Hướng dẫn giới hạn dữ liệu nhập trong Excel bằng Data Validation

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương thức kiểm soát loại dữ liệu nhập vào Excel thì Data Validation chính là tính năng bạn cần. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng Gitiho tìm hiểu về tính năng hữu hiệu này và cách nó sẽ giúp bạn giới hạn loại dữ liệu được phép nhập trong Excel 

Giới thiệu về công cụ Data Validation

Công cụ Data Validation là gì?

Có lẽ trước đây bạn đã bắt gặp một bảng tính Excel nào đó mà khi nhấn vào một ô bất kì trong phạm vi ô nhất định, bạn thấy một danh sách hiện ra chứa các nội dung có sẵn. Bạn chỉ cần nhấn vào một trong các nội dung đó là Excel sẽ tự động điền vào ô tính. Mặt khác, khi bạn thử nhập một giá trị không nằm trong danh sách thì Excel hiện ra thông báo lỗi, bắt buộc bạn phải nhập lại dữ liệu hoặc chọn một giá trị tồn tại trong danh sách gắn kèm với ô tính. Nếu bạn chưa biết làm thế nào để có danh sách như dưới đây thì xin giới thiệu với bạn tính năng Data Validation trong Excel.

Như tên gọi của nó, Data Validation là tính năng kiểm duyệt dữ liệu đầu vào trong Excel bằng cách tạo một danh sách các giá trị nhất định cho phép người dùng nhập vào phạm vi ô tính. Sau khi áp dụng tính năng này, Excel sẽ chỉ chấp nhận nhập các giá trị đã được kiểm duyệt cho nội dung ô tính. Điều này nghĩa rằng tất cả các giá trị khác ngoài danh sách đều sẽ bị từ chối. Đó là lí do vì sao bạn thử nhập dữ liệu và nhận được thông báo lỗi như hình dưới đây.

Có thể bạn chưa biết: Tính năng Data Validation còn cho phép bạn thiết lập một hộp thoại thông báo với nội dung tự đặt cho trường hợp nhập liệu không khớp với danh sách giá trị đã đặt. Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết cách làm thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Xem thêm: Cách thay đổi thông báo của Data Validation trong Excel cơ bản

Công cụ Data Validation được sử dụng khi nào?

Tính năng Data Validation cho phép bạn dễ dàng giới hạn dữ liệu nhập trong Excel. Chính nhờ tiện ích từ tính năng này đem lại mà người dùng có thể kiểm soát dữ liệu đầu vào chính xác trong các bản báo cáo, hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình kết hợp dữ liệu để thao tác với các hàm Excel.

Đặc biệt hơn, tính năng Data Validation phát huy hiệu quả tối ưu khi bạn đang làm việc trên một file Excel dùng chung. Bởi file lúc này được chỉnh sửa bởi không chỉ một mình bạn mà còn nhiều người khác, các loại dữ liệu khác nhau ít nhiều sẽ gây ra các khó khăn và sai sót trong các thao tác tổng hợp, phân tích dữ liệu sau này. Chính vì vậy, tính năng kiểm duyệt và giới hạn nhập liệu chính là công cụ cần thiết giúp bạn quản lý độ chính xác và đồng bộ của dữ liệu đưa vào các hàm Excel. Bằng cách này, các hàm mới trả về kết quả chính xác, từ đó, dữ liệu trở nên có ý nghĩa.

Nếu bạn còn chưa rõ về các hàm Excel cần sử dụng trong bản báo cáo của mình, hãy đọc ngay bài dưới đây để tìm hiểu kiến thức cần biết nhé.

Xem thêm: Giới thiệu các hàm trong Excel và các ví dụ minh họa dễ hiểu

Hướng dẫn sử dụng công cụ Data Validation trong Excel

Vậy là bạn đã hiểu công dụng của tính năng Data Validation rồi. Giờ thì làm thế nào để áp dụng kiểm duyệt cho trang tính của mình? Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các bước thực hiện giới hạn dữ liệu nhập trong Excel bằng công cụ Data Validation nhé.

Sử dụng Data Validation cho dữ liệu dạng số

Bước đầu tiên, bạn hãy chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn áp dụng kiểm duyệt, sau đó vào tab Data > nhóm Data Tools > Data Validation.

Hộp thoại Data Validation hiện lên, bạn vào tab Setting.

Tại đây, bạn sẽ nhìn thấy 3 mục cần điền thông tin. Hãy cùng tìm hiểu cách điền cho từng mục nhé.

1. Với mục Allow: Bạn chọn định dạng dữ liệu cho phạm vi ô tính. Vì chúng ta cần giới hạn dữ liệu nhập trong Excel là dữ liệu số nên chúng ta sẽ chọn Whole Number trong danh sách.
2. Với mục Data: Bạn chọn phương thức so sánh dữ liệu. Giả sử chúng ta cần so sánh các giá trị lớn hơn hoặc bằng một giá trị nhất định (giá trị này được xác định tại mục 3), chúng ta sẽ chọn "greater than or equal to".
3. Với mục Maximum/Minimum/Length: Bạn điền giá trị cần thực hiện so sánh với giá trị sẽ nhập trong ô tính Excel. Giả sử bạn muốn giá trị trong ô phải lớn hơn hoặc bằng (giá trị của mục 2) 100, bạn nhập 100 vào mục này.

Sau đó bạn nhấn OK để đóng hộp thoại Data Validation. Bạn đã thực hiện xong thao tác giới hạn dữ liệu nhập trong Excel. Với chế độ kiểm duyệt này, tất cả các giá trị bạn có thể nhập vào phạm vi ô tính được áp dụng là các giá trị số lớn hơn hoặc bằng 100.

Như vậy, bạn đã có thể hoàn toàn yên tâm để thao tác với dữ liệu trên báo cáo của mình. Có thể nói, sử dụng Data Validation là một kỹ năng không thể thiếu trong việc xử lý và phân tích số liệu trong báo cáo trên Excel. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm và các kỹ năng khác, hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây:

Xem thêm: Tìm hiểu kỹ năng phân tích số liệu để lập báo cáo Excel chuyên nghiệp

Sử dụng Data Validation cho dữ liệu dạng văn bản

Tương tự như các bước trên, để thiết lập giới hạn dữ liệu nhập trong Excel dưới dạng văn bản, chúng ta mở hộp thoại Data Validation và cài đặt các mục như sau:

1. Với mục Allow: Vì chúng ta cần giới hạn dữ liệu nhập trong Excel là dữ liệu văn bản nên chúng ta sẽ chọn List để tạo một danh sách các giá trị được phép nhập.
2. Với mục Data: Với giá trị văn bản, chúng ta không nhập thông tin vào mục này.
3. Với mục Source: Bạn điền danh sách các giá trị được phép nhập trong ô tính Excel hoặc chỉ định một nguồn đã thiết lập. Giả sử phạm vi ô A2:A10 trong trang tính Excel chứa danh sách các giá trị được phép nhập, bạn điền $A$2:$A:$10 vào mục này.

Bạn nhấn OK để đóng hộp thoại Data Validation.

Sau khi đã giới hạn dữ liệu nhập trong Excel, bạn sẽ thấy phạm vi ô tính áp dụng sẽ xuất hiện một mũi tên nhỏ bên cạnh. Bạn nhấn vào mũi tên này, một danh sách sẽ xuất hiện với đầy đủ các giá trị văn bản bạn đã thiết lập trong hộp thoại Data Validation.

Đó là cách tính năng Data Validation đã đảm bảo hoàn toàn độ chính xác của dữ liệu nhập vào ô tính. Nếu bạn vẫn cảm thấy mình cần tìm kiếm một phương pháp so sánh và kiểm tra sai lệch dữ liệu trong Excel, hãy tham khảo bài viết dưới đây.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm so sánh trong Excel kiểm tra sai lệch dữ liệu

Tổng kết

Qua bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã cùng tìm hiểu về công cụ Data Validation và cách giới hạn dữ liệu nhập trong Excel hiệu quả nhất. Để học thêm các công cụ Excel hữu ích khác, các bạn hãy truy cập blog Gitiho và tìm đọc các bài viết liên quan đến chủ đề Excel nhé. 

Gitiho chúc các bạn thành công!

Tham khảo các bài viết về chủ đề Excel tại đây:

Hướng dẫn 5 cách tính tổng một cột trong Excel
Hướng dẫn về hàm Hlookup trong excel, cú pháp và cách dùng
Hướng dẫn cách kết hợp hàm IF và hàm AND trong excel
Bộ đề thi, bài tập Excel có đáp án về hàm trong Excel quan trọng
CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)