đó bạn hãy nhập công thức này =COLUMNS($J$2:J2)<=$F2 vào trong hộp văn bản Format values where this formula is true. Ảnh minh họa

Hình 10: Chọn tùy chọn và nhập công thức để tạo điều kiện mới

Lưu ý: J2 là cell đầu tiên trong những cell được đánh dấu và F2 là cell chứa dữ liệu đầu tiên trong bảng hỗ trợ

Bước 6: Bạn khoan hãy nhấn OK và nhấn vào nút Format như ở trong hình trên, một cửa sổ hộp thoại Format Cells sẽ được bật lên, ở trong tab Fill, hãy chọn một màu bất kỳ. Sau đó nhấn OK 2 lần để đóng 2 cửa sổ hộp thoại.

Hướng dẫn cách sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh trong Excel

Hình 11: Chọn màu để thể hiện giai đoạn thứ 1 của các dự án

Bước 7: Bạn tiếp tục thực hiện việc định dạng có điều kiện lần thứ hai.

Trong cửa sổ hộp thoại New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format ở trong mục Select a Rule Type, sau đó bạn hãy nhập công thức này =AND(COLUMNS($J$2:J2)>$F2,COLUMNS($J$2:J2)<=($F2+$G2) vào trong hộp văn bản Format values where this formula is true.
Bạn tiếp tục nhấn vào nút Format, một cửa sổ hộp thoại Format Cells sẽ được bật lên, ở trong tab Fill, hãy chọn một màu bất kỳ.
Sau đó nhấn OK 2 lần để đóng 2 cửa sổ hộp thoại.

Hình 12: Chọn màu thứ 2 để thể hiện giai đoạn thứ 2 của các dự án

Bước 8: Bạn tiếp tục thực hiện việc định dạng có điều kiện lần thứ ba, lần cuối cùng.

Trong cửa sổ hộp thoại New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format ở trong mục Select a Rule Type, sau đó bạn hãy nhập công thức này =AND(COLUMNS($J$2:J2)>($F2+$G2),COLUMNS($J$2:J2)<=100)) vào trong hộp văn bản Format values where this formula is true.
Bạn tiếp tục nhấn vào nút Format, một cửa sổ hộp thoại Format Cells sẽ được bật lên, ở trong tab Fill, hãy chọn một màu bất kỳ.
Sau đó nhấn OK 2 lần để đóng 2 cửa sổ hộp thoại.

Hình 13: Chọn màu thứ 3 để thể hiện cho giai đoạn cuối cùng của các dự án

Và ở trong trang tính của bạn, một biểu đồ thanh chồng đã được tạo sử dụng định dạng có điều kiện

Hình 14: Sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh chồng

Bạn có thể thêm vào các đường viền xung quanh biểu đồ của bạn để làm nó nhìn đẹp mắt hơn

Hình 15: Kết quả cuối cùng của việc sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh chồng

Vậy trong bài viết này, bạn đã biết thêm một chút về ứng dụng Excel trong Microsoft Office rồi, cụ thể là cách sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh chồng. Để tìm hiểu thêm về Excel cũng như có các khóa học hấp dẫn về những chức năng nâng cao hơn trong Excel như VBA, bạn hãy trang gitiho.com nhé

Bạn cũng có thêm các bài viết về các chức năng trong Excel dưới đây:

Cách thay đổi chế độ xem, số sheets bắt đầu và định dạng comment mặc định trong Excel

Hướng dẫn các sử dụng và tùy biến đường viền (Border) trong Excel

Thời đại công nghệ 4.0 đang dần đi vào cuộc sống đòi hỏi mọi người phải tự trang bị kiến thức tin học cho phù hợp để có thể bắt kịp nhưng thay đổi nhanh chóng này. Chẳng ai khác ngoài bạn hiểu mình cần trang bị thêm kiến thức gì. Hãy tìm hiểu ngay TẠI ĐÂY những khóa học hấp dẫn, có tính thực tế cao của Gitiho và đăng ký nhận tư vấn ngay hôm nay.