Hướng dẫn định khoản kế toán nhanh và hiệu quả nhất

Định khoản kế toán là công việc hàng ngày mà tất cả kế toán viên phải nắm rõ trong lòng bàn tay. Tuy nhiên, đối với các bạn sinh viên, hay các kế toán viên mới vào nghề, định khoản, hạch toán kế toán còn là quy trình mới và dễ gây nhầm lẫn. Trong bài viết này, Gitiho hướng dẫn bạn các nguyên tắc và quy trình định khoản kế toán cơ bản, nhanh chóng và hiệu quả nhất. Hãy cùng chúng mình khám phá nhé! 

Kế toán tổng hợp từ A - Z - Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Định khoản kế toán và các tài khoản kế toán nên biết

Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào ghi bên Nợ, tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Định khoản kế toán đúng có ý nghĩa rất quan trọng để tạo được một báo cáo tài chính đúng.

Các tài khoản kế toán cần ghi nhớ

- Tài khoản đầu 1,2,6,8: Mang tính chất tài sản, tăng bên Nợ, giảm bên Có.

- Tài khoản đầu 3,4,5,7: Mang tính chất nguồn vốn, tăng bên Có, giảm bên Nợ.

- Tài khoản đặc biệt:

+ Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định, tăng bên Có, giảm bên Nợ.

+ Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu, tăng bên Nợ, giảm bên Có.

Hướng dẫn cách định khoản kế toán hiệu quả nhất

Nguyên tắc định khoản kế toán

Các nguyên tắc bạn cần năm rõ khi định khoản kế toán

- Một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản kế toán.

- Có ít nhất 1 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi Có.

- Các tài khoản định khoản phải thuộc danh mục tài khoản trong chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng.

- Tổng Nợ = Tổng Có

Cách định khoản kế toán

Khi định khoản kế toán bạn phải tuân thủ các hình thức sau đây:

- Bên Nợ ghi trước

- Bên Có ghi sau

- Xác định ghi Nợ hay Có bằng cách căn cứ vào xu hướng biến động tăng, giảm của tài khoản.

Quy trình định khoản kế toán như sau

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán

Bạn cần xác định nghiệp vụ kinh tế, tài chính ảnh hưởng tới những đối tượng kế toán nào.

Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán tại bước 1.

- Xác định chế độ kế toán đơn vị sử dụng.

- Dùng tài khoản nào cho đối tượng kế toán.

Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản.

- Xác định tài khoản phù hợp, là tài khoản đầu mấy.

- Xu hướng biến động của tài khoản là tăng hay giảm.

Bước 4: Định khoản

- Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có.

- Ghi số tiền tương ứng.

Ví dụ định khoản kế toán

Doanh nghiệp ABC, mua nguyên vật liệu đầu vào (chưa thanh toán) với tổng số tiền là 110.000.000 đồng (đã bao gồm thuế VAT). Định khoản cho khoản kế toán trên.

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán

Tại đây, có 3 khoản kế toán:

- Hàng hóa

- Phải trả người bán

- Thuế GTGT đầu vào

Bước 2: Xác định tài khoản liên quan

- Chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng: thông tư 133/2016/TT-BTC

- Tài khoản kế toán liên quan:

- Tài khoản hàng hóa: 156

- Tài khoản phải trả người bán: 331

- Thuế GTGT đầu vào: 1331

Bước 3: Xu hướng biến động

- Tài khoản 156: Tăng 100.000.000 đồng

- Tài khoản 1331: Tăng 10.000.000 đồng

- Tài khoản 331: Tăng 110.000.000 đồng

Bước 4: Định khoản

Ghi Nợ tài khoản 156: 100.000.000 đồng

Ghi nợ tài khoản 1331: 10.000.000 đồng

Ghi Có tài khoản 331: 110.000.000 đồng

Kết quả: Định khoản của khoản kế toán sau:

Nợ TK 1561: 100.000.000 đồng

Nợ TK 1331: 10.000.000 đồng

Có TK 331: 110.000.000 đồng

Kết luận

Trong bài viết trên, Gitiho đã giới thiệu đến bạn các nguyên tắc định khoản và quy trình hạch toán tài khoản kế toán đơn giản, dễ hiểu và hiệu quả nhất. Hy vọng bạn áp dụng thành công cho công việc của mình và đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết hữu ích về nghiệp vụ chuyên ngành kế toán cũng như tin học văn phòng nhé!