Hướng dẫn về hàm logic trong Excel: IF, AND, OR, IF lồng và NOT

Mọi thứ không phải lúc nào cũng đi theo con đường ta mong muốn mà có thể xảy ra những điều không lường trước được. Chẳng hạn như, bạn có một vài con số để làm phép chia. Chia bất kì số nào cho 0 đều bị lỗi. Hàm logic trở nên đặc biệt hữu dụng trong những trường hợp này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem hướng dẫn cách sử dụng hàm logic trong Excel.

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học tại Gitiho:

Thế nào là một hàm logic?

Đó là một tính năng cho phép chúng ta quyết định dễ dàng hơn khi thực hiện các công thức và các hàm. Các hàm này được sử dụng nhằm:

• Kiểm tra xem điều kiện đó đúng hay sai
• Kết hợp nhiều điều kiện lại với nhau

Thế nào là một điều kiện và vì sao nó quan trọng?

Một điều kiện là một cụm từ hoặc câu trả về kết quả đúng hoặc sai. Cụm từ hoặc câu có thể là một hàm xét giá trị trong một ô là kiểu số hay kiểu chữ, hoặc giá trị lớn hơn, bằng hay nhỏ hơn một giá trị nhất định, v.v.

Ví dụ về hàm IF

Chúng ta sẽ làm việc với ngân sách của một hộ gia đình ở phần hướng dẫn này. Ta sẽ sử dụng hàm IF để xét xem một đồ vật có đắt hay không. Giả sử tất cả các đồ vật có giá trị lớn hơn 6000 là đắt. Những thứ ít hơn 6000 thì rẻ hơn. Hình dưới đây sẽ cho ta thấy bảng dữ liệu mà chúng ta sẽ làm việc:

• Đặt con trỏ chuột tại ô F4
• Nhập công thức sử dụng hàm IF sau đây:

=IF(E4<6000,”Yes”,”No”)

Ở đây

• “=IF(…)” gọi là hàm IF
• “E4<6000” là điều kiện mà hàm IF phải xét tới. Nó kiểm tra giá trị ở ô E4 (tổng) xem liệu có nhỏ hơn 6000 hay không.  
• “Yes” là kết quả mà hàm sẽ hiển thị nếu giá trị ở ô E4 nhỏ hơn 6000.  
• “No” là kết quả hàm hiển thị nếu giá trị ô E4 lớn hơn 6000.  

Khi bạn làm xong, nhấn phím Enter.

Bạn sẽ có được kết quả dưới đây:

Giải thích các hàm logic trong Excel

Bảng sau cho thấy tất cả các hàm logic trong Excel

STT	Hàm	Loại hàm	Mô tả	Cách dùng
1	AND	Logic	Kiểm tra nhiều điều kiện và trả về giá trị TRUE nếu mọi điều kiện đều đúng.  	=AND(1 > 0,ISNUMBER(1)) Hàm phía trên trả về kết quả TRUE vì cả hai điều kiện đều đúng.
2	FALSE	Logic	Trả về giá trị logic FALSE. Nó được sử dụng để so sánh kết quả của một điều kiện hoặc một hàm trả về kết quả cả đúng và sai.	FALSE()
3	IF	Logic	Kiểm tra một điều kiện có thỏa mãn hay không. Nếu thỏa mãn điều kiện, kết quả trả về là đúng. Nếu không thỏa mãn điều kiện, kết quả trả về là sai.  =IF(kiểm_tra_logic, [kết_quả_nếu_đúng],[kết_quả_nếu_sai])	=IF(ISNUMBER(22),”Yes”, “No”) 22 là số nên kết quả trả về là YES.
4	IFERROR	Logic	Trả về giá trị là cụm từ nếu không có lỗi. Nếu có lỗi, nó sẽ trả về giá trị lỗi.	=IFERROR(5/0,”Không chia được cho 0″)
5	IFNA	Logic	Trả về giá trị nếu lỗi #N/A không xảy ra. Nếu lỗi #N/A xảy ra, nó trả về giá trị NA. Lỗi #N/A có nghĩa là một giá trị không tồn tại đối với công thức hoặc hàm.	=IFNA(D6*E6,0)  công thức trên trả về 0 nếu cả D6 và E6 hoặc một trong hai trống.
6	NOT	Logic	Trả về TRUE nếu điều kiện sai và trả về FALSE nếu điều kiện đúng	=NOT(ISTEXT(0))  hàm trên trả về giá trị TRUE bởi vì ISTEXT(0) sai và hàm NOT chuyển sai thành ĐÚNG.
7	OR	Logic	Sử dụng khi xét nhiều điều kiện. Trả về TRUE nếu bất kì hoặc tất cả điều kiện điều đúng. Trả về FALSE nếu mọi điều kiện đều sai.	=OR(D8=”quản lý”,E8=”thu ngân”) hàm trên trả về giá trị TRUE nếu cả D8 và E8 hoặc một trong hai là quản lý hoặc thu ngân
8	TRUE	Logic	Trả về giá trị logic TRUE. Nó được sử dụng để so sánh các kết quả của một điều kiện hoặc một hàm ra kết quả đúng hoặc sai.	TRUE()

Xem thêm: Cách dùng hàm IF kết hợp AND trong Excel có ví dụ dễ hiểu

Hàm IF lồng

Hàm IF lồng là một hàm IF ở bên trong một hàm IF khác hay còn gọi là hàm IF nhiều điều kiện. Lồng các hàm trở nên rất hữu ích khi chúng ta phải làm việc với nhiều hơn hai điều kiện. Giả sử ta muốn phát triển một chương trình kiểm tra ngày trong tuần. Nếu ngày đó là Thứ bảy chúng ta muốn hiển thị “tiệc tùng tưng bừng”, nếu hôm đó là Chủ nhật ta muốn hiển thị “thời gian nghỉ ngơi”, và nếu đó là bất kì ngày nào từ Thứ hai đến Thứ sáu ta sẽ muốn hiển thị các nhắc nhở về việc hoàn thành công việc của mình.

Một hàm IF lồng có thể giúp chúng ta thực hiện ví dụ trên. Biểu đồ dưới đây sẽ cho thấy cách hàm IF lồng được thực hiện.

Công thức cho biểu đồ trên như sau:

=IF(B1=”Sunday”,”time to rest”,IF(B1=”Saturday”,”party well”,”to do list”))

Ở đây

• “=IF(….)” là hàm IF chính
• “=IF(…,IF(….))” hàm IF thứ hai là hàm được lồng. Nó xét đến trường hợp sau khi hàm IF chính trả về kết quả sai.

Ví dụ thực tế

Tạo một cửa sổ mới và điền dữ liệu như dưới đây:

• Điền công thức sau

=IF(B1=”Sunday”,”time to rest”,IF(B1=”Saturday”,”party well”,”to do list”))

• Điền Thứ bảy vào ô B1
• Bạn sẽ có được kết quả sau:

Tóm tắt

Hàm logic được sử dụng để chúng ta quyết định dễ dàng hơn khi thực hiện các công thức và các hàm.

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…