Hướng dẫn cách tạo bảng hiệu suất KPI (KPI Dashboard) trong Excel

Key Performance Indicator (KPI) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu để phản ảnh hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, một bộ phận, phòng ban hay một cá nhân. 

Trong bài học Excel online này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng KPI (KPI Dashboard) của nhân viên bán hàng trong Excel để đo lường hiệu quả công việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp nhé!

Hướng dẫn tạo bảng KPI (KPI Dashboard) trong Excel

KPI Dashboard là gì?

KPI dashboard hay gọi là chỉ báo hiệu suất chính là một dashboard đa năng sử dụng với bất cứ yêu cầu kinh doanh nào. KPI dashboard cung cấp cái nhìn vừa tổng quát vừa cụ thể về từng chỉ số KPI và so sánh chúng với các KPI khác.

KPI dashboard được coi là các thước đo trực quan cho phép bạn kiểm tra hoạt động kinh doanh hiện tại có diễn ra như kế hoạch mong đợi hay không mà chỉ cần nhìn vào biểu đồ thay vì kiểm tra một loạt dữ liệu phức tạp của từng phòng ban.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo KPI Dashboard với Power Pivot trong Excel

Cách tạo KPI Dashboard trong Excel

Các công ty khác nhau sẽ có KPI dashboard khác nhau, trong bài viết này, mình sẽ xem xét bộ phận bán hàng của một doanh nghiệp. Trong một tổ chức, phòng kinh doanh là bộ phận tạo doanh thu cốt lõi, để biết công ty đang hoạt động như thế nào, điều quan trọng là phải nhìn vào hiệu suất của từng cá nhân trong bộ phận kinh doanh.

Các bước để tạo KPI dashboard trong Excel như sau:

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần tạo một bảng Target (Mục tiêu) của từng nhân viên trong 12 tháng.

Trong bảng trên, đối với từng cá nhân, mình đã tạo mục tiêu cho mỗi tháng và mình đã áp dụng định dạng bảng trong Excel và đặt tên là “Target_Table”.

Bước 2: Tương tự, chúng ta hãy tạo thêm một bảng có tên là Sales_Table, bảng này hiển thị các con số doanh thu thực tế đã đạt được.

Bước 3. Tiếp theo, chúng ta tiếp tục tạo thêm hai bảng nữa là chỉ số Salary (Lương) và Incentive (Khuyến khích)

Trên đây là bảng lương cá nhân. Bây giờ, hãy tạo một bảng cho "Incentive - Khuyến khích ".

Như vậy, chúng ta đã hoàn tất  thêm tất cả các dữ liệu đầu vào, được yêu cầu hiển thị trong Dashboard. Bây giờ, hãy tạo thêm một trang tính nữa và đặt tên là “Dashboard - KPI”.

Bước 4: Tạo tiêu đề “Individual KPI Dashboard – 2019” trong Excel.

Bước 5: Bây giờ mình thực hiện tạo tên nhân viên và tạo danh sách thả xuống trong Excel của nhân viên.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Bước 6: Hãy tạo một bảng theo tháng để hiển thị Target (mục tiêu), Achieved (đã đạt được), Variance (sai số), Average (doanh số trung bình). Và cũng để hiển thị Salary (mức lương) và Incentive Paid (ưu đãi đã trả).

Mình đã chia dữ liệu được hiển thị cho 6 tháng đầu tiên và cho 6 tháng sau. Vì vậy, đó là lý do tại sao mình đã thêm hàng tổng H1 (B16) và hàng tổng H2 (B23)

H1 bao gồm tổng 6 tháng đầu tiên và H2 bao gồm tổng 6 tháng tiếp theo. Vì vậy, B24 - Total là tổng của H1 + H2.

Bước 7: Đối với Target (mục tiêu) và Actual (thực tế), hãy áp dụng hàm VLOOKUP từ trang “Input Data - Dữ liệu đầu vào” và đi đến các tham chiếu dựa trên lựa chọn tên từ danh sách thả xuống

=VLOOKUP($B$6,Target_Table,2,0)

Trong đó:

• B6: Tên nhân viên - giá trị bạn muốn tra cứu
• Target_Table: Vùng chứa giá trị tra cứu
• 2: Số cột chứa giá trị kết quả
• 0: Tìm kiếm tuyệt đối (vì giá trị bạn muốn tìm kiếm là text nên phải tìm kiếm chính xác với gái trị text đó)

Để Tìm dữ liệu Actual Sales (bán hàng thực tế), hãy chọn Sales_Table thay cho Target_Table trong công thức VLOOKUP.

Tìm phương sai để trừ dữ liệu bán hàng thực tế khỏi dữ liệu bán hàng mục tiêu.

= Thực tế - Mục tiêu

= D10- C10

 

Để có được dữ liệu bán hàng trung bình, hãy áp dụng công thức hàm AVERAGE trong Excel:

= AVERAGE($D$10:$D$15,$D$17:$D$22)

Trong đó:

• $D$10:$D$15: Đối số thứ nhất mà bạn muốn tính trung bình
• $D$17:$D$22: Phạm vi chứa số bổ sung mà bạn muốn tính trung bình

Tương tự, làm tương tự đối với cột Salary (Lương) và Incentive paid ( tiền khuyến khích đã trả).

Sau đó, tìm Total Earned (Tổng số tiền kiếm) được bằng cách cộng cả tiền Salary Paid (lương được trả) và Incentive paid (tiền khuyến khích đã trả).

Bây giờ, dựa trên lựa chọn mà chúng ta thực hiện từ danh sách thả xuống tên nhân viên, hàm VLOOKUP sẽ tìm nạp dữ liệu Mục tiêu, Thành tích, Mức lương và Ưu đãi từ bảng tương ứng.

Bước 8: Tiếp theo, chúng ta cần tạo một ô cho Efficiency Level (Mức hiệu quả). Để tính được mức hiệu quả, chúng ta cần chia số tiền đã đạt được cho số tiền mục tiêu = D24/C24

Bước 9: Bây giờ đến chỉ số kết quả Return on Investment (Hoàn lại vốn đầu tư). Ta tính toán chỉ số này bằng cách lấy số tiền đã đạt được chia cho số tiền đã kiếm được sau khi trừ các chi phí = D24/I24

Bước 10: Bây giờ chúng ta sẽ vẽ biểu đồ để biểu diễn cho dữ liệu mà chúng ta đã tính được ở trên. Dưới đây là biểu đồ mà mình đã tạo, mình đã chọn biểu đồ đường để thể hiện các chỉ số Mục tiêu, Thực tế và Trung bình. Biểu đồ này sẽ thể hiện mức trung bình đạt được, mục tiêu đạt được so với các con số kế hoạch. Bạn cũng có thể dựa trên ý thích của mình để tạo một biểu đồ trong Excel.

Tiếp đó, mình áp dụng biểu đồ cột cụm trong Excel để thể hiện chỉ số mức hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

Như vậy mình đã hoàn thành việc tạo KPI Dashboard trên Excel, đây là kết quả cuối cùng của mình. Dựa trên lựa chọn từ danh sách thả xuống tên nhân viên mà các con số tương ứng sẽ xuất hiện và biểu đồ sẽ hiển thị sự khác biệt.

Để thành thạo các chức năng và hàm trong Excel để thuận lợi trong việc quản lý và phân tích dữ liệu, bạn có thể tham khảo khóa học sau tại Gitiho:

Kết luận

Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu cách tạo bảng hiệu suất KPI (KPI Dashboard) trong Excel để đo lường hiệu quả công việc kinh doanh của một doanh nghiệp và một cá nhân cụ thể. Hy vọng bạn đã hiểu rõ và áp dụng thành công cho công việc của mình. Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích khác nhé!