Hướng dẫn kế toán tiền lương xác định phụ cấp, trợ cấp trên bảng lương

Các kế toán tiền lương chuyên nghiệp sẽ xác định phụ cấp, trợ cấp trên bảng lương của người lao động như thế nào? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay dưới đây nhé.

Trong các doanh nghiệp, ngoài khoản tiền lương cơ bản chi trả cho người lao động thì sẽ có các khoản phụ cấp, trợ cấp tùy theo đặc thù kinh doanh. Những khoản này thường sẽ được tính vào tổng thu nhập của người lao động. Trước hết các bạn hãy tải file mẫu bảng lương được đính kèm bài viết này, sau đó chúng ta sẽ cùng thực hành xác định các khoản phụ cấp, trợ cấp đúng theo quy định của pháp luật nhé.

Lưu ý cho kế toán tiền lương về phụ cấp, trợ cấp

Lưu quy chế phụ cấp, trợ cấp thành văn bản

Khi các bạn xây dựng quy chế liên quan đến các khoản tiền phụ cấp, trợ cấp thì phải lưu thành văn bản. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, tài liệu này chỉ cần lưu tại doanh nghiệp. Đồng thời công bố cho toàn thể người lao động trong công ty. Văn bản này phải được ký xác nhận, có thể theo từng nhóm người lao động hoặc ký đại diện cho tập thể người lao động. Tài liệu này sẽ là cơ sở để bạn xử lý mọi vấn đề liên quan đến chế độ và quyền lợi của người lao động. Đối với công ty lớn thì quy chế này phải được đăng ký với cơ quan quản lý về lao động - thương binh và xã hội. 

Cơ sở xác định phụ cấp, trợ cấp

Tùy vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp mà sẽ có những khoản phụ cấp, trợ cấp khác nhau. Trong bảng lương mẫu mà chúng mình gửi cho các bạn có các khoản phụ cấp thường gặp như:

• Phụ cấp xăng xe
• Phụ cấp điện thoại
• Phụ cấp trang phục
• Phụ cấp đi lại
• Ưu đãi, thưởng sáng kiến
• Phụ cấp ăn trưa

Các khoản phụ cấp này sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận của doanh nghiệp và người lao động. Ngoài ra còn phụ thuộc vào khả năng chi trả dựa theo tình hình tài chính của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Cách tính lương trợ cấp thất nghiệp mới nhất, đơn giản nhất 2021

Quy định về thuế TNCN và BHXH có liên quan đến phụ cấp, trợ cấp

Khoản mục lương đóng BHXH được quy định như sau:

Các khoản mục lương không đóng BHXH được quy định như sau:

Cách tính TNCN cho người lao động được quy định như sau:

Xem thêm: Cách đóng bảo hiểm cho cá nhân làm tại nhiều công ty

Hướng dẫn kế toán tiền lương xây dựng phụ cấp, trợ cấp trong doanh nghiệp

Để tiết kiệm chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp và giảm bớt những khoản thuế TNCN cho người lao động thì chúng ta nên xây dựng phụ cấp tách riêng từng khoản. Đây là cách chung mà các doanh nghiệp đang sử dụng. Khi làm kế toán tiền lương thì các bạn cần bóc tách từng khoản ra một cách rõ ràng. Ở đây chúng mình chỉ hướng dẫn cụ thể vào một số loại phụ cấp nhưng trong thực tế thì các bạn nên phân định chi tiết ra nhé.

Ví dụ 1: Chúng mình phụ cấp tiền điện thoại cho bộ phận văn phòng là 500.000 VNĐ/người/tháng. Phòng kinh doanh do phải liên hệ với khách hàng nhiều nên mức phụ cấp là 1.000.000 VNĐ/người/tháng. Mức phụ cấp có thể khác nhau tùy theo tính chất công việc của từng bộ phận các bạn nhé:

Ví dụ 2: Tiền phụ cấp ăn trưa dành cho người lao động 1 tháng là 720.000 VNĐ/người/tháng. Khoản phụ cấp này trong thực tế thường thì các doanh nghiệp chỉ tính theo số ngày đi làm trong tháng.  Ở đây chúng mình quy ước là tất cả nhân sự trong công ty đều đi làm đầy đủ. Nhưng nếu khi lên phụ cấp cho công ty của bạn thì người lao động nghỉ ngày nào sẽ không được hưởng phụ cấp ăn trưa của ngày đó. Điều này cũng phụ thuộc vào quy chế của công ty nữa nên bạn có thể hỏi ý kiến của cấp quản lý để biết rõ hơn về cách tính khoản phụ cấp này.

Đây chỉ là 2 ví dụ về khoản phụ cấp trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn làm việc có những khoản phụ cấp khác thì bạn cũng điền theo quy chế của công ty. Sau khi điền đầy đủ các khoản phụ cấp cho tất cả các nhân sự thì các bạn có thể dùng hàm SUM trong Excel để cộng tổng phụ cấp và điền chung vào cột tổng phụ cấp trong bảng lương. 

Xem thêm: Chia sẻ bảng chấm công 2021 trên Excel dành cho kế toán tiền lương

Kết luận

Qua bài viết trên, hi vọng các bạn đã hiểu được các tính phụ cấp, trợ cấp cho người lao động chuẩn nhất. Hãy ứng dụng kiến thức này khi bạn thực hiện công việc của một kế toán tiền lương nhé. Nếu các bạn muốn được học tất tần tật kiến thức về nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp thì hãy tham gia khóa học dưới đây:

Kế toán tổng hợp từ A - Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp sau 14 giờ

Khóa học sẽ giúp các bạn được tiếp xúc với các loại hóa đơn, chứng từ thực tế trong doanh nghiệp. Bạn sẽ được học về các nghiệp vụ như hạch toán hóa đơn, xây dựng sổ cái, xây dựng sổ chi tiết, xây dựng bảng lương, bảng tổng hợp công nợ, lập báo cáo tài chính, lập tờ khai thuế, nộp các loại thuế cho doanh nghiệp,... Bạn sẽ vừa học lý thuyết, vừa học thực hành trên Excel và phần mềm Misa. Trong khóa học có tặng kèm những mẫu file Excel để dùng trong công việc hàng ngày của kế toán rất hữu dụng. Giảng viên cũng luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi gặp những vấn đề chưa hiểu rõ. Mọi thắc mắc sẽ được giải đáp trong vòng 24h nhé. Chúc các bạn học tập hiệu quả.