Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng bộ lọc dữ liệu Filter trong Excel

Bộ lọc trong Excel là một công cụ rất hữu ích và không thể thiếu được với những ai hay sử dụng Excel.  Trong bài học Excel này chúng ta cùng tìm hiểu cách sử dụng bộ lọc trong Excel để thấy rõ tác dụng của nó nhé. Bạn sẽ biết cách dùng bộ lọc để lọc dữ liệu trong Excel với các dạng Text (văn bản), dạng Number (số) và dạng Date/Time (Ngày tháng, thời gian)

Xem thêm: Top khóa học tin học văn phòng giúp bạn làm việc hiệu quả

Cách tạo bộ lọc trong Excel

Bộ lọc trong Excel hay còn được gọi là Filter (hoặc AutoFiltter -  Bộ lọc tự động), là một công cụ giúp bạn tìm kiếm, sàng lọc dữ liệu, sắp xếp dữ liệu... để bạn có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý dữ liệu. Bạn có thể tạo bộ lọc bằng cách:

Bước 1: chọn toàn bộ bảng dữ liệu, tính từ dòng tiêu đề tới dòng cuối có dữ liệu trong bảng (hoặc có thể chọn thêm nhiều dòng trống bên dưới)

Bước 2: tại thẻ Data trên thanh công cụ, bạn bấm chọn chức năng Filter

Sau khi chọn Filter, trong bảng dữ liệu sẽ xuất hiện biểu tượng hình mũi tên hướng xuống dưới tại dòng tiêu đề. Đây chính là biểu tượng của bộ lọc.

Chú ý

Một số điều bạn cần lưu ý với thao tác tạo bộ lọc là:

1. Bạn có thể tạo nhanh bộ lọc bằng cách chọn 1 vị trí bất kỳ trong bảng rồi chọn Filter trên thẻ Data. Excel sẽ tự động hiểu là bạn muốn áp dụng bộ lọc trên bảng tính có chứa vị trí bạn đang chọn. Tuy nhiên đôi khi Excel hiểu sai do cấu trúc bảng của bạn không đúng tiêu chuẩn dẫn tới việc áp dụng bộ lọc sẽ không chính xác. Bạn nên chọn toàn bộ bảng thay vì chỉ chọn 1 vị trí trong bảng.
2. Bộ lọc đôi khi bị ngắt tại vị trí dòng trống trong bảng. Dòng trống được hiểu là trên cả 1 dòng đều không có ô nào chứa dữ liệu.
3. Nếu bảng tính có trộn ô tại dòng tiêu đề, bộ lọc sẽ áp dụng cho dòng đầu tiên (phía trên) chứ không phải dòng dưới cùng trong vùng tiêu đề.
4. Bộ lọc chỉ xuất hiện ở vị trí dòng tiêu đề (thường là dòng đầu tiên phía trên cùng của 1 bảng). Nếu không có dòng tiêu đề riêng thì Excel sẽ coi dòng đầu tiên trong bảng là dòng tiêu đề.

Cách sử dụng bộ lọc để quản lý dữ liệu

Bộ lọc có nhiều tác dụng, không đơn thuần là lọc dữ liệu. Chúng ta cùng tìm hiểu các chức năng chính trong bộ lọc nhé:

Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính sử dụng bộ lọc Filter

Khi bấm vào vị trí ký hiệu bộ lọc trong bảng dữ liệu, bạn có thể thấy trong bộ lọc có chức năng Sort (sắp xếp) ở ngay phần đầu tiên. Có 2 cách sắp xếp:

• Sort A to Z là sắp xếp từ A đến Z (theo thứ tự tăng dần)
• Sort Z tô A là sắp xếp từ Z đến A (theo thứ tự giảm dần)

Việc sắp xếp trong Filter có đặc điểm: chỉ những giá trị đang hiển thị mới được sắp xếp, còn những giá trị đã bị ẩn đi (bị lọc bỏ do không phù hợp với điều kiện lọc) thì sẽ không được sắp xếp. Điều này rất khác so với việc sử dụng chức năng sắp xếp riêng trên thẻ Data.

Xem thêm: Cách tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel để theo dõi thời gian thực

Các thao tác sử dụng bộ lọc

Khi biểu tượng có hình mũi tên hướng xuống dưới  xuất hiện trên dòng tiêu đề có nghĩa là bộ lọc đã được thêm vào, nhưng vẫn chưa được sử dụng (hay đang không lọc theo điều kiện gì).

Để lọc dữ liệu trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:

1. Nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở cột mà bạn muốn lọc.
2. Bỏ chọn tại mục Select All để bỏ tất cả các đối tượng một cách nhanh chóng.
3. Chọn đối tượng mà bạn muốn lọc tìm, rồi nhấn OK.

Sau khi lọc thì biểu tượng mũi tên hướng xuống dưới ở cột được lọc thay đổi thành biểu tượng có hinh cái phễu điều đó chứng tỏ cột này đang được áp dụng bộ lọc.

Đặc điểm của bảng dữ liệu khi đang ở chế độ sử dụng bộ lọc:

• Có biểu tượng hình phễu trên bộ lọc tại dòng tiêu đề
• Phần Heading hiển thị số dòng có màu xanh (thông thường là màu đen) và có những dòng bị ẩn đi (là những giá trị không phù hợp với điều kiện lọc)
• Những cột còn lại trong bảng sẽ chỉ còn những nội dung tương ứng với dòng chứa giá trị thỏa mãn điều kiện lọc đã áp dụng trước đó.

Bạn có thể thực hiện thao tác lọc trên nhiều cột cùng 1 lúc thay vì chỉ lọc duy nhất 1 cột. Khi đó biểu tượng hình phễu có thể xuất hiện trên nhiều cột cùng lúc:

Cách mở rộng bảng thông tin trong bộ lọc

Ngoài ra bạn có thể điều khiển để cửa sổ bộ lọc trong Excel trở nên rộng hơn, hiển thị nhiều nội dung hơn bằng cách di chuột tới vị trí góc dưới bên phải vùng bảng khi mở bộ lọc, và ngay khi xuất hiện biểu tượng mũi tên hai đầu, hãy giữ chuột và kéo nó xuống hay kéo nó về phía bên phải, bảng thông tin bộ lọc sẽ mở rộng theo chiều  tương ứng.

Cách lọc bỏ các ô trống trong bảng

Để kiểm tra xem trong cột của bạn có ô trống hay không, bạn có thể bấm vào biểu tượng nút lọc trên dòng tiêu đề và chú ý phần phía dưới của các đối tượng lọc: Nếu xuất hiện mục (Blanks) thì tức là có ô trống

• Bạn có thể bỏ dấu tích ở mục này để lọc bỏ đi các ô trống trong cột cần lọc, sau đó bấm vào nút OK.
• Ngoài ra bạn có thể bấm chuột bỏ dấu tích ở mục Select All, sau đó chỉ chọn Blanks thì sẽ chỉ hiển thị các ô trống mà thôi

Cách lọc dữ liệu dạng văn bản (Text)

Với những cột chứa dữ liệu dạng văn bản, khi bấm vào bộ lọc bạn sẽ thấy xuất hiện dòng Text Filters. Khi đó bạn có thể sử dụng các điều kiện lọc áp dụng cho dữ liệu dạng văn bản (Text)

Ví dụ: để lọc bỏ các hàng có chứa Chuối (tiếng anh là Bananas), hãy thực hiện như sau:

1. Nhấp mũi tên hướng xuống ở tiêu đề của cột, rồi chọn Text Filters.
2. Trong các tiêu chí lọc của Text Filters, bạn có thể chọn mục Does Not Contain (có nghĩa là Không có chứa)
3. Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Bạn có thể nhập nội dung mà bạn muốn lọc bỏ, sau đó nhấn OK

Kết quả là, tất cả các hàng có chứa ký tự bananas, bao gồm Bananas, Goldfinger bananas, Green bananas đều được ẩn đi khỏi bảng dữ liệu

Lọc theo 2 điều kiện trên cùng 1 cột

Để lọc dữ liệu trong Excel nhiều hơn 1 điều kiện, bạn có thể chọn mục Custome Filter (dòng dưới cùng trong danh sách các tiêu chí lọc trong bảng chọn Text Filter). Khi đó sẽ xuất hiện bảng Custom AutoFilter và bạn thực hiện tiếp các thao tác sau:

1. Chọn điều kiện lọc thứ 1 gồm toán tử (là các từ thể hiện khoảng giá trị như Contains, Does not contains...) ở phía bên trái và giá trị của điều kiện kèm theo (phía bên phải)
2. Chọn mối quan hệ giữa các điều kiện này là And (đồng thời đúng) hay Or (chỉ cần 1 trường hợp đúng)
3. Hãy chọn toán tử so sánh và giá trị của điều kiện thứ hai

Ví dụ: chúng ta sẽ lọc Hoặc là có giá trị bananas (chuối) hoặc là có giá trị lemons (chanh) thì thiết lập như sau:

Khi đó kết quả lọc là những dòng có giá trị chuối hoặc chanh đều xuất hiện, còn không phải hai giá trị này thì sẽ ẩn đi.

Cách lọc dữ liệu theo ký tự đại diện

Nếu có quá nhiều dữ liệu Text và bạn lại không nhớ chính xác nội dung cần lọc là gì, bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện:

• Ký tự dấu * đại diện cho bất kỳ ký tự nào, không giới hạn số lượng ký tự.
• Ký tự dấu ? đại diện cho 1 ký tự bất kỳ, có giới hạn số lượng ký tự là 1.

Bạn có thể tìm hiểu nội dung này kỹ hơn trong bài viết  

Hướng dẫn cách tìm kiếm theo ký tự đại diện (wildcard) trong Excel

Cách lọc dữ liệu dạng Số trong Excel

Tương tự như dạng văn bản (text), nếu cột chứa dữ liệu là các con số thì bộ lọc trong Excel sẽ tự động thay đổi, không phải Text Filters mà sẽ là Number Filters. Tức là phương pháp lọc sẽ thay đổi dựa theo kiểu dữ liệu có trong cột cần lọc.

Đặc điểm của dữ liệu dạng Number đó là nó được sắp xếp tự động trong bộ lọc theo thứ tự tăng dần (tính cả số âm và số thập phân)

Ví dụ: để lọc các giá trị từ 250 tới 300 thì ta có thể chọn Between (trong khoảng) và thiết lập như sau:

trong đó:

• is greater than or equal to có nghĩa là lớn hơn hoặc bằng (từ bao nhiêu)
• is less than or equal to có nghĩa là nhỏ hơn hoặc bằng (đến bao nhiêu)

Kết quả là, chỉ những đơn hàng có giá trị từ 250$ đến 300$ mới được hiển thị

Lọc dữ liệu theo thời gian trong Excel

Trước tiên bạn cần chú ý là chúng ta gặp lỗi sai về dữ liệu thời gian rất nhiều. Cụ thể là:

• Thông thường khi viết (hay nhập) giá trị thời gian trên Excel, chúng ta ngầm hiểu là sẽ nhập Ngày trước, Tháng sau, rồi mới đến năm.
• Nhưng Excel lại có thiết lập mặc định là hiểu người dùng sẽ nhập dạng Tháng trước, Ngày sau, rồi mới đến năm.

Chính cách hiểu khác nhau như vậy dẫn tới giá trị thời gian bạn nhập vào không đúng, khiến kết quả lọc không như ý. Bạn cần biết cách Định dạng Ngày Tháng Năm trong Excel đúng cách thì mới chắc chắn được dữ liệu không bị sai.

Đặc điiểm dữ liệu thời gian là:

• Hiển thị mục Date Filters trong bộ lọc
• Tự động gộp nhóm theo Năm > Tháng > Ngày trong bảng nội dung bộ lọc

Bạn có thể sử dụng các phương pháp lọc theo điều kiện được cung cấp sẵn trong Date Filter rất nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu. Hoặc bạn sử dụng lọc theo Custom Filter để nhập theo giá trị như ý muốn.

Hướng dẫn lọc dữ liệu theo quý trong Excel

Cách lọc dữ liệu theo màu sắc trong Excel

Ngoài việc lọc theo các giá trị cụ thể, Excel chọn cho phép bạn lọc theo màu sắc được định dạng trong các ô, bao gồm:

• Màu nền trong ô
• Màu chữ trong ô

Khi bạn sử dụng phương pháp tô màu trực tiếp hoặc dùng Conditional formatting để tự động đổi màu theo điều kiện, lúc đó bạn chỉ cần sử dụng các màu sắc có sẵn để lọc tìm các giá trị phù hợp:

Cách sử dụng lại bộ lọc khi dữ liệu được cập nhật

Khi dữ liệu được cập nhật mới (thêm / thay đổi / xóa bớt...) thì kết quả lọc sẽ khác. Do đó bạn sẽ cần phải cập nhật lại kết quả lọc. Có 1 cách rất đơn giản đó là bạn sử dụng chức năng Reapply trên thẻ Data. Cách làm như sau:

Điều kiện áp dụng: Khi bạn đang áp dụng bộ lọc theo điều kiện (trạng thái đang lọc).

Trên thẻ Data, bạn bấm vào vị trí Reapply (như hình bên dưới), nó có nghĩa là Áp dụng lại điều kiện lọc để cập nhật kết quả. Chức năng này có hình như bên dưới:

hoặc:

bạn chọn tới công cụ Sort & Filter trên thẻ Home > Chọn mục Reapply

Cách sao chép kết quả lọc sang địa chỉ khác

Sau khi lọc dữ liệu trong Excel, bạn có thể cần sao chép kết quả lọc sang 1 địa chỉ khác, như 1 sheet khác hay 1 workbook khác. Cách làm như sau:

1. Chọn vùng dữ liệu cần sao chép. Lưu ý vùng này chỉ còn các kết quả phù hợp với điều kiện lọc.
2. Nhấn chuột phải chọn mục Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + C) để thực hiện lệnh sao chép.
3. Tại nơi bạn muốn dán kết quả lọc, nhấn vào vị trí ô đầu tiên trong vùng cần dán kết quả, bấm chuột phải chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt là Ctrl + V).

Một số lưu ý khi sao chép kết quả lọc

Thông thường, khi sao chép dữ liệu đã lọc sang 1 vị trí khác, bằng thao tác trên thì bạn sẽ nhận được kết quả là các giá trị còn lại sau khi lọc.

Nhưng trong một số trường hợp Excel lại hiển thị toàn bộ nội dung, bao gồm cả những giá trị đã bị ẩn (bị lọc bỏ). Để khắc phục vấn đề này bạn có thể thực hiện thao tác sau (bắt đầu từ sau bước 1 trong 3 bước ở trên)

Cách 1: nhấn Alt +; để chọn chỉ những ô được hiển thị. Sau đó mới Copy.

Cách 2: Bạn nhấn phím F5 trên bàn phím để mở cửa sổ Go To... Sau đó chọn mục Special… > Trong cửa sổ Goto Special bạn chọn mục Visible Cells only (chỉ những ô đang hiển thị). Sau đó bạn thực hiện Copy dữ liệu này.

Cách xóa bỏ bộ lọc hay kết quả lọc khi không muốn sử dụng

Khi muốn trở về trạng thái trước khi lọc, hay muốn bỏ hẳn bộ lọc khỏi bảng dữ liệu, bạn có thể sử dụng thao tác sau:

1. Để xóa điều kiện lọc, bạn bấm vào bộ lọc tại cột đang lọc, chọn mục Clear Filter như hình dưới đây:

hoặc bạn có thể vào thẻ Data > nhóm Sort & Filter, rồi chọn mục Clear.

2. Để xóa bỏ bộ lọc, bạn nhấn lại vào biểu tượng Filter trong thẻ Data. Lúc này nó hoạt động như 1 cái công tắc, trạng thái đang sử dụng là có màu xanh bao quanh biểu tượng Filter, khi bạn nhấn trở lại vào thì nó mất màu xanh, trở về trạng thái bình thường. Lúc đó bộ lọc không xuất hiện trên bảng dữ liệu nữa.

Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích trong việc nâng cao khả năng sử dụng Excel của bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì bạn có thể góp ý, phàn hồi ngay dưới bài viết này để chúng tôi có thể giải quyết mọi thắc mắc của bạn một cách sớm nhất.