Hướng dẫn cách tạo bảng dữ liệu tiêu chuẩn trên Excel

Bảng dữ liệu tiêu chuẩn là gì? Đã bao giờ bạn nghe thấy khái niệm này chưa? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu thế nào là cấu trúc 1 bảng dữ liệu tiêu chuẩn và các tác dụng khi làm việc này nhé.

Chúng ta đang cấu trúc dữ liệu như thế nào?

Có thể đây là lần đầu tiên bạn nghe thấy yêu cầu cần phải biết “cấu trúc dữ liệu” khi làm việc trên Excel. Bởi từ trước tới giờ chúng ta đều khá thoải mái trong việc nhập và tổ chức 1 bảng dữ liệu. Thông thường mục tiêu của chúng ta là nhập thật nhanh và nhập ít nội dung nhất (nếu có thể), vậy nên các cấu trúc thường thấy là:

Cấu trúc bảng dữ liệu 3 chiều

Trong cấu trúc này, khi nhập 1 nội dung về Số tiền, bạn sẽ:

• Có sẵn Chi nhánh là Chi nhánh 1

• Có sẵn Ngày trong cột Ngày

• Có sẵn Nhóm trong dòng tiêu đề

• Có sẵn cột Số tiền thuộc các nhóm, chỉ cần nhập đúng số tiền vào Nhóm tương ứng với yêu cầu nhập dữ liệu.

Nhưng với cách làm này, bạn sẽ gặp 1 số vấn đề như sau:

• Nếu có tới 20, 30 nhóm (có thể nhiều hơn nữa) thì bảng dữ liệu của bạn sẽ cần rất nhiều cột, mỗi nhóm lặp lại với 2 cột Tên chi phí và Số tiền. Khi đó bảng dữ liệu khó kiểm soát khi vừa tăng về dòng (theo ngày), vừa tăng về cột (theo nhóm).

• Nếu có nhiều chi nhánh, bạn sẽ cần làm nhiều bảng tại nhiều Sheet, mỗi bảng tương ứng với 1 chi nhánh. Điều đó làm dữ liệu phân tán ở nhiều nơi. Khi cần tập hợp lại để báo cáo sẽ rất khó khăn.

Như vậy với cách cấu trúc dữ liệu ở trên chỉ thuận lợi khi nhập mới dữ liệu, nhưng lại không tốt cho việc  báo cáo.

Mục tiêu cuối cùng của chúng ta khi làm việc trên Excel là:

1. Quản lý dữ liệu cho tốt, dễ dàng kiểm tra, tìm lại khi cần.

2. Dễ dàng báo cáo, tính toán theo bất kỳ yêu cầu nào.

3. Hiểu được ý nghĩa của các con số trong báo cáo để ra quyết định.

Để đáp ứng được mục tiêu này, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu về cách tổ chức 1 bảng dữ liệu theo đúng tiêu chuẩn.

Bảng dữ liệu tiêu chuẩn

Khái niệm về bảng dữ liệu tiêu chuẩn

Là dạng bảng dữ liệu có cấu trúc phù hợp để quản lý, kiểm soát dữ liệu và từ đó làm được các báo cáo một cách dễ dàng.

Các yếu tố của 1 bảng dữ liệu tiêu chuẩn:

1. Dòng tiêu đề: Chỉ có duy nhất 1 dòng làm dòng tiêu đề, không trộn ô (merge cells) tại dòng này.

2. Chiều dữ liệu phát sinh: Mỗi lần phát sinh dữ liệu mới sẽ ghi trên 1 dòng. Tại mỗi dòng đều có đủ nội dung trong các cột.

3. Nguyên tắc định dạng dữ liệu trong bảng: Thống nhất về cách định dạng các dữ liệu trên cùng 1 cột

4. Kiểu dữ liệu: Thống nhất về kiểu dữ liệu trên cùng 1 cột (chỉ 1 trong 3 loại: Text / Date / Number)

Cách bố cục bảng dữ liệu tiêu chuẩn

Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn những ưu điểm, nhược điểm khi sử dụng cách cấu trúc theo bảng dữ liệu tiêu chuẩn:

Ưu điểm

1. Dễ dàng sử dụng chức năng Filter để lọc, tìm dữ liệu

2. Phù hợp với cách dùng các hàm tính toán như SUMIFS, COUNTIFS để làm báo cáo tổng hợp

3. Phù hợp với cách dùng Advanced Filter để trích lọc dữ liệu ra báo cáo chi tiết

4. Phù hợp với cách dùng Pivot Table để tạo ra báo cáo bằng Pivot, sử dụng Pivot Chart, Slicer

5. Tương đồng với cấu trúc dữ liệu bằng Table nên dễ dàng chuyển đổi qua lại

6. Phù hợp với tư duy lập trình, sử dụng VBA để tăng hiệu quả công việc

7. Dễ dàng kết nối tới các chương trình quản lý và phân tích dữ liệu nâng cao: SQL, Power BI.

Nhược điểm và cách khắc phục

1. Nhập dữ liệu khó hơn: các nội dung cần nhập nhiều hơn, tốn thời gian hơn, dễ nhập sai, nhập thiếu.

Khắc phục: Sử dụng VBA để thay đổi phương pháp nhập (nhập theo form chứ không nhập trực tiếp vào bảng), tự động hóa các thao tác lưu, sửa, xóa dữ liệu.

2. Không phổ biến: đã quen với kiểu cấu trúc khác => không muốn hoặc không thể thay đổi.

Khắc phục: Bạn vẫn nhập theo dạng bảng cũ nhưng dùng thêm Power Query để tái cấu trúc bảng dữ liệu 1 cách tự động.

3. Phạm vi bảng quá lớn, khó theo dõi, quản lý, bởi số lượng dòng cần dùng tăng lên rất nhiều (có thể lên tới hàng trăm nghìn, hàng triệu dòng dữ liệu).

Khắc phục: Sử dụng VBA hoặc Power Query, Power BI để tăng tốc độ báo cáo, tính toán, xử lý dữ liệu.

Như vậy chúng ta đã biết được thế nào là bảng dữ liệu tiêu chuẩn trong Excel rồi. Hãy đón xem các bài viết tiếp theo của Gitiho để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về Excel bạn nhé.

Xem tiếp: Hướng dẫn các thao tác trình bày định dạng bảng dữ liệu trong Excel chuẩn nhất