HƯỚNG DẪN CÁCH TÍNH TỔNG TRONG EXCEL TỰ ĐỘNG BẰNG PHÍM TẮT AUTOSUM

Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho xin giới thiệu đến các bạn một phương pháp tính tổng trong Excel tự động mang tên AutoSum. Vậy AutoSum là gì? Chúng ta nên sử dụng AutoSum trong Excel như thế nào? Hãy cùng Gitiho khám phá phím tắt AutoSum ngay dưới đây nhé.

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Phím tắt AutoSum là gì?

Nếu đây là lần đầu tiên bạn nghe đến phím tắt AutoSum thì chắc chắn bạn sẽ tự đặt ra câu hỏi "AutoSum là gì?". Hãy để Gitiho giúp bạn trả lời câu hỏi này nhé. AutoSum trong Excel là một công cụ giúp bạn tự động thực hiện các phép toán trên một phạm vi dữ liệu. Cụ thể hơn, khi bạn sử dụng AutoSum, trang tính sẽ tự động nhập công thức để tính tổng trong Excel.

Cách sử dụng phím tắt AutoSum

Vậy là chúng ta đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi "AutoSum là gì?". Trong phần này, chúng ta sẽ cùng thực hành các ứng dụng của phím tắt AutoSum trong công việc tính tổng trong Excel qua một số ví dụ về cách sử dụng tính năng này và cách kết hợp nó với các hàm Excel khác nhé.

Truy cập phím tắt AutoSum tại đâu?

Bạn có thể truy cập chức năng này theo các cách dưới đây:

• Cách 1: Đi đến thẻ Home > nhóm Editing > AutoSum

• Cách 2: Đi đến thẻ Formulas > nhóm Function Library > AutoSum

• Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím tắt Alt+= trong Excel

Cách sử dụng phím tắt AutoSum

Nếu bạn cần thực hiện tính tổng trong Excel đối với một dải ô nhất định, hãy thực hiện các bước dưới đây để sử dụng phím tắt AutoSum và tự động tạo một công thức tính tổng phù hợp với dữ liệu của mình.

Mình có một bảng dữ liệu như hình dưới đây. Chúng ta sẽ thực hành tính tổng tại hàng 9 và cột E của bảng.

• Bước 1: Chọn một ô tính tổng

Giả sử chúng ta tính tổng doanh thu quý 1 thì chọn ô B9. Còn nếu muốn tính tổng doanh thu theo từng loại sản phẩm thì chọn ô E2 tương ứng với sản phẩm táo. Như vậy, chúng ta có 2 phương pháp tính tổng trong Excel khác nhau: Tính tổng theo cột và tính tổng theo hàng.

• Bước 2: Đi đến thẻ Home hoặc thẻ Formulas để sử dụng AutoSum trong Excel. Một cách đơn giản hơn là sử dụng phím tắt AutoSum Alt+=

Nếu bạn nhấn chọn ô B9, AutoSum sẽ tự động đưa ra công thức tính tổng theo cột:

=SUM(B2:B8)

Nếu bạn nhấn chọn ô E1, AutoSum sẽ tự động đưa ra công thức tính tổng theo hàng:

=SUM(B2:D2)

Cách kết hợp phím tắt AutoSum với các hàm Excel khác

Bên cạnh phép tính tổng trong Excel, bạn còn có thể sử dụng phím tắt AutoSum để thực hiện các công thức hàm khác, cụ thể như sau:

• Hàm AVERAGE - Tính trung bình các giá trị trong dải dữ liệu
• Hàm COUNT - Đếm các ô chứa giá trị số
• Hàm MAX - Tìm giá trị lớn nhất trong dải dữ liệu
• Hàm MIN - Tìm giá trị nhỏ nhất trong dải dữ liệu

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng các hàm khác bằng cách nhấn More Functions.... Khi nhấn vào tùy chọn này, Excel sẽ mở hộp thoại Insert Function.

Tại hộp thoại này, bạn có thể tìm kiếm và sử dụng các hàm Excel theo đúng yêu cầu, tương tự như thao tác nhập hàm bình thường trên thanh công thức. Tuy nhiên, việc sử dụng Insert Function sẽ phát huy hiệu quả khi bạn không nhớ rõ công thức hoặc chưa biết công thức mình cần sử dụng là gì.

Các bước sử dụng Insert Function sau khi mở AutoSum trong Excel như sau:

Cách sử dụng phím tắt AutoSum tính tổng trong Excel sau khi lọc

Giờ thì chúng ta đã nắm rõ cách sử dụng phím tắt AutoSum để thực hiện các phép tính cơ bản trong Excel. Vậy thì trong phần này, hãy tìm hiểu cách tính tổng các giá trị hiển thị trên trang tính sau khi áp dụng bộ lọc nhé.

Nếu bạn muốn tạo một bảng từ danh sách dữ liệu hiện có, thao tác đơn giản nhất là chọn toàn bộ phạm vi cần đưa vào bảng và nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+T. Với bảng dữ liệu này, bạn có thể sử dụng AutoSum trong Excel cùng hàm SUBTOTAL để tính tổng riêng cho các ô được hiển thị.

Trong trường hợp bảng Excel của bạn được lọc bằng các tùy chọn Filter thì cách tốt nhất để tính tổng trong Excel là nhấn phím tắt AutoSum và chèn hàm SUBTOTAL. Lý do chúng ta sử dụng hàm SUBTOTAL là để khắc phục nhược điểm của hàm SUM: Dừng hoạt động sau khi áp dụng các bộ lọc dữ liệu.

Sau kh lọc dữ liệu trong bảng và nhấn AutoSum trong Excel, công thức tự động được điền như sau:

=SUBTOTAL(9,B2:B8)

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

Những lưu ý khi sử dụng phím tắt AutoSum

Nếu bạn muốn sử dụng tính năng AutoSum một cách hiệu quả khi tính tổng trong Excel, bạn sẽ cần lưu ý một vài trường hợp. Cùng mình tìm hiểu các thủ thuật dưới đây nhé.

Cách sử dụng AutoSum với nhiều ô cùng lúc

Nếu bạn cần tính tổng trong Excel cho nhiều giá trị tại các hàng và cột khác nhau, hãy chọn tất cả các ô cần điền phép tính và nhấn phím tắt AutoSum.

Giả sử bạn chọn 3 ô cùng hàng B9, C9 và D9 để thực hiện tính tổng trong Excel.

Bạn sẽ thấy tất cả các ô tính được chọn đều áp dụng công thức tính tổng theo cột riêng lẻ sau khi dùng tính năng AutoSum trong Excel.

Cách tính tổng trong Excel cho vùng dữ liệu đã chọn

Thay vì chọn một ô cần điền công thức và nhấn phím tắt AutoSum, bạn còn có thể chọn một vùng dữ liệu cần tính tổng trong Excel và sử dụng AutoSum để tự động điền công thức cho các ô phía dưới.

Nếu bạn cần tính tổng theo chiều dọc, bạn hãy chọn đúng phạm vi vùng dữ liệu cần tính tổng rồi nhấn AutoSum. Excel sẽ tự động tính tổng và trả về kết quả như trong hình dưới đây.

Nếu bạn muốn tính tổng trong Excel theo chiều ngang, hãy chọn phạm vi dữ liệu cần đưa vào phép tính và thêm một ô hoặc một cột trống bên phải. Sau đó nhấn phím tắt AutoSum và bạn sẽ nhận được tổng theo hàng ngang của dải dữ liệu.

Như bạn đã thấy, tính năng AutoSum trong Excel đã tính tổng các hàng riêng lẻ từ cột B:D và điền kết quả vào ô tương ứng tại cột E trong bảng dữ liệu.

Cách copy công thức AutoSum sang các ô khác

Công thức bạn nhận được sau khi nhấn phím tắt AutoSum hoàn toàn không khác gì một công thức hàm nhập thủ công bình thường. Do đó, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi kéo công thức từ ô này sang các ô khác. Nếu bạn cần copy công thức tính tổng trong Excel bằng tính năng AutoSum và paste sang các ô khác, bạn chỉ cần sử dụng AutoFill kéo công thức là được.

Tuy nhiên, có một điểm bạn cần lưu ý trước khi kéo công thức. Đó chính là công thức AutoSum không sử dụng các tham chiếu tuyệt đối (tham chiếu chứa dấu "$") mà chỉ chứa các tham chiếu tương đối. Điều này nghĩa là công thức =SUM(A1:A8) tính tổng tại cột A khi copy sang cột B sẽ tự động trở thành =SUM(B1:B8) tính tổng các giá trị ở cột B.

Trong hầu hết các tình huống copy công thức AutoSum trong Excel sang các ô khác, việc tự động điều chỉnh công thức chính xác là điều bạn cần. Vậy nhưng nếu bạn muốn một công thức với giá trị nào đó cố định, hãy kết hợp sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong công thức trước khi dùng AutoFill kéo sang các ô khác nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng AutoFill trên Excel trong đề thi MOS Excel 2010

Lỗi AutoSum trong Excel không hoạt động và cách khắc phục

Nếu bạn đã chọn một phạm vi dữ liệu và nhấn phím tắt AutoSum nhưng không có điều gì xảy ra thì khả năng cao là do dữ liệu của bạn đang được hiển thị ở định dạng văn bản, nghĩa là về hình thức chúng nhìn hoàn toàn không khác gì các con số bình thường, tuy nhiên Excel lại hiểu chúng là các chuỗi ký tự văn bản. Chính vì vậy, Excel không thực hiện các phép tính AutoSum với phạm vi dữ liệu này.

Làm thế nào để biết được dữ liệu của bạn được hiển thị dưới định dạng văn bản? Cách đơn giản nhất là nhìn vào ngay trang tính của bạn. Nếu các con số đang được xếp sát lề trái theo mặc định và trên góc trái các ô tính xuất hiện các hình tam giác màu xanh, điều này là dấu hiệu cho thấy dữ liệu của bạn đang ở dạng văn bản.

Khi bạn nhấn vào các ô chứa dấu tam giác, bạn sẽ thấy hiện lên một ô cảnh báo bên cạnh. Hãy chọn tất cả các ô xuất hiện lỗi và nhấn vào ô cảnh báo, chọn Convert to Number.

Như vậy, toàn bộ các giá trị đã chọn sẽ được đưa về đúng định dạng số. Bạn có thể tiếp tục sử dụng phím tắt AutoSum để tính tổng trong Excel như bình thường.

Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu tất cả các ứng dụng của tính năng AutoSum trong Excel với các trường hợp thực hiện phép tính với dữ liệu định dạng số. Hy vọng bài viết đã giúp bạn mở khóa kiến thức về phím tắt AutoSum và giúp cho các thao tác tính tổng trong Excel trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Để tìm hiểu thêm các thủ thuật hữu ích khác trong Excel, hãy tham khảo ngay các bài viết trên blog Gitiho nhé. Nếu bạn đang tìm kiếm một khóa học Excel bài bản, cùng tham gia với Gitiho vào khóa học Tuyệt đỉnh Excel thôi!

Gitiho chúc bạn thành công!