Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF trong Google Sheets và Excel qua các ví dụ

Một ví dụ được sử dụng phổ biến và rất thực tế khi sử dụng hàm IF trong Google Sheets đó là bạn cần đánh giá điểm của học sinh trong một kỳ thi và muốn biết học sinh đó có đạt hay không.

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm IF và nếu điểm lớn hơn 35, nó sẽ trả về "Đạt", nếu không sẽ trả về "Không đạt".

Cú pháp của hàm IF trong Google Sheets

IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false)

Trong đó

• Logic_expression: Đây là điều kiện mà bạn kiểm tra trong hàm. Nó là một biểu thức hoặc tham chiếu đến một ô chứa một biểu thức sẽ trả về một giá trị logic, tức là TRUE hoặc FALSE.
• Value_if_true: Giá trị mà hàm trả về nếu biểu thức logic là TRUE.
• Value_if_false (đối số tùy chọn): Giá trị mà hàm trả về nếu biểu thức logic là FALSE. Nếu bạn không chỉ định đối số value_if_false và điều kiện đã kiểm tra không được đáp ứng, hàm sẽ trả về FALSE.

Để dễ hiểu hơn về cách sử dụng hàm IF trong Google Sheets, dưới đây Gitiho sẽ giới thiệu một số ví dụ cơ bản được sử dụng phổ biến trong các tình huống thực tế.

Ví dụ 1: Kiểm tra một điều kiện đơn với hàm IF

Giả sử bạn có bảng điểm của các học sinh trong một kỳ thi và muốn xác định xem một học sinh đã đạt (Pass) hay không đạt (Fail) (như hình bên dưới).

Bạn có thể dễ dàng tìm ra kết quả bằng cách sử dụng hàm IF trong Google Sheets. Công thức để tìm ra kết quả trong trường hợp này sẽ là: 

=IF(B2>35,"Pass","Fail")

Trong công thức trên, hàm IF sẽ kiểm tra toàn bộ bảng dữ liệu xem số điểm có lớn hơn 35 hay không. Nếu điểm của học sinh đó lớn hơn 35 thì kết quả trả về sẽ là Pass, ngược lại nó trả về Fail.

Ví dụ 2: Kiểm tra nhiều điều kiện với hàm IF

Sử dụng ví dụ tương tự như trên, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một hệ thống chấm điểm trong trường và phải chỉ định điểm cho một học sinh dựa trên điểm thu được.

Ví dụ: Một học sinh sẽ xếp loại F nếu điểm của em đó dưới 35, xếp loại D cho điểm từ 35 đến 50, xếp loại C cho điểm từ 50 đến 70, B cho điểm từ 70 đến 90 và xếp loại A trên 90 như hình dưới đây:

Trong trường hợp này, bạn không chỉ cần kiểm tra xem điểm của các học sinh có lớn hơn 35 hay không mà còn phải kiểm tra phạm vi mà nó nằm trong đó. Dưới đây sẽ là công thức cung cấp cho bạn kết quả trong trường hợp này:

=IF(B2<35,"F",If(B2<50,"D",If(B2<70,"C",If(B2<90,"B","A"))))

Trong đó công thức này đầu tiên sẽ kiểm tra xem điểm số của các học sinh có nhỏ hơn 35 hay không. Nếu học sinh nào có điểm nhỏ hơn 35 hàm sẽ trả về kết quả xếp loại là F, nếu không hàm IF sẽ chuyển sang điều kiện tiếp theo.

Điều kiện tiếp theo là kiểm tra xem học sinh nào có điểm nhỏ hơn 50 thì hàm sẽ trả về kết quả xếp loại là D, nếu không hàm IF sẽ chuyển sang điều kiện tiếp theo … cho đến hết.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng Hàm IF trong Excel đơn giản dễ hiểu

Ví dụ 3: Tính tiền hoa hồng bằng hàm IF trong Google Sheets

Hàm IF trong Google Sheets cho phép bạn thực hiện các phép tính trong phần giá trị. Một ví dụ điển hình về điều này là tính toán hoa hồng bán hàng cho đại diện bán hàng bằng cách sử dụng hàm IF.

Trong ví dụ dưới đây, người đại diện bán hàng không được hưởng hoa hồng nếu doanh số bán hàng dưới 50 nghìn, được hoa hồng 4% nếu doanh số từ 50-80 nghìn, cao nhất lên đến 10% hoa hồng nếu doanh số bán hàng trên 80 nghìn.

Đây sẽ là công thức được sử dụng:

=IF(B2<50,0,IF(B2<80,B2*4%,B2*10%))

Trong công thức được sử dụng ở trên, phép tính được thực hiện trong chính hàm IF. Khi giá trị bán hàng từ 50-100 nghìn, hàm IF sẽ trả về kết quả là B2*4%, trong đó 4% hoa hồng dựa trên giá trị bán hàng.

Ví dụ 4: Sử dụng toán tử AND/OR trong hàm IF

Trong hàm IF, bạn có thể sử dụng toán tử AND/OR để kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc.

Ví dụ, giả sử bạn có một danh sách các sinh viên có điểm thi đi kèm và tỷ lệ % sinh viên đó tham dự giờ học. Trong đó chỉ những sinh viên được nhận học bổng khi có số điểm trên 80 và tỷ lệ tham dự giờ học phải trên 80%.

Bạn có thể nhanh chóng xác định những sinh viên như vậy bằng cách sử dụng điều kiện AND trong hàm IF.

Đây sẽ là công thức xác định các sinh viên đủ điều kiện nhận học bổng hay không.

=IF(AND(B2>80,C2>80%),"Yes",”No”)

Công thức trên làm việc bằng cách kiểm tra cả hai điều kiện trong hàm AND. Nếu hàm AND trả về TRUE, thì hàm IF trả về “YES”, nếu không thì hàm sẽ trả về “No”.

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm IF trong Google Sheets thông qua các ví dụ. Ngoài ra, hàm IF có thể kết hợp với các hàm khác để thao tác với dữ liệu có điều kiện chẳng hạn như nối chuỗi trong Excel với điều kiện cụ thể. Hi vọng các bạn có thể vận dụng nó trong thực tế để làm việc hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công.