Làm thế nào để phần mềm Excel tự động cập nhật ngày tháng và luôn hiển thị thông tin của thời điểm hiện tại trên hóa đơn? Hay bạn đang tìm cách để điền ngày tháng bất kì vào trang tính của bạn?
Hãy cùng khám phá cách tạo ngày tháng tăng dần trong Excel để không mất thời gian thao tác thủ công và tạo ra chuỗi ngày tháng mà bạn mong muốn trong tích tắc! Cùng tìm hiểu ngay trong bài học Excel dưới đây nhé!
XEM NHANH BÀI VIẾT
Khi điền thông tin ngày tháng trong Excel, bạn có thể điền bằng rất nhiều cách và dữ liệu cũng sẽ được hiển thị theo nhiều định dạng. Ví dụ như khi bạn điền Jan-04-2021 hay 04/01/2021 hay January 4, 2021 thì những dữ liệu vừa nhập sẽ được Excel nhận dạng là thông tin ngày tháng và tự động định dạng cho dữ liệu đó.
Thông thường, Excel sẽ định dạng dữ liệu ngày tháng dựa trên thông tin trên Windows của máy tính, nhưng đôi khi trang tính của bạn sẽ hiển thị dữ liệu đó y hệt như những gì bạn vừa nhập và có thể không đúng định dạng ngày tháng.
Lúc này, bạn cần thiết lập lại định ngày tháng trên Excel ở cửa sổ Format Cell, hoặc nhóm Number của Tab Home. Chọn cách nhập ngày tháng theo thứ tự trong Excel nhanh chóng ở Short Date hay Long Date như hình bên dưới:
Lưu ý:
Bạn có thể khắc phục lỗi trên bằng cách nháy đúp vào cạnh bên phải của cột ngày tháng (như hình minh họa) để Excel tự điều chỉnh độ rộng cột sao cho vừa với dữ liệu. Hoặc bạn kéo tay thủ công sao cho cột đó đó rộng ra.
Nếu cách làm này không hiệu quả hãy tham khảo thêm thông tin trong bài viết Cách sửa lỗi ngày tháng của dữ liệu được trích xuất từ phần mềm ra excel chi tiết nhất của Gitiho)
Khi bạn muốn điền một dãy các thông tin ngày, tháng vào một cột trong trang tính của bạn, công cụ tự động AutoFill của Excel chính là một trợ thủ đắc lực.
Để điền thông tin ngày, tháng theo thứ tự các ngày tăng dần, bạn cần thực hiện các thao tác sau:
Có 2 cách tạo ngày tháng tăng dần trong Excel vào một cột trong Excel. Xem hướng dẫn dưới đây:
Cách 1:
Với tính năng Fill Handle ở trên, bạn hoàn toàn có thể điền ngày tháng năm tăng dần theo từng ngày. Tuy nhiên, bạn còn có thể điền ngày tháng tăng dần theo tuần, tháng, hoặc năm đó.
Tương tự, bạn sử dụng công cụ tự động Auto Fill như hướng dẫn bên trên, sau khi điền đầy thông tin ngày, tháng vào cột đó, bạn lựa chọn các tính năng của Auto Fill như hình:
Sau đó, tùy vào mục đích điền ngày tự động cách tuần, cách tháng, cách năm mà bạn chọn tính năng tương ứng Fill Weekdays, Fill Months, Fill Years.
Cách 2
Bạn điền ngày đầu tiên vào ô đầu tiên, sau đó click vào ô đó, nhấn chuột phải và kéo xuống ô cuối cùng mà bạn muốn điền. Khi đó, cửa sổ lựa chọn sẽ được hiện ra để bạn tùy chỉnh theo ý muốn. Chọn Fill Weekdays, Fill Months, Fill Years tương ứng theo mục đích của bạn.
Ví dụ, bạn muốn điền ngày tháng năm tăng dần trong khoảng 2 ngày. Lúc này, hãy nhìn vào cách 2 vừa được giới thiệu ở trên, bạn sẽ thấy có lựa chọn Fill Series... ( điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định) ví dụ như khoảng cách 2 ngày, 2 tháng hay 2 năm.
Click vào Fill Series và hộp thoại sau sẽ được mở ra:
Sau đó bạn chọn Date unit và nhập số vào Step value. Trong hình vẽ trên, chúng tôi đang muốn điều chỉnh sao cho ngày, tháng được điền cách nhau 2 ngày đơn vị (ví dụ như ngày 5/1 thì ô tiếp theo sẽ là ngày 7/1)
Excel hiện chưa có tính năng để tự động điền ngày, tháng theo cách ngẫu nhiên. Tuy nhiên, bạn đọc có thể tham khảo cách làm ở các bài viết của Gitiho như hướng dẫn tạo ngày tháng, mật khẩu, chuỗi văn bản ngẫu nhiên bằng hàm RAND và RANDBETWEEN.
Có 2 dạng thông tin ngày, tháng, giờ hiện tại trên Excel là giá trị tĩnh và giá trị động. Bạn có thể chèn ngày tháng theo giờ hiện tại vào Excel bằng hàm. Tham khảo cách làm dưới đây:
TIMESTAMP là gì?
TIMESTAMP chính là định dạng "ngày tháng tĩnh'' trên Excel, thông tin này sẽ không thay đổi khi bạn thao tác trên Excel hay đóng/tắt ứng dụng này.
Phím tắt để điền dữ liệu ngày tháng theo giờ hiện tại:
Nếu bạn cần điền thông tin ngày, ngày, tháng giờ hiện tại trên Excel dưới dạng giá trị tĩnh (không bị thay đổi bởi các hoạt động khác) thì những phím tắt sau đây sẽ là công cụ hỗ trợ cho bạn:
Khi bạn muốn điền thông tin ngày, tháng, giờ hiện tại mà có thể được tự động cập nhật, sử dụng 2 hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel sau đây sẽ giúp ích cho bạn:
Điền thông tin ngày tháng vào ô tính:
=TODAY()
Điền thông tin ngày, tháng và giờ hiện tại vào ô tính:
=NOW()
Ta có ví dụ như hình dưới đây:
Với cách làm này, hàm TODAY và NOW sẽ luôn cập nhập ngày, tháng và giờ tại thời điểm bạn mở file Excel của bạn.
Lưu ý: Khi sử dụng hàm TODAY và NOW trong Excel hãy luôn chú ý những thông tin sau
Hãy cùng xem xét ví dụ sau:
Giả sử bạn đang làm việc tại một công ty chuyển phát nhanh, bạn muốn tạo một trang tính quản lý thời gian đã giao tới khách hàng. Với mỗi một món hàng (cột A) được giao đến khách hàng thành công, bạn điền ''yes'' vào cột B (Đã giao).
Lúc này, hàm tăng ngày trong Excel ở cột D sẽ tự động nhập thời gian tại thời điểm bạn điền yes ở cột C như một TIMESTAMP tĩnh không đổi.
Tại ô D3 hãy điền công thức IF với tham chiếu vòng. sau đó kéo để sao chép công thức xuống các ô còn lại:
=IF(C3="yes",IF(D3="",NOW(),D3),"")
Hình minh họa dưới đây sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về ví dụ: (lưu ý điền công thức vào cột D nhé)
Cùng đừng quên cài đặt lại Excel với định dạng cột ''Thời gian ghi nhận" dưới dạng thời gian (Date) như bạn muốn nhé!
Lưu ý:
Trong công thức trên, hàm IF đầu tiên sẽ xét xem ô C2 có được điền "yes'' hay "YES'' không.
Nếu ô D2 trống, công thức sẽ trả về giá trị của hàm NOW(), tức là thời gian hiện tại.
Nếu ô D2 không trống, công thức sẽ trả về giá trị của ô C2.
Một số bạn sẽ thấy hàm báo lỗi khi sao chép công thức vào ô D2. Tuy nhiên bạn cần lưu ý, đây là công thức vòng, do đó bạn cần cài đặt Excel để cho phép tính toán lặp lại, bằng cách sau đây: Chọn File > Options > Formulas và sau đó tích vào tính năng như hình vẽ dưới đây:
Trong trường hợp bạn không muốn phụ thuộc vào bất kì dữ liệu nào của cột D, hãy sử dụng công thức sau để xác nhận những đơn hàng đã được giao:
=IF(B2<>"",IF(C2="",NOW(),C2),"")
Trên đây là các cách tạo ngày tháng tăng dần trong Excel giúp bạn làm chủ thao tác với những thông tin liên quan đến ngày, tháng và giờ hiện tại. Gitiho luôn mong muốn được đồng hành cùng bạn đọc trên con đường chinh phục tin học văn phòng, nhất là các công cụ như Excel nhằm tối ưu hóa thời gian trong công việc của bạn. Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Gitiho.com nhé!
Bạn đã dùng Excel lâu năm, nhưng đến giờ này vẫn còn đang:
Vậy thì tại sao bạn không đăng ký ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel - Khóa học Excel online từ cơ bản đến nâng cao của Gitiho. Bạn sẽ nhanh chóng làm chủ công cụ này và tự tin khi thực hiện công việc từ tạo bảng tính, quản lý và tính toán số liệu, thành thạo các tính năng và hàm Excel, tạo và tùy chỉnh báo cáo và biểu đồ cho đến tự động hóa Excel bằng VBA.
Bấm vào Đăng ký ngay để bắt đầu học Excel cùng Gitiho nhé!