Cách dùng hàm SUMIF trong Google Sheets thông qua ví dụ

Hàm SUMIF là một trong những hàm cơ bản được sử dụng rất nhiều khi làm việc với các dữ liệu trong Google Sheets hay Excel. Nếu bạn đang tìm kiếm một hàm tính toán giúp bạn tìm được những giá trị theo một điều kiện mà mình mong muốn, thì bài viết này sẽ giúp bạn điều đó.

Hàm SUMIF trong Google Sheets là gì?

Hàm SUMIF về cơ bản chỉ là sự kết hợp của các hàm SUM và IF. Hàm SUMIF có chức năng trả về kết quả là các dữ liệu phù hợp với một điều kiện nhất định bằng cách quét qua tất cả giá trị trong bảng dữ liệu của bạn. Đây là một ứng dụng khá đơn giản nhưng lại rất hữu ích đối với những người thường xuyên làm việc với dữ liệu trên Google Sheets.

Khi tìm thấy kết quả khớp, số tương ứng với ô sẽ được đưa vào một nhóm các số đã chọn. Khi hàm SUMIF hoàn tất việc quét qua tất cả các ô trong phạm vi, nó sẽ lấy nhóm các số đã chọn và tổng hợp chúng lại.

Cú pháp của hàm SUMIF trong Google Sheets

Cú pháp của hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(range, condition,[sum_range])

Trong đó:

• Range (phạm vi): là nhóm ô được kiểm tra một điều kiện.
• Condition (điều kiện): là tiêu chí mà một ô trong phạm vi cần đáp ứng để đủ điều kiện là đối sánh. Điều kiện có thể là một giá trị (số, văn bản, ngày tháng) hoặc một tham chiếu đến một ô chứa tiêu chí.
• Sum_range là một tham số tùy chọn. Nếu được bao gồm, đó sẽ là phạm vi ô chứa các giá trị được thêm vào nếu số tương ứng của nó trong phạm vi phù hợp với điều kiện. Nếu tham số sum_range không được bao gồm thì nó được giả định rằng phạm vi trong tham số đầu tiên cũng là sum_range .

Như bạn có thể thấy từ cú pháp trên, có hai cách để sử dụng hàm SUMIF

• Không có sum_range riêng biệt
• Một sum_range riêng biệt .

Nếu cả ba tham số được đưa ra, thì hàm SUMIF sẽ kiểm tra từng ô trong phạm vi để xem nó có khớp với điều kiện hay không.

Nếu một ô phù hợp với điều kiện, thì hàm SUMIF nhận giá trị ô tương ứng trong sum_range và đưa nó vào tổng cuối cùng.
 

Nếu chỉ cung cấp hai tham số đầu tiên, thì hàm SUMIF đi qua từng ô trong phạm vi và chỉ thêm những ô phù hợp với điều kiện.

Cuối cùng, nó trả về tổng của tất cả các ô trong phạm vi phù hợp với tiêu chí.

Xem thêm: Tìm hiểu cách sử dụng hàm Sumif kết hợp hàm Vlookup trong Excel

Các ví dụ về cách sử dụng hàm SUMIF trong Google Sheets

Hàm SUMIF là một hàm đa năng đến mức nó có thể được sử dụng theo một số cách để hoàn thành nhiều tác vụ khác nhau.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm này để:

• Tìm tổng của chỉ số dương hoặc số âm trong một phạm vi
• Tìm tổng doanh số cho một bộ phận
• Tìm tổng chi tiêu trước một ngày nhất định

Những ứng dụng này chỉ là cơ bản vì vẫn còn nhiều khả năng và lĩnh vực khác mà hàm SUMIF trong Google Sheets có thể sẽ rất hữu ích.

Tuy nhiên, đối với bài viết này, Gitiho sẽ chỉ xem xét ba trường hợp sử dụng trên. Trong đó sẽ bao gồm một trường hợp sử dụng đặc biệt khác khi giải thích các ký tự đại diện.

Sử dụng hàm SUMIF với điều kiện số

Trường hợp sử dụng đầu tiên là tìm tổng của chỉ số dương hoặc số âm trong một phạm vi. Trong bảng dữ liệu Google Sheets ví dụ dưới đây cho thấy sự kết hợp của các số nguyên dương và âm.

Bây giờ nếu bạn chỉ muốn cộng các số dương trong phạm vi A2:A10. Đây là cách hàm SUMIF có thể được áp dụng trong trường hợp này:

Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn kết quả của tổng xuất hiện (C2 trong trường hợp ví dụ này).

Bước 2: Nhập công thức sau vào ô:

=SUMIF(A2:A10,”>=0”) 

Lưu ý: Trong công thức này không bao gồm tham số thứ ba.

Bước 3: Nhấn phím Enter để kết thúc.

Bước 4: Kết quả sẽ hiển thị tổng các số dương trong ô C2.

Giải thích công thức

Trong ví dụ này, hàm SUMIF đã kiểm tra từng ô từ A2 đến A10 và chỉ chọn những ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng 0. Sau đó, nó cộng tất cả các giá trị đã chọn và hiển thị kết quả trong ô C2.

Lưu ý: Nếu bạn muốn hiển thị tổng của tất cả các số âm, tất cả những gì bạn cần làm là thay đổi điều kiện thành “<0”.

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm sumifs đơn giản qua bài tập

Sử dụng SUMIF với điều kiện văn bản

Chúng ta hãy xem một ví dụ khác. Dưới đây là bảng dữ liệu Google Sheets mà chúng tôi muốn tổng hợp các số liệu bán hàng cho bộ phận vật liệu đóng gói (Packaging).

Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng công thức SUMIF:

Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn kết quả của tổng xuất hiện (D2 trong ví dụ này).

Bước 2: Nhập công thức sau vào ô:

=SUMIF(A2:A10,”Packaging”,B2:B10) 

Bước 3: Nhấn phím Enter để kết thúc.

Bước 4: Kết quả sẽ hiển thị tổng doanh thu của bộ phận Packaging trong ô D2.

Giải thích công thức

Trong ví dụ này, hàm SUMIF đã kiểm tra từng ô từ A2 đến A10 và chỉ tìm kiếm những ô có chứa giá trị “Packaging”.

Đối với mỗi ô có chứa từ “Packaging”, hàm SUMIF đã chọn giá trị bán hàng tương ứng của nó trong cột B. Sau đó, nó cộng tất cả các giá trị đã chọn và hiển thị kết quả trong ô D2.

Lưu ý: Nếu bạn muốn hiển thị tổng doanh số cho bất kỳ bộ phận nào khác, có thể chỉ cần thay thế điều kiện trong tham số thứ hai thành tên bộ phận bạn cần. Đừng quên đặt tên bộ phận trong dấu ngoặc kép.

Xem thêm: Những phương pháp đếm nhiều điều kiện dạng hoặc – Hàm SUM+IF dạng mảng

Sử dụng SUMIF với điều kiện ngày

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét một ví dụ mà muốn tìm tổng chi tiêu trước một ngày nhất định, chẳng hạn như ngày 1 tháng 9 năm 2019.

Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu Goolge Sheets như hình bên dưới để hướng dẫn cách sử dụng hàm SUMIF cho vấn đề này.

Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn kết quả của tổng chi tiêu xuất hiện (D2 trong ví dụ này).

Bước 2: Nhập công thức sau vào ô:

=SUMIF(A2:A10,”<”&DATE(2019,9,1),B2:B10). 

Bước 3: Nhấn phím Enter để kết thúc.

Bước 4: Kết quả sẽ hiển thị tổng chi tiêu trước DATE (2019,9,2), nghĩa là ngày 1 tháng 9 năm 2019. Trong công thức trên chúng tôi chỉ sử dụng hàm DATE để biểu thị ngày.

Lưu ý: Phải nối toán tử (“<”) với ngày tháng bằng cách sử dụng dấu và (&).

Giải thích công thức

Trong ví dụ này, hàm SUMIF đã kiểm tra từng ô từ A2 đến A10 và chỉ tìm kiếm những ô chứa ngày trước ngày 1 tháng 9 năm 2019. Đối với mỗi ô phù hợp, hàm SUMIF chọn giá trị chi tiêu tương ứng của nó từ cột B. Sau đó, nó cộng tất cả các giá trị chi tiêu đã chọn và hiển thị kết quả trong ô D2.

Có một số cách khác mà bạn có thể sử dụng hàm SUMIF.

Bất cứ khi nào bạn cần tìm tổng các giá trị dựa trên một điều kiện, bạn có thể sử dụng hàm này, chỉ bằng cách sáng tạo với phần 'điều kiện' của công thức.

Sử dụng SUMIF với các ký tự

Một cách sáng tạo để sử dụng hàm SUMIF là kết hợp các ký tự đại diện vào phần điều kiện của hàm. Ví dụ: giả sử bạn có bảng dữ liệu Google Sheets sau chứa số lượng điện thoại di động khác nhau trong kho.

Nếu bạn muốn tìm tổng số lượng của tất cả các kiểu máy Samsung, bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện như '*' hoặc '?' trong hàm SUMIF của bạn như sau:

Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn kết quả của tổng doanh số xuất hiện (D2 trong trường hợp này).

Bước 2: Nhập công thức sau vào ô:

=SUMIF(A2:A10, “Samsung*”,B2:B10) 

Bước 3: Nhấn phím Enter để kết thúc.

Bước 4: Kết quả sẽ hiển thị số lượng điện thoại Samsung trong ô D2.

Lưu ý: Ký tự đại diện dấu hoa thị (*) thường được kết hợp với một từ hoặc gốc chữ cái để tìm các biến thể khác nhau của thuật ngữ.

Giải thích công thức

Trong ví dụ này, điều kiện “Samsung *” có nghĩa là 'tìm tất cả các ô có chứa từ Samsung'. Nó không phải là một đối sánh chính xác, nhưng ô phải chứa từ 'Samsung', cùng với bất kỳ ký tự nào khác.

Khi tìm thấy kết quả khớp, hàm SUMIF nhận giá trị tương ứng với ô phù hợp và thêm nó vào danh sách các giá trị số lượng đã chọn. Sau khi hoàn thành việc xem xét tất cả các lựa chọn, hàm SUMIF tính tổng các giá trị số lượng đã chọn và hiển thị kết quả trong ô C2.

Bạn cũng có thể dùng '?' ký tự đại diện theo cùng một cách. Dấu '?' ký tự đại diện được sử dụng để đại diện cho một ký tự duy nhất, ở bất kỳ đâu trong chuỗi văn bản.

Vì vậy, nếu bạn muốn tìm kiếm, chẳng hạn như tất cả các mẫu Apple iPhone X, bạn có thể sử dụng “Apple iPhone X?” trong điều kiện (Condition).

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng hàm SUMIF

Khi sử dụng công thức hàm SUMIF, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để có thể áp dụng nó vào dữ liệu của mình một cách hiệu quả hơn.

• Nếu sử dụng một sum_range riêng biệt, hãy nhớ đảm bảo rằng cả phạm vi và sum_range đều có số lượng ô bằng nhau.
• Hàm SUMIF không phân biệt chữ hoa chữ thường.
• Nếu điều kiện chứa giá trị văn bản, ngày tháng hoặc các ký tự đại diện thì nó phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
• Tham chiếu ô trong điều kiện không được đặt trong dấu ngoặc kép.
• Nếu điều kiện bao gồm sự kết hợp của toán tử và tham chiếu ô hoặc một hàm khác (ví dụ: hàm DATE), thì chúng phải được kết hợp với nhau bằng dấu và (&). Ví dụ: “<”&DATE(2019,9.1) hoặc “>”&B2
• Bạn chỉ có thể sử dụng một điều kiện trong hàm SUMIF. Nếu muốn sử dụng nhiều hơn một điều kiện thì thay vào đó bạn cần sử dụng hàm SUMIFS.
• Bạn không thể thay thế các tham chiếu range và sum_range bằng mảng.

Tổng kết

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn các bạn chi tiết cách sử dụng hàm SUMIF trong Google Sheets thông qua các ví dụ cụ thể. Đây là một hàm rất linh hoạt và có nhiều ứng dụng trong thực tế vì vậy chúng tôi khuyến khích bạn áp dụng hàm SUMIF bất cứ khi nào cần tính tổng các số dựa trên một điều kiện. 

Qua bài viết này, Gitiho hi vọng bạn đã hiểu rõ hơn về hàm SUMIF và có thể ứng dụng hàm vào công việc của mình. Đừng quên đọc thêm các bài viết bổ ích khác của chúng mình dưới đây